Kiküldetési rendelvény

A magánszemély saját személygépjárművének hivatali célú használatáért a kifizetőtől kiküldetési rendelvény, vagy útnyilvántartás alapján kaphat költségtérítést. Az Szja tv. előírja a kiküldetési rendelvény tartalmi követelményeit: a Szja tv 3. § 83. pontja, valamint a 3. számú melléklet 6. pontja, és az 5. számú melléklet II. 7. pontja tartalmazza.

A papír alapú kiküldetési rendelvény a kifizető által két példányban kiállított bizonylat, amely kötelezően tartalmazza:

• a magánszemély nevét, adóazonosító jelét,
• a gépjármű gyártmányának, típusának megnevezését, forgalmi rendszámát,
• a hivatali, üzleti utazás célját, időtartamát, útvonalát,
• a futásteljesítményt,
• az utazás költségtérítését, a költségtérítés kiszámításához szükséges adatokat (üzemanyag-fogyasztási norma, üzemanyagár stb.).

Kiküldetési rendelvénynek minősül az említett adatokat tartalmazó, a digitális archiválás szabályairól szóló jogszabály rendelkezéseit is figyelembe véve zárt rendszerben kezelt és tárolt, elektronikus úton előállított bizonylat is.

Igazolás nélkül, költségként elszámolható kifizető által a magánszemélynek a saját személygépkocsi, illetve a közeli hozzátartozó tulajdonát képező személygépkocsit használata miatt fizetett költségtérítés összegéből a kiküldetési rendelvényben feltüntetett km-távolság szerint az előzőek szerint megállapított üzemanyag-fogyasztási norma és legfeljebb az állami adó- és vámhatóság által közzétett üzemanyagár, valamint a kilométerenkénti 15 forintos általános személygépkocsi-normaköltség (Szja tv. 3. számú melléklet II. 6./a) pont)

A kiküldetési rendelvényre vonatkozó főbb jogszabályi előírások:

Szja. 1995. évi CXVII. törvény:

3. §
Költségtérítés: az a bevétel (kivéve, ha a jövedelem kiszámításánál nem kell figyelembe venni), amelyet e törvény által költségnek elismert kiadás megtérítésére kizárólag az adott bevételszerző tevékenység folytatása érdekében vagy hivatali, üzleti utazással (ideértve a kiküldetést, a külföldi kiküldetést, a külszolgálatot) összefüggésben kap a magánszemély. Nem tartozik ezen kiadások körébe a magánszemély személyes vagy családi szükségletét részben vagy egészben közvetlenül kielégítő dolog, szolgáltatás megszerzését szolgáló kiadás, kivéve, ha e törvény olyan költségtérítést állapít meg, vagy olyan, jogszabályban meghatározott költségtérítést ismer el, amellyel szemben a kiadást nem kell igazolni.
83.
Kiküldetési rendelvény: a kifizető által két példányban kiállított bizonylat, amely tartalmazza a magánszemély nevét, adóazonosító jelét, a gépjármű gyártmányának, típusának megnevezését, forgalmi rendszámát, a hivatali, üzleti utazás(ok) célját, időtartamát, útvonalát, a futásteljesítményt, az utazás költségtérítését, valamint ezen költségtérítés kiszámításához szükséges adatokat (üzemanyag-fogyasztási norma, üzemanyagár stb.), azzal, hogy kiküldetési rendelvénynek minősül az említett adatokat tartalmazó, a digitális archiválás szabályairól szóló jogszabály rendelkezéseit is figyelembe véve zárt rendszerben kezelt és tárolt, elektronikus úton előállított bizonylat is. A papír alapon kiállított kiküldetési rendelvény eredeti példányát a kifizető, másolatát a magánszemély a bizonylatmegőrzésre vonatkozó rendelkezések betartásával megőrzi.

3. számú melléklet

6. A költségelszámolás bármelyik módjának alkalmazásánál szükséges járművenként - az 5. számú melléklet II. 7. pontjában meghatározott - külön útnyilvántartás vezetése, továbbá abban járművenként az üzemi célú futás kezdő és záró kilométeróra állásának a feljegyzése. Költség kizárólag az e pont szerint igazolt üzemi célú futásteljesítmény után számolható el, kivéve azt a futásteljesítményt, amelyre nézve a magánszemély munkáltatója kiküldetési rendelvény alapján hivatali, üzleti utazás címén bevételnek nem számító költségtérítést fizetett.

5. számú melléklet II. 7. pontja

7. Gépjármű-használati nyilvántartás (útnyilvántartás) A magánszemély a jövedelemszerző tevékenységéhez használt gépjármű költségelszámolásához útnyilvántartás vezetésére kötelezett. Erre a célra a menetlevél vezetése is megfelel, ha tartalmazza a továbbiakban részletezett adatokat. Minden gépjármű esetében külön útnyilvántartást kell vezetni.

Az útnyilvántartásban fel kell tüntetni a gépjármű típusát, forgalmi rendszámát, továbbá a fogyasztási normát. Az útnyilvántartásban fel kell tüntetni az év első és utolsó napján a kilométeróra állását, továbbá, ha a költségelszámoláshoz ez szükséges, akkor ezt az adatot havonta kell bejegyezni. Az útnyilvántartásnak tartalmaznia kell - az utazás időpontját, - az utazás célját (honnan-hova történt az utazás), - a felkeresett üzleti partner(ek) megnevezését, - a közforgalmú útvonalon megtett kilométerek számát. Az útnyilvántartás tartalmazhatja az előzőekkel kapcsolatos üzemanyag-vásárlás időpontját és költségeit is. Ha az útnyilvántartásra kötelezett magánszemélynek jogszabály alapján titoktartási kötelezettséggel járó tevékenysége (pl. orvosi tevékenység) során az útnyilvántartásban olyan magánszemély adatait kell feltüntetnie, akire nézve a titoktartásra kötelezett, az ilyen felkeresett személy(ek)hez megtett utakról köteles külön útnyilvántartást vezetni. Ezen külön útnyilvántartás tekintetében a vezetésére kötelezettnek gondoskodnia kell arról, hogy annak tartalmát az állami adó- és vámhatóság ellenőrzést végző tisztviselője kivételével harmadik személy ne ismerhesse meg. Az állami adó- és vámhatóság az ilyen útnyilvántartásban foglalt adatok rögzítésére csak akkor jogosult, ha az adóhatósági eljárás során tett megállapításban az adatrögzítés jogszabálysértés bizonyításának alátámasztására szolgál.

6. Saját tulajdonú személygépkocsi esetében az üzemanyagköltségen kívül az 5. pontban foglaltak helyett és minden más költség (pl. fenntartás, javítás, felújítás) címén 15 Ft/km (általános személygépkocsi-normaköltség) elszámolása választható.
további előírásokat tartalmaz a 437/2015. (XII. 28.) Korm. rendelet a belföldi hivatalos kiküldetést teljesítő munkavállaló költségtérítéséről,
A Gjt. szerint a cégautóadó vonatkozik arra a személygépkocsira, amely nem magánszemély tulajdonában áll, belföldi hatósági nyilvántartásba vett, magyar rendszámú személygépkocsi, valamint a magánszemély tulajdonában áll, vagy hatósági nyilvántartásban nem szereplő személygépkocsi, amely után az Sztv. 7 szerinti költséget, ráfordítást, vagy az Szja tv. szerint tételes költségelszámolási módszerrel költséget, értékcsökkenési leírást (a továbbiakban együtt: költséget) számoltak el.

A személygépkocsi utáni költségnek, ráfordításnak minősül a személygépkocsi üzemeltetésével közvetlenül összefüggő, kizárólag a személygépkocsi tulajdonlása, használata esetén felmerülő költség.
Különösen idetartozik a személygépkocsi üzemanyag-, kenőanyag költsége, az adóéven belül elhasználódó tartalékalkatrészek költsége, a javítás, a karbantartás díja, a személygépkocsi bérleti-, illetve lízingdíja, az értékcsökkenési leírás, a kötelező felelősségbiztosítás, baleseti adó, a casco díja, a gépjárműadó.

Tételes költségelszámolás, ha a magánszemély útnyilvántartás alapján a személygépkocsi után a hivatali, üzleti célból megtett utak arányában tételesen számolja el a költségeket.

Nem minősül tételes költségelszámolásnak, amikor az egyéni vállalkozó vagy az őstermelő igazolás nélkül havi 500 kilométer utat számol el átalányban. A költségek tételes elszámolására egyebekben az Szja törvény járművek költségeire vonatkozó szabályai irányadóak. (Szja tv. 3. számú melléklet IV. fejezet; 11. számú melléklet III. fejezet)
Nem keletkezik cégautóadó-fizetési kötelezettség akkor sem, ha a magánszemély tulajdonában álló személygépkocsinál, a kiküldetési rendelvény alapján hivatali, üzleti utazás költségtérítése címén a teljesített kilométer-távolság (futásteljesítmény) figyelembevételével az utazásra kifizetett összeg nem haladja meg a jogszabályban meghatározott, igazolás nélkül elszámolható mértéket.