Stratégiai pozícióba került az IT és az IT vezető

Sok vállalat számára az IT jelentette a mentőövet a járvány okozta krízishelyzetben. Az IT-vezetők és csapatok, felismerve a helyzet súlyosságát, éjt nappallá téve dolgoztak azon, hogy az emberek távolról is biztonságban és kényelmesen dolgozhassanak. Az addig szürke eminenciás informatikusok egy csapásra jól látható módon a vállalatok megmentői lettek, akik még a legnagyobb járvány idején is vállalták a személyes találkozást, csakhogy működjön a szervezet. Az IT stratégiai szerepkört érdemelt ki magának.

Bizalmi pozícióban az IT-vezetők

A State of the CIO 2022-es kutatása is alátámasztja ezt a stratégiai szerepkört. Az IT-vezetőknek sikerült megnyerni és megtartani az üzleti vezetők bizalmát az elmúlt időszakban. A felmérés szerint az üzleti vezetők számára (52 százalék) a CIO az a stratégiai tanácsadó, aki proaktívan meghatározza az üzleti lehetőségeket és javaslatokat fogalmaz meg. Az esetek 26 százalékában az IT-vezetőnek csupán tanácsadói szerepe van, aki a technológia területén segíti szakértelmével a céget, és csupán az esetek 10 százalékában a CIO-hoz a kockázat becslése miatt fordul az üzlet (a maradék 12 százalék nem nyilatkozott).
Ugyancsak az üzleti vezetők szerint a járvány alatt kiemelt szerephez jutott CIO fontossága továbbra is megmarad (78 százalék), míg háromnegyedük szerint az IT-vezető a változás motorját jelenti. A két vezető közötti sikeres együttműködésnek a nyertese egyértelműen az üzlet és a vállalat, ahol az IT új bevételi forrásokat, üzletágakat, netán teljesen átalakított működést generálhatott.
Az is érdekes, hogy a kutatás szerint a CIO-k még mindig a digitális innováció vezetőinek számítanak a válaszadók 86 százaléka szerint. Ugyancsak a vezetők döntő többsége (85 százalék) mondja azt, hogy IT-döntéshozóként sokkal jobban benne vannak a digitális átalakítást célzó projektekben, mint az üzleti vezetők.  És mi sem mutatja jobban, hogy az IT-vezetők tényleg a helyükön vannak, mint az az adat, hogy az IT-vezetőre a változás motorjaként tekint az üzlet többi része. Eközben pedig szoros kapcsolatokat ápolnak az üzleti influencerek többségével, legyen az az ügyvezető igazgató, vagy ha van, az igazgatói tanács. Az üzlet megbízott tanácsadóként tekint az üzleti vezetőre, aki az új technológiák és stratégiák tengerében segít eligazodni.
Persze mindeközben az IT-vezetők döntő többsége még mindig keresi az egyensúlyt az üzleti innováció megteremtése és a mindennapi kompromisszummentes működés között, a válaszadók háromnegyede foglalkozik a problémával a felmérés szerint. Mindeközben még arra is kell figyelniük, hogy a CIO és az általa vezetett IT-csapat valós értéket teremtsen. Azonban mindez érzésből nem megy, a két terület együttműködésének átvizsgálására és a stratégiák közös megalkotására van szükség. 

Taxizáshoz autó is kell

Hosszabb ideje vizsgáljuk, hogy az IT hogyan tudja segíteni vagy együttműködésre serkenteni az üzleti területeket – mondja Szekér Zoltán, az OD&IT Solution alapító ügyvezetője. A CIO-nak talán a legnehezebb feladata az üzleti területet bevonni, hogy csapatként működjenek és értéket teremtsenek. A sikerhez az IT-nak ismernie kell az üzleti területek működését, és fordítva, az üzletnek az IT feladatait. 
A digitalizációban maguk a folyamatok adják meg ezeket az ismerkedési lehetőségeket, amikor az üzlet és IT egymás döntési pontjait feltérképezheti, megismerheti. 

Azonban a tapasztalat azt mutatja, hogy ezek a folyamatfelméréseket és szervezetfejlesztési pontokat idő- és pénzhiány miatt ki szokták hagyni. 

Emiatt viszont sok esetben az IT-projektek és a hozzájuk tartozó változásmenedzsment projektek sikertelenségbe fulladnak. Az alapító ügyvezető szerint sok cégtulajdonos vagy CIO ott téved, hogy az IT fenntarthatóságát alábecsüli. Azt gondolják, hogy az IT-szakembert, szaktudást, szoftvert egyszer megvásárolom, és az működik, hozzá se kell nyúlni. A kockázattal arányos védelem miatt változtatni kell menet közben is, emiatt a működtetésre és üzemeltetésre szánt fix és változó költségek előrejelzése sem pontos. Sok esetben nagyvonalúan megfeledkeznek a karbantartási, a lejáró licencek megújítási költségéről is. Emiatt a vezető azt látja, hogy az IT folyamatosan költséget generál, és nem találja az általa megtermelt hasznot. Azonban ez olyan, mintha beállnánk taxizni, de nem akarnánk hozzá autót venni – tette hozzá.

A kommunikáció oldhatja a feszültséget

A vezetőnek fel kell ismerni, hogy az IT az a közvetítő réteg, amivel rengeteg kitűzött célt el tudnak érni a folyamatok hatékonysága, a munkaerő kihasználtsága területén egyaránt. Ha nagyon precízen ismerjük céges folyamatainkat, és informatikával automatizáljuk is őket, akkor rövidtávon ugyan, de máris értéket teremtettünk IT-tudás és -eszközök segítségével. Ez az innovációs hatás azt jelenti, hogy az egységnyi idő alatt megtermelhető pénzösszeget egy új szoftverrel, szerverrel, vagy csak egy új gondolattal le tudja rövidíteni. Az IT folyamatosan kutatja és keresi ezeket az újító lehetőségeket, így a változásokat többnyire az IT tudja kezdeményezni. 

Hogyan teremthetünk értéket IT segítségével?

Folyamatokban kell gondolkodni, nem IT-rendszerekben vagy alkalmazásokban. Ehhez az IT-nak ki kell lépnie a szűken értelmezett szakmából, és elemeznie kell az üzleti folyamatokat. A folyamatok valós hatását kell megnéznie, hogyan működik az a vállalat mindennapjaiban. A tanácsadó és kollégái által lezárt több folyamatbányászati projekt tapasztalatai azt mutatták, hogy a valós üzleti folyamatok, amit a valódi munkatársak használnak és amin a valódi üzletmenet zajlik, gyakran eltér az alkalmazások által lefedett és támogatott folyamatoktól. Az IT-vezetőnek ezeket a valós folyamatokat kell támogatnia, és nem az elképzelteket. 

Szabaduljon meg a legacy rendszerektől!

A legtöbb vállalat IT-infrastruktúrája nem tervszerűen épült, hanem mindig evolúciósan alakult ki. 

Létrejött egy szervezetkezdemény, annak működtetésére köré építettek egy IT-infrastruktúrát, aztán a szervezet fejlődött, létrejöttek új üzletágak és a köré is épült egy IT-infrastruktúra stb. Ennek hatására egy szervezetnél kialakulnak régóta üzemeltetett, legacy rendszerek, amelyek teszik a dolgukat, de hagyományosan működtetnek és fejlesztenek. Majd mellette megjelenik a vadonatúj, sokkal rugalmasabb, hatékonyabb IT-megoldás is – a kettőt párhuzamosan működtetik a szervezetek. Ezt nevezik kétsebességes IT-nak.

A tapasztalat azt mutatja, a legacy rendszerek csak viszik az időt, energiát és pénzt. Mindenki tudja, hogy ki kell vezetni őket, de senki sem teszi meg. 

Hiszen attól még jól működnek, kivezetésük pénzbe kerül, és nincs azonnali előnye a váltásnak. Azonban a tanácsadó tapasztalata szerint, ha egy szervezet megszabadul a legacy rendszereitől, akkor egy rugalmas, gyorsan reagáló vállalatot kap cserébe, ahol az áramvonalas IT nyitott és hatékony. Így tudnak például a fintech cégek gyorsabban és kevesebb forrásból versenyképes termékeket fejleszteni, és hamarabb számottevő piaci részesedéshez jutni, mert az erőforrások nagy részét nem a legacy rendszerekre kell összpontosítaniuk – fejezte be Kovács Zoltán.

Az IT és az üzlet viszonya

Az IT és a CIO három, egymásra épülő szerepkörben viszonyul az üzleti oldalhoz. A legegyszerűbb, amikor az IT támogatja az üzleti folyamatokat, felméri azokat, készítenek vagy megvásárolnak egy alkalmazást, amitől az hatékonyabban működik. Ez egy elég régóta körünkben lévő felfogás, de vannak még benne tartalékok. Például, amikor az RPA, automatizáció, robotizáció segítségével hatékonyabban, optimálisabban működik az egész szervezet. 
A második kicsit fejlettebb megközelítés, amikor az IT fejleszti, úgymond drive-olja az üzleti folyamatokat. Ilyenkor nemcsak kiszolgálja és hatékonyabbá teszi a vállalat működését, hanem módosítja is azokat. Egy ilyen jelenség például a mobil applikációk térnyerése az üzleti szektorban, amikor átalakul az ügyfelek kiszolgálása. Az okosmérők bevezetése az energiaszektorban átalakította nemcsak az adatok gyűjtésének folyamatát, hanem azt is, ahogy az emberek fogyasztják az energiát. 
A harmadik szint a tanácsadó szerint, amikor az IT új üzleti lehetőségeket nyit, amikor a technológia nélkül maga az üzleti lehetőség sem létezne. Ennek igen jó példája a blockchain technológia, ami nélkül másképp működnének együtt az ellátási lánc szereplői, vagy nem létezne kriptovaluta, NFT. Az ipar 4.0 technológiái is teljesen átalakítják a gyártást, egyedi tömeggyártást teremtve meg. Ide tartoznak a drónok, az 5G stb. – ezekre az új lehetőségeket teremtő technológiákra egy CIO-nak nyitottnak kell lennie és aktívan keresnie kell az alkalmazási területeket.