Mi kell még nagyon a számviteli szabályzatokon kívül?
Olvasási idő: 4 perc
Minden vállalkozás működésének szerves eleme a szabályzatok megléte, alkalmazása, állandó megújításuk, újabb és újabb szabályzatok készítése. A kétségtelenül „királykategóriát” jelentő számviteli szabályzatok mellett további fontos alapdokumentumokat is mindenképpen el kel készítenie a jogkövetést megcélzó cégeknek.
A vállalkozások sem működhetnek szabályok, szabályzatok nélkül. Ezek egy részének elkészítését kötelezően írja elő jogszabály, míg másokat a tevékenység zökkenőmentes folytatása, a célszerűség indokol. A sorban kétségtelenül elöl álló, számvitelt érintő szabályzatok mellett, más szabályzatokra is szüksége van/lehet a társaságnak. A tevékenységét behatároló jogi keretek is befolyásolják, hogy adott esetben, milyen dokumentumokat kell még összeállítaniuk.
Például, a cégek magánszemélyek személyes adatait is kezelik: ez már azzal megtörténik, hogy a munkavállaló bérszámfejtéshez szükséges (mondjuk, jogosult-e családi kedvezményre, hány gyermeke van és azok mennyi idősek, van-e olyan egészségkárosodása, amely alapján a személyi jövedelemadózásban kedvezmény illeti meg, stb.) adatait nyilvántartják.
Nyilvántartják a vállalkozások az ügyfeleik adatait is, azzal is, ha hírleveleket küldenek, de weboldal, webáruház működtetésével összefüggésben is, esetleg kamerákat használnak: a GDPR alapján elkészített adatvédelmi és adatkezelési szabályzatra is szüksége lehet a cégnek. Ez a szabályzat tartalmazza az adatvédelem és az adatkezelés követelményeit, a szükséges tájékoztatási mintákat a magánszemélyek felé és a magánszemélyek adatkezeléshez hozzájáruló nyilatkozatainak mintáját.
Munkavédelmi szabályzat
A munkáltató köteles a munkavállalók részére biztonságos és az egészségüket nem veszélyeztető munkakörülményeket biztosítani. Az ehhez szükséges előírásokat a vállalkozás munkavédelmi és tűzvédelmi szabályzata tartalmazza, amely meghatározza a munkavégzésre vonatkozó magatartási szabályokat, a munkavédelmi eljárásokat és a munkabalesetek, tűzesetek esetén az esetleges teendőket.
Cafetéria szabályzat
Ha a munkáltató béren kívüli juttatást is ad a munkavállalóinak, akkor az erre vonatkozó szabályzatra is szükség van. A béren kívüli juttatási (cafeteria) szabályzatban határozza meg a munkaadó, hogy ki jogosult a béren kívüli juttatásra, milyen típusú juttatások közül és milyen keretösszeg figyelembevételével választhat a munkavállaló. A szabályzat intézkedik arról is, hogy milyen nyomtatvány, számla kell ahhoz, hogy a juttatás a magánszemély igénybe vehesse.
Kiküldetési szabályzat
Az ideiglenes külföldi és belföldi kiküldetések szabályzata a munkavégzéshez kapcsolódó utazások engedélyeztetésének folyamatáról, az út során felmerülő, elszámolható költségekről és a napidíjakról rendelkezik.
Ha a társaság a cégautó használatát biztosítja a munkavállalójának, akkor a vállalkozás cégautó szabályzata tartalmazza a jármű magán- és üzleti célú használatának feltételeit, az elszámolható költségeket és az esetlegesen fizetendő térítési díjakat.
A fenti felsorolás természetesen nem lehet teljes körű, az adott vállalkozás tevékenységéhez kapcsolódóan további ajánlott, vagy jogszabályban meghatározott kötelező szabályzatok is előfordulhatnak (etikai szabályzat, minőségirányítási rendszerekhez kapcsolódó szabályzatok, mint ISO, HACCP): ajánlatos, hogy e kérdésben a társaság tulajdonosai tájékozódjanak a cégük tevékenységeinek tervezésekor, megkezdését megelőzően.
