Hogyan vezessük szabályosan a munkaidő nyilvántartást?

Ahogyan arra szakértőnk is rámutatott: azért van jelentősége a munkaidő-nyilvántartás szabályai folyamatos és ismételt áttekintésének, mert a feladat változatlanul és visszatérő jelleggel problémákat vet fel az érintettek számára. Emellett a folyamatosan változó technikai és jogszabályi környezet is újabb és újabb kihívásokat támaszt, elég csak a közelmúltban született jogegységi határozatra (1/2022. JEH határozat), a MÁV-Start ügyben hozott EU-s bírósági ítéletre vagy a beléptető rendszerrel összefüggő új felvetésekre gondolnunk. A munkaidő-nyilvántartás fontosságát szerteágazó jellege is indokolja, mivel szakszerű követése érinti a munkáltatói munkaszervezés, a munkavállalói igények és a hatósági ellenőrzés kérdésköreit is.

A munkaidő-nyilvántartás – általános megközelítésben – a munkáltató működési körében kiállított egyszerű magánokirata, vezetése törvényi kötelezettség, de a pontos tartalmi és formai követelményeit a jogszabály nem határozza meg.

Elmondható, hogy a munkáltatók eltérően ítélik meg a munkaidő-nyilvántartás jelentőségét, fontosságát és szigorúságát.

Az általánosan elfogadott gyakorlat szerinti követelmény – mutatott rá Dudás Katalin –, hogy az érkezés és távozás időpontja, valamint a ledolgozott munkaidő pontosan, egyértelműen legyen feltüntetve, ugyanis ezek az adatok képezik a bérszámfejtés alapját. Az is egyértelmű, hogy a törvényi kötelezettségből kifolyólag a nyilvántartás a munkáltató ellenőrzésének célpontja lehet, emellett munkaügyi vita alapjául is szolgálhat, valamint – tekintetbe véve, hogy adatokat tart nyilván – komoly adatvédelmi kérdéseket is felvethet.

Mit mond a jogszabály a munkaidő-nyilvántartásról?

A munkaidő-nyilvántartás a munkáltató által havi rendszerességgel összeállított, az illetményszámfejtés alapjául szolgáló munkáltatói dokumentum, amely egyszerre tartalmaz terv és tény adatokat. Ahogyan az a vonatkozó jogszabályhelyből (Mt. 134. §) tudható, célja alapvetően a munkaidő beosztására és pihenőidő kiadására vonatkozó szabályok betartásának ellenőrzése.
Számunkra még fontosabb – magyarázta előadónk –, hogy a munkaidő-nyilvántartás szolgálhat a munkáltató ellenőrzési jogának, kötelezettségének egyik lehetséges eszközeként is (a munkaidő tartamának a teljesülését, a feladatok elvégzését teszi nyomon követhetővé), valamint a munkaidő-beosztás és annak nyilvántartása miatt a munkabér kifizetését megalapozó dokumentumként.

Lényeges – hangsúlyozta Dudás Katalin –, hogy a munkaidő-beosztás és a munkaidő-nyilvántartás a munkáltató feladata, mely a munkavállalóra olyan csak járulékos feladatokat telepít, mint a tudomásulvétel, munkavégzés dokumentálása, azonban ezek elvégzéséről a munkáltatónak kell rendelkeznie.
A munkaidő-nyilvántartási kötelezettség érvényesül kötetlen munkarend esetén is, tekintetbe véve, hogy nincs olyan hatályos rendelkezés, amely kimondaná, hogy a munkáltató mentesül a kötetlen munkaidő-rész nyilvántartásának kötelezettsége alól. A kötetlenség csak a beosztásra vonatkozik, nem arra, hogy ezt az időt ne kellene nyilvántartani.

A munkaidő-nyilvántartás formai követelményei

A munkaidő-nyilvántartás tartalmát többféle dokumentum együttesen adja ki. Ilyen dokumentumok a jelenléti ív, a rendkívüli munkavégzés nyilvántartása, szabadságnyilvántartás. Nincs formakényszer lényegében ebbe a körbe tartozik minden olyan feljegyzés, dokumentum, amely a munkaidőbeosztással vagy nyilvántartással kapcsolatos lehet.

Ahogyan azt szakértőnk is javasolta: a munkaidő-nyilvántartás rendjére érdemes a Munka Törvénykönyve 17. §-a alapján egy külön szabályzatot is készíteni.

Nem meglepő, hogy a nyilvántartás technikai keretei az elmúlt években jelentősen kibővültek. A papír alapú nyilvántartás mellett megjelent az elektronikus nyilvántartás, a bérszámfejtő-programmal összekötött, valamint olyan összetett nyilvántartó rendszerek, amelyek tartalmazzák a beléptetés, munkaidő, bérgazdálkodás, biztonságtechnika elemeit is.

A nyilvántartási technikáktól függetlenül minden esetben alapkövetelmény a naprakészség, adatvalódiság, hozzáférhetőség (bizonyos esetben: hozzáférhetetlenség), de talán legfontosabb, a célhoz kötöttség. Erre a közelmúltban kiadott Kúria Jogegységi Panasz Tanácsa 1/2022. JEH határozata is utal. A 1/2022. JEH határozat emellett azt is rögzíti, hogy noha az Mt. kifejezetten nem írja elő a munkaidő-nyilvántartás munkavégzés helyszínén tartásának munkáltatói kötelezettségét, de a munkáltatónak a munkaidő-nyilvántartást objektíven, megbízhatóan, naprakészen és mindezek ellenőrzését lehetővé tévő módon kell vezetnie.

Miért fontos a munkaidő-nyilvántartás?

Szakmai napunkon előadónk természetesen érintette a munkaidő-nyilvántartással összefüggő további kérdésköröket is. Ilyen kérdéskör a foglalkoztatás-felügyeleti ellenőrzés, valamint a hatósági ellenőrzés tapasztalatai. Ugyancsak lényeges, munkaidő-nyilvántartást érintő kérdés az egyéni jogviták területe, mivel az elmaradt munkabér iránti igények alapjául rendszerint a munkaidő-nyilvántartás szolgál.

Szakértőnk az előadás végén számos joggyakorlat szempontjából alapvető, valamint a közelmúltban keletkezett jogesetet és precedenst is ismertetett.
Ennek során választ kaptunk – többek között – arra is, hogy

• A beléptetőrendszer időadatai nyilvántartásnak minősíthetőek-e?
• A számítógépen rögzített belépés és kilépés időpontjainak archiválása jelenléti ívnek minősíthető-e?
• Adatvédelmi szempontból is szabályos-e, ha a munkaidő-nyilvántartás személyes adatokat tartalmaz?
• Volt munkavállaló kérésére ki kell-e adni a jelenléti íveket?

Dudás Katalin másfél órás előadását követően a résztvevőknek ezúttal is volt arra lehetőségük, hogy kérdéseket tegyenek fel szakértőnkhöz a munkaidő-nyilvántartással összefüggésben.