Home office tapasztalatok: a jövő elkezdődött?
Olvasási idő:
Egy közelmúltban megtartott minisztériumi sajtótájékoztató nyomán ismételten napirendre került a járványhelyzet alatt számtalanszor érintett távmunka és home office kérdésköre. A tapasztalatok eddig is azt mutatták, hogy a szellemi foglalkozásúak legalább egyharmada a járvány elmúltával is home office-ban maradt, ősztől pedig a Kormány is erőteljesen támogatni kívánja a nem hagyományos foglalkoztatási formák terjedését. Ennek látványos jele lenne, hogy a tételes elszámolás helyett a munkáltató járuljon hozzá a munkavállaló rezsiköltségeihez.
2020. márciusában a magyarországi vállalatoknak egyik pillanatról a másikra kellett átállniuk egy teljesen új, sokak számára még nem tapasztalt működési formára, a távoli munkavégzésre vagy home office-ra.
Az említett foglalkoztatási forma a járványhelyzet elmúltával sem kívánják kivezetni, sőt a Kormány tervei között szerepel a távmunkában végezhető tevékenységek bővítése, a munkáltató és a munkavállaló közötti megállapodás új alapokra helyezése. A munkavégzés helye a munkavédelmi előírások betartásával szabadon választhatóvá válna. A módosítás lehetőséget adna arra, hogy a tételes elszámolás helyett a munkáltató kvázi átalányként a mindenkori minimálbér összegének 10 százalékáig járuljon hozzá a rezsiköltségekhez. A szükséges eszközök beszerzését is támogathatja a cég, akár kedvezményes adózási feltételek mellett. A kormány célja, hogy minél korszerűbb szabályozással segítse elő a nem hagyományos foglalkoztatási formák terjedését, ami a munkáltatók és munkavállalók érdeke is – mutatott rá Bodó Sándor, az Innovációs és Technológiai Minisztérium (ITM) foglalkoztatáspolitikáért felelős államtitkára.
Egy kis ismétlés: home office, távoli munka, távmunka
A home office lényege, hogy a munkavállaló a feladatát fizikai munkahelyétől távol végzi el, és amikor szükséges, munkatársaival, üzleti partnereivel tartja a kapcsolatot telefonon, sms-ben, e-mail útján, videóbeszélgetések alkalmával (Skype, Messenger, Viber, WhatsApp, Zoom és egyéb ingyenes programok igénybevétele mellett). Számos kutatás eredményét tanulmányozhatjuk a témában, hogyan élték meg a munkavállalók az új szituációt, illetve mit tartogat ezen a téren a jövő.
Ha a távoli munkavégzés vagy home office pontos fogalmát szeretnénk körbejárni, akkor tisztázni kell, hogy a távmunka nem munkakör, hanem egy munkaszervezési forma, amelynek keretében a munkavállaló a már meglévő tevékenységét a vállalat tényleges telephelyétől, épületétől, irodáitól távol végzi. Ez lehet akár alkalomszerű, hetente egy-két napot érintő, vagy tartós jellegű (akár a hét, a hónap, az év szinte valamennyi napjára vonatkozó) is.
A távoli munkavégzés a munka törvénykönyvében eddig is egy szabályozott forma volt, míg a home office fogalma nem található meg a sorok között. Az otthoni munkavégzés azonban létező és egyre népszerűbb munkavégzési forma, amelyhez a gazdasági szereplők is igyekeznek felzárkózni. Munkajogi szempontból a két fogalom között az a különbség, hogy távmunkáról előre rendelkeznie kell a feleknek a szerződésben, a home office tevékenység pedig csak bizonyos ideig tart. Tehát a gyakorlati oldala a home office-nak az, hogy a korlátozások megszüntetésével a munkaviszony visszaáll a szerződés szerinti formára. Érdekessége még az otthoni munkavégzésnek, hogy nem feltétlenül csak a munkáltató rendelheti el, a munkavállaló is kérelmezheti, hogy otthonról dolgozhasson.
Új munkaszervezési módok – megújuló munkatársi kapcsolatok
A távolságtartási szabályok betartásának támogatására számos vállalat a hibrid módot alkalmazza napjainkban is, esetükben az irodába való visszatérés csak részben valósult meg, a munkavégzés bizonyos napokon irodai környezetben, egyes napokon pedig home office formájában, felváltva működik. A munkatársak csoportokban, felváltva dolgoznak otthonról és az irodából, így előfordulhat, hogy bizonyos kollégákkal csak online egyeztetnek további hosszú hónapokon át. Ez a félig online térben, félig személyesen fenntartott kapcsolat új munkaszervezést, a korábbiaktól gyökeresen eltérő működésmódok kialakítását igényli a vállalatoktól.
Mellesleg, felmerül a kérdés, hogy milyen hatással lesz mindez a munkatársi kapcsolatokra, hogyan alakul ezáltal a dolgozói elégedettség? A közösségi élet fenntartásának kérdése komoly feladat elé állítja a vezetőket és a HR területet, mert új megoldásokat kell kifejleszteniük arra, hogy az egymással ritkán találkozó kollégák is egy csapathoz tartozónak érezzék magukat, ennek érdekében egy-egy vezetőnek többet kell adnia, jobban kell látszania a munkatársak előtt.
A home office generálta digitális tér egyik sajátossága, hogy a munkahelyen a véletlen nem létezik: a munkavállalóknak nincs esélyük rövid időre „összefutni” a konyhában vagy néhány spontán szót váltani a folyosón. Az informális kapcsolódások folyamatosan szűkülnek, majd eltűnnek, minden telefonhívás, videós megbeszélés mögött szándék húzódik; talán úgy is fogalmazhatunk, hogy az informális helyét teljes egészében átveszi a formális. Kommunikációs szakértők véleménye alapján, a munkahelyi kapcsolatainkért ezentúl tennünk kell. A változás komoly hatást gyakorol a munkahelyi kapcsolatokra: a szoros szorosabb lesz, a laza pedig vélhetően lazább.
Érdekes és egyben árulkodó lehet az is, ahogyan a munkatársak elmesélik majd egymásnak a megéléseiket, vagy az, hogy a szervezeten belül mit gondol az egyén a helyzetről. A visszatérést követően a vezetők elsődleges feladata lesz annak feltárása és megértése, hogy a történtek nyomán milyen érzelmi változások zajlottak le a munkavállalókban, meddig is vitte el őket ez a tapasztalás? A feltárás után talán új vezetői stratégia kialakítására is szükség lehet. Az igazán jó vezetők ennek megalapozását már most, az átmeneti időszakban is elkezdhetik.
A munkaerő-felvétel kérdése home office munkaszervezési formában
A járványhelyzet közepette kialakult munkaerőpiaci bizonytalanság a toborzási folyamatokra is hatással volt, szakemberek tapasztalatai alapján elmondható, hogy megakasztotta a felvételi folyamatokat. Az említett felmérés válaszadóinak 41 százaléka elmondása szerint munkáltatóik már az első pár hétben teljesen leállították a munkaerő-keresési folyamatokat, 29 százalék ezt csupán részben tette meg, vagyis aktívan hirdetett álláshelyeket, de csökkentette a pozíciók számát.
Néhány vállalatnál nem a gazdasági helyzet miatt álltak le a toborzások, hanem azért, mert a személyes jelenléten alapuló kiválasztásnak és felvételnek nincs online alternatívája. Például a fizikai munkaerő szűrésénél és felvételénél nem tudják a folyamatokat digitalizálni, emellett nehézséget okozhat a munkaügyi dokumentumok, belépő dokumentumok kezelése, aláírása is. Előfordult olyan eset is, ahol a beléptetéshez szükséges foglalkozás-egészségügyi vizsgálatok ellehetetlenülése miatt álltak le a keresésekkel, máshol pedig azért, mert a szakmai betanítást nem tudták megoldani digitálisan.
A távmunka előnyei és hátrányai – kutatások eredményei dióhéjban
Már a koronavírus-járvány kitörését megelőzően is számos kutatás irányult a távmunka előnyeire és hátrányaira. Több kutatás alátámasztotta, hogy a távmunka jó hatást gyakorol a munka és a magánélet egyensúlyára, növeli az önállóságot a munkavégzés terén, rugalmasságot biztosít, csökkenti a munkába járásra fordított időt, csökkenti a környezetvédelmi költségeket és a környezeti terhelést is.
A home office jövője
Szakemberek szerint Magyarországon a távmunka válasz lesz/lehet azokra az intézkedésekre, amelyek költségcsökkentő okból is szükségszerűen eljönnek a vállalatok életében. Ha valaki létszámot szeretne tartani, de mindenképp szükséges a költséget csökkenti, akkor a home office erre is alternatíva lehet. Sokak számára segít majd befogadni azt, ami eddig csak jövőbeli elképzelés volt és távoli, nyugati megoldásnak tűnt. Most a kényszerűségből kipróbált, de pozitív élményekben gazdag megoldás teret engedhet olyan szervezeteken belül is, ahol eddig szkeptikusak voltak a vezetők.
Ne feledjük, a home office feltételeit csak egyszer kell megteremteni: a megfelelő szoftverek, felületek, megbízható hálózati kapcsolat kialakítása; a technológiai és egyéb igények felmérése; folyamatleírások, riportolási rendszer „kitalálása”, a megfelelő kapcsolattartás formáinak feltérképezése; az emberi tényezők szem előtt tartása; az együttműködési rendszerek élesítése egyszeri nagy feladat a vállalatok számára. Ha a felsorolt tényezők már a járvány idején is működőképesek voltak egy vállalkozásnál, a munkatársi oldalon felmerülő igény esetén nehéz lesz később elmagyarázni a munkavállalóknak, hogy miért nem kérhetnek home office-t. Az elején komolyabb beruházásokkal is járhat a távoli munkavégzés feltételeinek kialakítása egyes vállalatoknál, de később komoly versenyelőnyt eredményezhet, nem beszélve a toborzás könnyebbségéről, ami akár lokációban is adhat bővülést, nyitottságot.
Meg kell említeni a bizalom fogalmát is: akik eddig nem bíztak kollégáikban, de megtapasztalják a pozitív eredményeket, erősebb bizalmi kapcsolatot alakíthatnak ki a jövőben munkatársaikkal, beosztottaikkal. A bizalom mellett kellő nyitottságot vár el a helyzet, nemcsak új eszközökre és technológiára, hanem új gondolkodásmódra is szüksége lesz a vezetésnek. Ez a kényszerű változás mindamellett, hogy optimalizálásra késztet; kreativitásra, bizalomra, innovációra is sarkall, mert amelyik vállalat erre képes lesz, az mind toborzásban, mind munkaerő-megtartásban ki fog tudni emelkedni a többi közül.
(Slabéczi Ivett)
