Munkaügyi iratok megőrzési kötelezettsége

A hazai gazdasági szereplők versenyképességének erősítésével és a közigazgatás hatékonyságának növelésével összefüggő egyes törvények módosításáról szóló 2023. évi CIX. törvény (a továbbiakban: Törvény) adminisztrációcsökkentési céllal megszünteti a 2025. január 1-jétől keletkező „munkaügyi iratok” esetében a társadalombiztosítási nyugellátásról szóló 1997. évi LXXXI. törvény (a továbbiakban: Tny.) 99/A. § (1) bekezdése szerinti iratmegőrzési kötelezettséget.

Fontos tudni, hogy a munkaügyi iratok körébe nemcsak a munkajogi szabályok szerinti dokumentációk tartoznak, hanem sok más, társadalombiztosítási, adóigazgatási jogszabály alapján kiállított dokumentum, igazolás is.

A munkaügyi iratok megőrzésére vonatkozóan a munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény (a továbbiakban: Mt.), és a különböző társadalombiztosítási, adóigazgatási jogszabályok rendelkezéseit kell figyelembe vennünk.
Így például, a munkaszerződést érintően lényegesek az Mt. azon rendelkezései, amelyek értelmében a munkaviszony munkaszerződéssel jön létre [Mt. 42. § (1) bekezdés], és a munkaszerződést írásba kell foglalni. Noha az írásbeliség hiányából önmagában nem következik az, hogy nem jött létre jogviszony sem a felek között – megállapodásuknak megfelelő tartalmú jogok és kötelezettségek származnak a szóbeli szerződésből is –, de a foglalkoztatás-felügyeleti hatóság ellenőrzése kiterjed a jogviszonyt létesítő jognyilatkozat alakszerűségére és kötelező elemeire is.

Milyen papírokat kell kiadni a munkaviszony megszűnésekor?

A hazai jogszabályok mellett, illetve azokba beépülve, uniós rendelkezések is részei a szabályozásnak: az Európai Unióban alkalmazandó átlátható és kiszámítható munkafeltételekről szóló, 2019. június 20-i (EU) 2019/1152 európai parlamenti és tanács irányelv célja a munkafeltételek javítása az átláthatóbb és kiszámíthatóbb foglalkoztatás elősegítésével, mely célkitűzésnek eleget téve a munkavállalók számára további jogokat, garanciákat vezetett be. Ennek a hazai jogrendbe történő átültetése érdekében került sor 2023. január 1-jétől az Mt. írásbeli tájékoztatási kötelezettségre vonatkozó előírásának módosítására is. Ennek eredményeként – többek között – bővült a tájékoztatás tartalma, így például a tájékoztatásnak már ki kell terjednie a hatóság megnevezésére, amely részére a munkáltató a munkaviszonnyal kapcsolatos közterhet megfizeti.
Ugyancsak lényeges szabály, hogy a munkaviszony felmondással történő megszüntetésekor legkésőbb az utolsó munkában töltött naptól, egyébként legkésőbb a munkaviszony megszűnésétől számított ötödik munkanapon a munkavállaló részére ki kell adni a munkaviszonyra vonatkozó szabályban és egyéb jogszabályokban előírt igazolásokat [Mt. 80. § (2) bekezdés].

A kiadandó igazolások körét, bár tételesen nem sorolja fel az Mt., illetve rendkívül szűk körben határoz meg igazoláskiadási kötelezettséget, de a következő igazolásokat kell kiadnia (az egyes vonatkozó törvényi rendelkezések alapján) a foglalkoztatónak:

• álláskeresési igazolólap, a kifizetett jövedelemről és a levont adóelőlegekről szóló igazolás,
• igazolás a biztosítási jogviszonyról és a levont járulékról,
• TB-kiskönyv,
• tartozásigazolás (abban az esetben is ki kell adni, ha tartozása nincs a munkavállalónak!).

2024. január 1-jétől az állam működésének további egyszerűsítésével összefüggő rendelkezésekről szóló 2023. évi LXX. törvény adminisztrációegyszerűsítés céljából a foglalkoztatás elősegítéséről és a munkanélküliek ellátásáról szóló 1991. évi IV. törvénybe (a továbbiakban: Flt.) beiktatta a foglalkoztatási igazolást, amely az előzőekben említett igazolásokat egy igazolásba építi be.

A munkaviszony létrejöttével – a törvény erejénél fogva – a biztosítási jogviszony is létrejön, és ezzel összefüggésben a foglalkoztatót bejelentési kötelezettség terheli a Nemzeti Adó- és Vámhivatal felé. A társadalombiztosítás ellátásaira jogosultakról, valamint ezen ellátások fedezetéről szóló 2019. évi CXXII. törvény (a továbbiakban: Tbj.) értelmében foglalkoztatónak minősül bármely jogi és természetes személy, egyéni vállalkozó, egyéb szervezet, költségvetés alapján gazdálkodó szerv, bármely személyi egyesülés, ha biztosítottat foglalkoztat. Ezen kívül foglalkoztató társas vállalkozó esetén a társas vállalkozás, továbbá számos állami szerv az általa folyósított ellátás tekintetében (így például, foglalkoztató az állami foglalkoztatási szerv az álláskeresési járadékban részesülő esetében) [Tbj. 4. § 4. pont].

Biztosítotti bejelentés

Az Art. 1. számú melléklet 3. pontja alapján a ’T1041-es számú „Bejelentő és változásbejelentő lap a munkáltató vagy a kifizető által foglalkoztatott biztosítottak adatairól elnevezésű adatlapon szükséges a biztosítotti bejelentést megtenni. A bejelentést a biztosítás kezdetére vonatkozóan legkésőbb a biztosítási jogviszony első napján, a foglalkoztatás megkezdése előtt, illetve, ha a biztosítás elbírálására utólag kerül sor, legkésőbb a biztosítási kötelezettség megállapítását követő napon kell teljesíteni. A biztosítotti bejelentésről a foglalkoztatottat tájékoztatni kell. A Tbj. előírása szerint a foglalkoztató legkésőbb a bejelentést követő napon, illetve a biztosított személy kérésére három munkanapon belül köteles a bejelentésről igazolást kiadni a biztosított személy részére, amely tartalmazza a bejelentésben közölt adatokat és a bejelentés teljesítésének időpontját Tbj. 66. § (4) bekezdés.
A Tbj. előírja, hogy a biztosítási jogviszonnyal összefüggésben a foglalkoztatót bejelentési, nyilvántartási, járulékmegállapítási és -levonási, járulékfizetési, valamint bevallási kötelezettség terheli [Tbj. 1. § (4) bekezdés]. A foglalkoztató köteles a jogszabályban meghatározott nyilvántartás vezetésére, és az Art. rendelkezéseivel meghatározott adatokról a bevallásában adatszolgáltatás teljesítésére [Tbj. 66. § (1)–(2) bekezdés].
Valamint, a foglalkoztató nyilvántartási kötelezettsége kapcsán a Tbj. 74. § (1) bekezdése úgy rendelkezik, hogy a foglalkoztató a tevékenységében személyesen közreműködő biztosított személyek adatait oly módon köteles nyilvántartásba venni és erről a magánszemélynek igazolást adni, hogy abból a törvényben előírt adatok a munkavégzés (tevékenység) megkezdésétől megállapíthatók legyenek. E nyilvántartásnak tartalmaznia kell a biztosítással járó jogviszony megnevezését, a biztosítási kötelezettség kezdetét, továbbá az igazolás átvételének elismerését [74. § (2) bekezdés].
A Tbj. alapján a fentiek szerinti igazolásnak minősül a foglalkoztatási jogviszonyra irányuló szerződés, ha az a foglalkoztatás (tevékenység) megkezdésekor a foglalkoztatott részére átadták [Tbj. 74. § (3) bekezdés]. Amennyiben a hivatkozott adattartalommal állít ki igazolást a foglalkoztató a nyilvántartásba vételről, úgy azzal eleget tesz a foglalkoztatói kötelezettségének ebben a vonatkozásban: ilyen dokumentumot jellemzően a bérszámfejtő programokból is lekérhetünk. Mindemellett, a Tbj. említett rendelkezése alapján a munkaviszony létesítéséhez szükséges munkaszerződés egy példányának munkavállaló részére történő átadásával is teljesíthető e kötelezettség.

A „TB-kiskönyv”

A munkavállaló a munkaviszony kezdetekor köteles a foglalkoztatónak átadni az „Igazolvány a biztosítási jogviszonyról és az egészségbiztosítási ellátásokról” elnevezésű nyomtatványt – ezt célszerű egyszerűsítéssel „TB-kiskönyv” néven ismerjük, és jelenleg is papír alapú –, amelybe a munkaadónak három napon belül be kell jegyeznie a biztosítási jogviszony kezdetét, és azt a foglalkoztatás teljes időtartama alatt őrzi [a kötelező egészségbiztosítás ellátásairól szóló 1997. évi LXXXIII. törvény végrehajtásáról szóló 217/1997. (XII. 1.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Ebtv. vhr.) 37. § (5) bekezdés].

A munkajogi szabályok alapján a munkajogi igények általánosan 3 év alatt évülnek el, ezidáig a munkáltató iratmegőrzési kötelezettsége megkérdőjelezhetetlenül fennáll [Mt. 286. § (1) bekezdés], vagyis valamennyi munkaügyi dokumentációt legkevesebb 3 évig meg kell őriznie a foglalkoztatónak.

Ugyanakkor, a munkaügyi iratok – a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 3. § j) pontjára figyelemmel – maradandó értékű iratoknak minősülnek. Az említett törvény rendelkezése alapján maradandó értékű irat: a gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, (..) vagy egyéb szempontból jelentős, (..) a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatot tartalmazó irat.
Továbbá, a jogszabály 4. §-a szerint az irattári anyaggal rendelkező szervek és a maradandó értékű iratokat őrző természetes személyek kötelesek a szervesen összetartozó irataik egységének, illetve eredeti rendjének megőrzéséről, valamint a tulajdonukban vagy birtokukban lévő maradandó értékű iratok megóvásáról gondoskodni 50 évig.
Ezt a rendelkezést azonban háttérbe szorította a 2018. december 23-val hatályos, a Tny.-ben foglalt iratmegőrzési kötelezettségre vonatkozó rendelkezés. Ennek beiktatását a jogalkotó azzal indokolta, hogy a társadalombiztosítási egyéni nyilvántartás vezetésére kötelezettnek nemcsak a nyilvántartás vezetésével, hanem az iratok őrzésével kapcsolatban is vannak kötelezettségei, különös tekintettel arra, hogy a nyugdíjbiztosítási eljárásokban a releváns adatokat elsődlegesen a foglalkoztató által kiállított egykorú okirattal, annak hiteles másolatával, vagy a foglalkoztató eredeti nyilvántartásai alapján kiállított igazolással lehet bizonyítani.

A nyilvántartásra kötelezett biztosított

A Tny. 99/A. § (1) bekezdése szerint a Tbj. szerinti nyilvántartásra kötelezett a biztosított, volt biztosított biztosítási jogviszonyával összefüggő, a szolgálati időről vagy a nyugellátás megállapítása során figyelembevételre kerülő keresetről, jövedelemről adatot tartalmazó munkaügyi iratokat a biztosítottra, volt biztosítottra irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő öt évig köteles megőrizni.

A nyilvántartásra kötelezett jogutód nélküli megszűnése esetén köteles bejelenteni a munkaügyi iratok őrzésének helyét a székhelye, telephelye szerint illetékes nyugdíjbiztosítási igazgatási szervnek.

E bejelentéssel egyidejűleg a nyilvántartásra kötelezett képviselője, illetve a felszámoló, végelszámoló köteles a 2010. január 1-jét megelőző időszakra vonatkozóan adatszolgáltatást teljesíteni, ha arra korábban nem került sor.
Az e szabállyal előírt iratmegőrzési kötelezettség a Törvény értelmében már csak a 2024. december 31-éig keletkezett iratok esetében áll majd fenn: 2025. január 1-jétől keletkezett iratok esetében az iratmegőrzési kötelezettségre már nem alkalmazható a Tny. rendelkezése.
A Törvény indokolása szerint „a munkáltatókat terhelő kötelezettség felmenő rendszerben, 2025. január 1-jétől kivezetésre kerül, a megőrzési kötelezettség így csak a 2024. december 31-ig keletkező iratokra marad fenn. A nyugellátás megállapításához szükséges adatokat az állami nyilvántartások tartalmazzák.”

GDPR kérdések

A tárgyalt dokumentumok kapcsán azt is vizsgálni kell, hogy az adattárolás időtartamáról tartalmaz-e általános rendelkezéseket a GDPR, amely a munkaviszonyban keletkezett iratok esetében közvetlenül alkalmazandó uniós jogszabály. A GDPR általános iránymutatásként határozza meg, hogy „a személyes adatoknak a kezelésük céljára alkalmasaknak és relevánsaknak kell lenniük, az adatok körét pedig a célhoz szükséges minimumra kell korlátozni. Ehhez pedig biztosítani kell különösen azt, hogy a személyes adatok tárolása a lehető legrövidebb időtartamra korlátozódjon. Annak biztosítása érdekében, hogy a személyes adatok tárolása a szükséges időtartamra korlátozódjon, az adatkezelő törlési vagy rendszeres felülvizsgálati határidőket állapít meg.”
Ugyanakkor, az Mt. elévülési szabályai alapján az iratmegőrzési kötelezettség nem lehet kevesebb, mint 3 év. Ebből az következik, hogy a munkaügyi iratok – ha azok nem minősülnek a 1995. évi LXVI. törvény szerint maradandó értékűnek – megőrzési kötelezettségére az Mt. 3 éves elévülési szabálya lehet irányadó, azzal, hogy 2024. december 31-ig a munkabérrel történő elszámolásra a Tny. szabályai irányadóak, és a nyugdíjkorhatárt követő 5 év az iratmegőrzési kötelezettség tartama.

Álláskeresési igazolólap megőrzése 5 évig: már nem

Az Flt. 2023. december 31-éig hatályos 36/A. § (2) bekezdése szerint az álláskeresési igazolólap egy példányát a munkaadó az utolsó munkában töltött napon átadja a munkavállalónak, a másik példányát pedig – a munkavállaló részére az álláskeresési járadék és álláskeresési segély megállapíthatósága érdekében – 5 évig megőrzi. 2024. január 1-jétől e rendelkezés már nem szerepel a jogszabályban, csak az az előírás, hogy „A munkaadó a foglalkoztatási igazolás másik példányát a nevelőszülői foglalkoztatási jogviszony megszűnését követő öt évig megőrzi.”

Ez azt jelenti, hogy általános jelleggel már nem írja elő a jogszabály az 5 éves iratmegőrzési szabályt.

A társadalombiztosítási és adóigazgatási dokumentáció megőrzésére vonatkozóan más jogszabályok is tartalmaznak rendelkezéseket. Például a foglalkoztatott biztosítottként való nyilvántartásba vétele, a jogviszony igazolása, a jövedelemigazolás esetében az Art. 78. §-a előírja az 5 éves iratmegőrzési kötelezettséget: „(3) Az iratokat az adózónak a nyilvántartás módjától függetlenül az adó megállapításához való jog elévüléséig, a halasztott adó esetén a halasztott adó esedékessége naptári évének utolsó napjától számított öt évig kell megőriznie. (4) A munkáltató (kifizető) az általa megállapított adó, adóelőleg alapjául szolgáló bizonylatokat a (3) bekezdésben foglalt időpontig megőrzi.”

Fontos tudni, hogy az Art. nemcsak a foglalkoztató kötelezettségeként írja elő az iratok megőrzését, azt a foglalkoztatott feladataként is rögzíti: a természetes személy az iratait maga köteles megőrizni, továbbá ha az adókötelezettség a természetes személy halála miatt szűnt meg, az iratokat a vele közös háztartásban élt hozzátartozója, ennek hiányában az örökös köteles az állami vagy az önkormányzati adóhatósághoz továbbítani [Art. 78. § (6) bekezdés].

(Cikkünket teljes terjedelmében a Könyvelői Módszertani Szemle júniusi számában olvashatják)