Tévesen elszámolt napidíj: mit tehetünk?

Tévesen, egy nappal több időtartamra elszámolt napidíj esetén elsőként a kiküldetési elszámolást kell javítani. 

A kiküldetési rendelvényen/úti elszámoláson/belső elszámoláson helyesbíteni kell a kiküldetés tényleges időtartamát és a jogszerűen elszámolható napidíj összegét.

A jogszabály szerint járó napokon felül kifizetett összeg nem minősíthető jogszerű kiküldetési napidíjnak. Ezért azt vagy vissza kell fizettetni a magánszeméllyel, vagy – ha a munkáltató nem kéri vissza – a magánszemély részére adott adóköteles juttatásként kell kezelni.
Ha a magánszemély a tévesen kifizetett összeget visszafizeti, akkor a munkáltatónál a túlfizetett összeggel szemben követelést kell kimutatni, majd a visszafizetéskor ezt a követelést rendezni kell. Ebben az esetben a többletösszeg nem marad a magánszemély jövedelme.

Gyakorlati könyvelési logika, ha a hiba tárgyéven belül feltárásra kerül:
T 36 Egyéb követelés / munkavállalóval szembeni követelés
K 55 / 56 Személyi jellegű kifizetés / kiküldetési költség korrekciója
visszafizetéskor:
T 381 / 384 Pénztár / Bank
K 36 Egyéb követelés / munkavállalóval szembeni követelés

Ha a tévesen elszámolt napidíjat még nem fizették ki, akkor egyszerűen a kifizetés előtt kell javítani az elszámolást, és csak a jogszerű összeg fizethető ki.

Mikor lesz a napidíj összege adóköteles jövedelem?

Ha a magánszemély nem fizeti vissza a többletösszeget, vagy a munkáltató arról lemond, akkor az egy nappal több napidíj összege adóköteles jövedelemként kezelendő. 

Munkavállaló esetén ez jellemzően munkaviszonyból származó jövedelemként számfejtendő, az általános bérterhekkel: személyi jövedelemadóval, társadalombiztosítási járulékkal és szociális hozzájárulási adóval.
Ebben az esetben a számfejtést arra a hónapra kell rendezni, amelyben a téves kifizetés történt. Ha az adott havi 08-as bevallást már benyújtották, és a korrekció adó- vagy járulékkötelezettséget módosít, akkor a 08-as bevallást önellenőrizni kell. A NAV 08-as bevallási útmutatója szerint a 08-as bevallás a kifizetésekkel, juttatásokkal összefüggő adók és járulékok bevallására, valamint ezek helyesbítésére és önellenőrzésére szolgál.

Belföldi és külföldi napidíjnál az adózási logika eltérhet. 

Belföldi kiküldetésnél a munkavállalót a jogszabály szerint legalább napi 500 Ft napidíj illeti meg, ha a feltételek fennállnak. Külföldi kiküldetésnél az Szja tv. és a 285/2011. Korm. rendelet alapján a napidíjból igazolás nélkül elszámolható költségrész szabályait kell alkalmazni; a NAV 2024-es tájékoztatója szerint külföldi kiküldetéskor a magánszemély napi 85 eurónak megfelelő forintösszeg levonását kérheti az adóelőleg-nyilatkozatban, legfeljebb a napidíj összegéig.

A javításhoz célszerű belső feljegyzést készíteni, amely tartalmazza:

• a kiküldetés eredeti és javított időtartamát;
• az eredetileg elszámolt napidíjat;
• a jogszerűen elszámolható napidíjat;
• a különbözet összegét;
• a visszafizetés vagy adóköteles juttatásként történő kezelés módját;
• a könyvelési és számfejtési korrekció dátumát.

Gazdálkodási szempontból a túlfizetett összeget nem szabad rendezetlenül hagyni. Vagy munkavállalóval szembeni követelésként kell kimutatni és beszedni, vagy dönteni kell arról, hogy a munkáltató azt juttatásként nála hagyja, és ennek közterheit számfejti, bevallja és megfizeti.

Összefoglalva: az egy nappal többre elszámolt napidíjat helyesbíteni kell. Ha a magánszemély visszafizeti, akkor követelésként és annak pénzügyi rendezéseként kell kezelni, adóköteles jövedelem nem marad. Ha nem fizeti vissza, akkor a többletösszeg nem jogszerű napidíj, hanem a jogviszony szerinti adóköteles juttatás, amelyet szükség esetén számfejtéssel és 08-as önellenőrzéssel kell rendezni.