A könyvelés útjelzői: a számviteli szabályzatok

Akár kötelező – mint például a számviteli politika –, akár az „okos döntés” kategóriába tartozik – mint például az üzleti partner áfatörvény által elvárt ellenőrzésének belső szabályzata – az adott szabályzat összeállítása, a társaság megfelelő vezető testületének jóvá kell hagynia és hatályba kell léptetnie. A szabályzat tartalmát, előírásait emellett meg kell ismertetni az érintettekkel (jellemzően azokkal a munkavállalókkal, akikre vonatkozik), az abban előírt szabályokat alkalmazni kell, betartásukat célszerű ellenőrizni, illetve sok esetben ezt valamelyik más külső személy (könyvvizsgáló) vagy állami hatóság is rendszeresen megteszi. A törvényi vagy más, a cég működésében történő változás esetén, az abban érintett részeket módosítani kell a szabályzatban.

Számviteli politika: mindennek az alapja

Valamennyi, a számviteli törvény hatálya alá tartozó vállalkozásnak el kell készítenie a számviteli politikáját, amely a társaság könyvvezetésének, beszámoló-készítésének, könyvviteli elszámolásainak, értékeléseinek az alapja.

A számviteli törvényben rögzített alapelvek, értékelési előírások alapján ki kell alakítani és írásba kell foglalni a társaság adottságainak, körülményeinek leginkább megfelelő számviteli politikát. Erre vonatkozóan határidőt is rögzít a számviteli törvény: az újonnan alakuló gazdálkodó szervezet a számviteli politikáját és a kapcsolódó szabályzatokat a megalakulás időpontjától számított 90 napon belül köteles elkészíteni. Törvénymódosítás esetén a változásokat azok hatálybalépését követő 90 napon belül kell a számviteli politikán keresztülvezetni. Ugyancsak 90 napos határidő vonatkozik azokra a frissítésekre, illetve módosításokra, amelyek a gazdálkodó szervezet tevékenységének megváltozása, értékelési eljárásaiban történt változások miatt válnak szükségessé.

Noha jogilag a számviteli politika elkészítéséért, annak valódiságáért és módosításáért a gazdálkodó szervezet képviseletére jogosult személy felelős, ez nem jelenti azt, hogy ténylegesen neki – az adott esetben számviteli ismeretekkel nem rendelkezőnek – kell azt összeállítania.

 

letölthető leltározási szabályzatok

 

Az ő felelőssége abban áll, hogy intézkedjék a számviteli politika elkészítéséről: megbízza ezzel a cég könyvelőjét, vagy az erre szakosodott külső szolgáltatót. Mivel a számviteli politika a számvitelieken túl, a pénzügyi elszámolásokkal kapcsolatos feladatokat, illetve eljárásokat szabályozza, a könyvelő mellett a cég pénzügyesét is érdemes bevonni a szabályzatkészítés munkájába.

A számviteli politika tartalmazza a társaságra jellemző szabályokat, előírásokat és módszereket, amelyekkel – többek között – a vállalkozás meghatározza, hogy mit tekint a számviteli elszámolás, az értékelés szempontjából lényegesnek, nem lényegesnek, jelentősnek, nem jelentősnek, kivételes nagyságú vagy előfordulású bevételnek, költségnek, ráfordításnak. A számviteli politikában határozza meg a cég, hogy a törvényben biztosított választási, minősítési lehetőségek közül melyeket, milyen feltételek fennállása esetén alkalmazza, illetve, hogy e gyakorlatot milyen körülmények, okok felmerülésekor kell megváltoztatni.

A számviteli törvény előírja, hogy mely szabályzatok alkotják kötelezően a számviteli politika részét:

• eszközök és források értékelési szabályzata;
• eszközök és források leltárkészítési és leltározási szabályzata;
• önköltségszámítás rendjére vonatkozó belső szabályzat;
• pénzkezelési szabályzat;
• bizonylati rendre vonatkozó szabályzat.

Az önköltségszámítás rendjére vonatkozó szabályzat készítésének kötelezettsége alól mentesül az egyszerűsített beszámolót, egyszerűsített éves beszámolót készítő társaság, továbbá az a vállalkozás, ahol az eladott áruk beszerzési értékével és a közvetített szolgáltatások értékével csökkentett nettó árbevétel valamely üzleti évben az 1 milliárd forintot, vagy a költségnemek szerinti költségek együttes összege az 500 millió forintot nem éri el. Ha ezeket az értékhatárokat meghaladja, a következő üzleti évtől a saját előállítású termékeknél és a nyújtott szolgáltatásoknál az önköltséget az önköltségszámítás rendjére vonatkozó belső szabályzat szerinti utókalkuláció módszerével kell megállapítania.

(Többféle terméket jelentősebb mennyiségben előállító vállalkozásoknak célszerű e szabályzatot akkor is összeállítaniuk, ha a számviteli törvényben előírtak alapján mentesülnek e kötelezettség alól.)

A számviteli politika kötelező részei

A számviteli politika kialakítása során a társaság vezetőinek többek között az alábbi fontos kérdésekben kell dönteniük:

• könyvvezetés módja;
• a mérleg választott formájának megállapítása;
• az eredmény-kimutatás választott formájának megállapítása;
• a mérleg és az eredmény-kimutatás további tagolása, amennyiben szükséges;
• kiegészítő melléklet kötelező tartalma;
• alkalmazott számviteli elvek;
• könyvvezetés rendje;
• könyvviteli zárlat rendje;
• könyvvizsgálat, amennyiben az törvényileg nem kötelező;
• beszámoló elkészítés és letétbehelyezés ütemezése, felelősségi körök;
• céltartalék képzés;
• az értékvesztés és az értékvesztés visszaírásának elszámolása.

Összefoglalva az előzőeket, a számviteli politika számos pontjának kialakításakor a vállalkozás vezetőinek lehetőségük annak eldöntésére, hogy a törvény által kínált megoldások közül cégük működését figyelembe véve, melyik lesz a legelőnyösebb.

Szem előtt kell azonban tartani, hogy a társaság úgy alakítsa ki számviteli politikáját, hogy az abban rögzített szabályok betartásával megbízható és valós adatokat tartalmazó beszámolót állíthasson össze, és emellett a számviteli rendszer biztosítsa a vezetői számvitel igényeinek megfelelő információkat, támogassa a belső, illetve a külső ellenőrzést is.

A számviteli politika keretében meghozott vállalkozói döntések fontosságát általában az amortizációs politikán keresztül – milyen jelentőséggel bír a tárgyi eszközök mérlegben kimutatott értékére, az adózott eredményre, a cég árképzésére az értékcsökkenés megállapításának választott módszere – igyekszem bemutatni. Most egy olyan példát hoznék, amely talán kevésbé kézenfekvő, mégis szemléletesen mutatja a vállalkozói döntések súlyát: miért is kell alaposan megfontolni, mely dátumban jelöljük meg a mérlegkészítés időpontját.

A mérlegkészítés időpontja

Egy társaságnál a mérlegkészítés időpontja január 15-e. Eddig az időpontig azonban nem érkezik meg minden, a cég által igénybe vett szolgáltatás számlája. Emiatt lényegében minden évben önellenőrzéssel kell helyesbíteni a társaságiadó-kötelezettséget, a bevallást és a beszámoló érintett adatait is. Noha a szolgáltatások egyedileg 20 ezer és 200 ezer forint közötti számlaértékei nem minősülnek jelentős tételnek a társaságnál, de a vezetőség ráunt a folytonos önellenőrzésre. Ezért kidolgoztak egy általuk célravezetőnek ítélt megoldást: a számviteli politikájukban meghatároznak egy korlátot, ami alatt ezek a számlák a következő évi beszámolóban szerepelhetnek, és nem kell önellenőrzést végrehajtani. A társaság könyvelője szerint az kétségtelen, hogy a számviteli politikát célszerű lenne módosítani, de nem a vezetőség által javasoltak szerint, ő a mérlegkészítés időpontjában látja a bajok okát. Kinek van igaza?

Természetesen a könyvelőnek, és nem azért, mert ezt elvárhatjuk a nekik (is) szánt írástól.

A cég vezetősége által kidolgozott megoldás ugyanis a számviteli törvény, valamint az adózási szabályok megsértését is jelenti.

A számviteli alapelvek – kiemelve különösen a teljesség, a valódiság, az összemérés elveit – megkövetelik, hogy a tárgyév gazdasági eseményeit a tárgyévben, illetve a tárgyévre könyveljék. Ez a követelmény igaz az eszközök beszerzésére, az emiatti kötelezettségek kimutatására, még akkor is, ha azoknak nincs eredményhatása. Hasonlóképpen érvényes ez a tárgyév eredményét közvetlenül befolyásoló igénybe vett szolgáltatásokat és a kapcsolódó kötelezettségeket érintően is.

Mivel a társaság a mérlegkészítés időpontját január 15-ében határozta meg, ez azzal jár, hogy minden évben biztosan számíthatnak olyan számlákra, amelyek eddig az időpontig nem érkeznek be, holott a tárgyévet érintően kell könyvelni őket.

Viszont, ha e bizonylatok könyvelésére csak a tárgyévet követően kerül sor, akkor a cég nem tartotta be a számviteli törvény előírásait, és így önellenőrzés keretében (kevésbé szerencsés esetben adóellenőrzés megállapításainak következményeként), a feltárás évét megelőző év(ek) könyvelt adatait kell módosítaniuk.
A módosítást mindig a feltárás évében kell könyvelni, függetlenül attól, hogy jelentős összegű hibának vagy nem jelentős összegű hibának minősül. Az, hogy jelentős vagy nem jelentős az adott hiba, annak a hibahatás mérlegben, eredménykimutatásban, illetve a kiegészítő mellékletben való bemutatásában van döntő szerepe.
A vizsgált esetben a megoldás kulcsa a számviteli törvény 47. § (9) bekezdése, azaz az a rendelkezés, miszerint az igénybe vett szolgáltatásnak is van bekerülési (beszerzési) értéke, amit jellemzően a szolgáltató számlája dokumentál. Amennyiben a szolgáltató számlája a tárgyévben igénybe vett szolgáltatásról a mérlegkészítés időpontjáig nem érkezik meg, akkor az adott szolgáltatás értékét a rendelkezésre álló dokumentumok (általában szerződés, megrendelés-nyilvántartás, ezekhez kapcsolódó belső szolgáltatás, árajánlat) alapján kell meghatározni, belső bizonylat készítésével nem számlázott szolgáltatásként kimutatva a költségek között elszámolni.

Az így meghatározott és könyvelt érték és a ténylegesen számlázott összeg közötti különbözettel a költségként elszámolt értéket a végleges bizonylat kézhezvétele időpontjában akkor kell módosítani, ha a különbözet a költséget jelentősen módosítja, de akkor sem visszamenőlegesen. Fogalmazhatunk úgy is: ha a különbözet nem jelentős, a végleges bizonylat kézhezvétele időpontjában azt egyéb ráfordításként, illetve egyéb bevételként kell elszámolni, és nem kell önellenőrzést végezni!
A számviteli politikában tehát a példában szereplő társaságnak nem kell/szabad korlátot megállapítania arra, hogy mikor nem kell önellenőrzést végrehajtaniuk. A számviteli törvény fentebb hivatkozott szakasza szerinti eljárást viszont indokolt beépíteniük a számviteli politikába. Továbbá célszerű azt is átgondolniuk, miért és mennyiben válik előnyükre a január közepén már lezáruló mérlegidőszak.