A céges eszközök magáncélú használata
Olvasási idő: 9 perc
Ma már természetes, hogy a munkáltatók a munkavégzés hatékonyságának növelése érdekében digitális eszközöket (céges mobiltelefont, laptopot) biztosítanak a munkavállalók részére, vagy például távoli hozzáférést adnak a levelezőrendszerhez és a vállalati szerverhez. A probléma abból adódik, hogy rendszerint nem tisztázott: ezek az eszközök kizárólag munkavégzés céljára használhatók-e, vagy engedélyezett magáncélú igénybevételük is.
Lényeges lenne, hogy a munkáltató belső szabályzatban rendelkezzen arról, hogy használható-e magáncélokra a céges mobiltelefon, és ha igen, akkor a magáncélú hívások költségeit a munkavállalóknak kell-e viselniük, valamint arra is, hogy milyen esetben kerülhet sor a céges telefon használatának ellenőrzésére.
Engedélyezett magáncélú használat
A munkavállaló főszabály szerint a munkáltató által a munkavégzéshez biztosított eszközt kizárólag a munkaviszony teljesítése érdekében használhatja. A munkavállaló csak akkor használhatja magáncélra az eszközt amennyiben abban a felek külön megállapodnak.
Amennyiben a munkáltató engedélyezi a céges eszközök magáncélú használatát, az ezzel kapcsolatos szabályokat egyértelműen és részletesen belső szabályzatban szükséges rögzíteni.
A szabályozás során a munkáltatónak különös figyelmet kell fordítania a munkavállalók személyes adataira, valamint magánéletéhez fűződő jogainak tiszteletben tartására.
Céges mobiltelefon magáncélú használata
Ha a munkáltató engedélyezi a céges mobiltelefon magáncélú használatát, a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH) álláspontja szerint jó gyakorlatnak tekinthető, ha a telefon két külön előhívóval működik: az egyik kizárólag hivatalos, a másik kizárólag magáncélú hívások lebonyolítására szolgál.
A munkáltató ebben az esetben kizárólag a hivatalos előhívón keresztül indított hívások adatait – például a hívott számot, időpontot, hívás hosszát – ismerheti meg. A magáncélú hívásokra vonatkozó adatokat nem kezelheti, azaz nem ismerheti meg, hogy a munkavállaló kit és mikor hívott fel magáncélból.
A munkáltató előírhatja, hogy a magáncélú hívások költségeit a munkavállaló köteles viselni. Ennek megvalósítása érdekében a munkáltató kérhet részletes híváslistát a szolgáltatótól, és felszólíthatja a munkavállalót arra, hogy a dokumentumban a magáncélú hívásokat – például a hívott számokat – tegye felismerhetetlenné. A fennmaradó, hivatalos hívások adatait a munkáltató jogszerűen megismerheti, mivel azok a munkáltató képviseletében történtek.
Céges laptop magáncélú használata
A céges laptop magáncélú használatának engedélyezése szintén olyan technikai és szervezési intézkedéseket tesz szükségessé, amelyek biztosítják a munkavállaló magánszférájának védelmét. Ennek érdekében javasolt a laptop merevlemezének több részre történő felosztása: az egyik kizárólag a munkavégzéshez szükséges adatok, míg a másik kizárólag a munkavállaló személyes adatainak tárolására szolgál.
A munkáltató a munkavégzéshez kapcsolódó adatok biztonsági mentésére és ellenőrzésére jogosult, azonban ezen eljárások során köteles biztosítani, hogy a magáncélú, személyes adatokhoz ne férjen hozzá, azokat ne másolja, ne rögzítse és ne kezelje. Ennek megfelelően a biztonsági mentés szabályait is oly módon kell kialakítani, hogy azok ne terjedjenek ki a munkavállaló személyes fájljaira, továbbá az ellenőrzések során is ki kell zárni a személyes adatok megismerésének lehetőségét.
A Munka Törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény (Mt.) 11. § (1) bekezdése kifejezetten kimondja, hogy a munkavállaló magánélete nem ellenőrizhető. A munkáltató kizárólag az ellenőrzés céljához feltétlenül szükséges mértékben kezelhet adatokat. A munkáltató nem jogosult a munkavállaló magánéletének megfigyelésére, illetve a személyes adatok – például privát dokumentumok, fényképek, videók vagy kapcsolattartók – tartalmának megismerésére, még akkor sem, ha azokat a munkavállaló a céges eszközön tárolja.
Magáncélú használat nem engedélyezése
Amennyiben a munkáltató nem engedélyezi a céges eszközök magáncélú használatát, köteles erről egyértelműen tájékoztatni a munkavállalókat. A tájékoztatásnak tartalmaznia kell, hogy az eszközök kizárólag a munkavégzéssel összefüggő célokra használhatók, valamint, hogy a munkáltató jogosult azok használatának ellenőrzésére.
Ez az ellenőrzési jogkör kiterjedhet a céges mobiltelefon esetében a kimenő hívások hívószámainak és forgalmi adatainak vizsgálatára, míg a céges laptop esetében a készüléken tárolt adatok megtekintésére. A munkáltató az ellenőrzést az Mt. 11. §-ában biztosított keretek között jogosult elvégezni, azzal a céllal, hogy elkülönítse a munkavégzési célú és a magánjellegű használatot, illetve szükség esetén bizonyítani tudja a magáncélú használat tényét.
Fontos hangsúlyozni, hogy a munkáltató a céges telefon ellenőrzése során kizárólag az ellenőrzés céljához feltétlenül szükséges mértékben kezelhet adatokat. Ennek megfelelően a munkáltató nem ismerheti meg a munkavállalók által kezdeményezett magánjellegű hívások tartalmát, az érintett magánszemélyek kilétét, vagy a hívások pontos időpontját, mivel ezek az adatok már túlmutatnak az ellenőrzés szükséges keretein, és sértenék a munkavállaló magánélethez való jogát, amelyet az Mt. 11. § (1) bekezdése kifejezetten véd.
Hasonlóképpen, ha a munkavállaló a belső szabályzat előírásai ellenére személyes adatokat tárol a céges laptopon, a munkáltató jogosult ezen tény rögzítésére és az ebből fakadó munkajogi jogkövetkezmények alkalmazására. Ugyanakkor a munkáltató ebben az esetben sem ismerheti meg, illetve nem kezelheti a tárolt személyes adatok konkrét tartalmát – például nem tekintheti meg, hogy milyen fényképek, videók vagy egyéb dokumentumok találhatók az eszközön –, mivel ez már nem minősül az ellenőrzés céljához szükséges adatkezelésnek.
Hogyan lehet jogszerűen ellenőrizni a céges eszközöket?
A jogszerű ellenőrzés előfeltétele, hogy a munkáltató előzetesen, még a szabályozás kialakítása során elvégezze az ún. érdekmérlegelési tesztet, amely során meg kell határoznia az ellenőrzés konkrét célját, illetve azokat a valós, tényleges munkáltatói érdekeket, amelyek az ellenőrzést indokolják. Ezen érdekeknek összhangban kell állniuk a munkáltató tevékenységével, piaci helyzetével, valamint a munkavállaló munkakörének sajátosságaival. A jogos érdek nem lehet elvont, általános hivatkozás, hanem konkrét, megalapozott indokokon kell nyugodnia (pl. adatbiztonság, üzleti titok védelme, visszaélések megelőzése).
Az ellenőrzés végrehajtása előtt a munkáltatónak írásbeli, előzetes tájékoztatást kell nyújtania a munkavállalók számára, amely részletesen tartalmazza:
- az ellenőrzés célját és jogalapját,
- a munkáltatói érdekek pontos meghatározását,
- az ellenőrzést végző személy(ek) megnevezését,
- az ellenőrzés módját, szabályait és eljárásrendjét,
- a munkavállalókat megillető jogokat és jogorvoslati lehetőségeket.
Céges laptop tartalmának ellenőrzése
A céges laptop ellenőrzésére kizárólag akkor kerülhet sor, ha az adott ellenőrzést megalapozó munkáltatói érdek előzetesen pontosításra került, és azt a munkáltató közli a munkavállalóval.
Az ellenőrzés során kiemelten érvényesülnie kell a fokozatosság elvének: ennek értelmében a munkáltatónak lépcsőzetes, arányos ellenőrzési rendszert kell kidolgoznia, amely a lehető legkisebb mértékben érinti a munkavállalók magánszféráját.
Az ellenőrzés végrehajtása során főszabályként biztosítani kell a munkavállaló személyes jelenlétét, különösen akkor, ha az ellenőrzés során személyes adatok (például privát e-mailek, dokumentumok, fényképek) megismerésének lehetősége fennáll. A munkavállaló ilyen esetben jogosult jelezni, ha egy adott állomány vagy kommunikáció személyes adatot tartalmaz, és így az ellenőrzés alól kivételt képez.
Céges mobiltelefon használatának ellenőrzése
Amennyiben a telefon magáncélra is használható, a munkáltató csak a munkavégzéssel összefüggő hívások adatait ismerheti meg. A magáncélú hívások – még költségtérítés esetén is – csak oly módon ellenőrizhetők, hogy a munkavállaló például felismerhetetlenné teszi a magánszámokat a részletes híváslistán.
