Lemásolhatja-e a munkáltató a munkavállaló iratait?

A korábbi gyakorlatot megváltoztató megoldás mögött azonban számos jogszabályi rendelkezés, illetve immár hatósági értelmezés és döntés áll. 

A másolatkészítés tilalmának jogszabályi háttere

A GDPR fogalommeghatározásai alapján egy természetes személy személyazonosításra alkalmas okmánya, illetőleg annak adattartalma személyes adatnak, a személyes adatról másolat készítése, valamint a személyes adaton elvégzett bármely művelet adatkezelésnek minősül.  
A GDPR 88. cikke megadja a felhatalmazást a tagállamoknak, hogy jogszabályban vagy kollektív szerződésben a foglalkoztatás területén pontosító, kiegészítő szabályokat alkossanak annak érdekében, hogy biztosítsák a jogok és szabadságok védelmét a munkavállalók személyes adatainak a foglalkoztatással összefüggő kezelése tekintetében.
A munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény (a továbbiakban: Mt.) 10. § (1)-(3) bekezdései ilyen pontosító rendelkezéseket tartalmaznak, amikor megállapítják, hogy a munkáltató a munkavállalótól olyan nyilatkozat megtételét vagy személyes adat közlését követelheti, amely a munkaviszony létesítése, teljesítése, megszűnése (megszüntetése) vagy e törvényből származó igény érvényesítése szempontjából lényeges, és ennek során az okirat bemutatását követelhetik. Tehát csak megtekintésre kérheti el a munkáltató az okiratot, arról másolatot nem készíthet, azt nem tárolhatja. Az okirat alatt pedig nemcsak a személyazonosító okmányokra kell gondolnunk, hanem például bizonyítványra. 

A NAIH döntése

A Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH) is foglalkozott már az okmánymásolás kérdésével egy 2023-as határozatában.  

A kérelem más adatkezelési műveleteket sérelmezett, azonban a Hatóság hivatalból kiterjesztette az okmányok másolásának vizsgálatára is eljárását. A kérelmező amiatt indított eljárást, mert munkajogviszony-létesítési eljárás során, még mielőtt aláírták volna a szerződést, olyan nyilatkozatok kitöltésére kötelezték, amelyekkel ahhoz járult hozzá, hogy róla a munkavégzés során – hatósági előadói munkakörben – fénykép, hang-, és videofelvétel készüljön, melyek a sajtóban külön díjazás nélkül közzétehetők. Ezen kívül a kérelmező szerint olyan hozzájáruló nyilatkozatot is kitöltettek vele, amellyel ahhoz járult hozzá, hogy a hatósági okmányairól fénymásolat készüljön. A kérelmező ezeket a nyilatkozatokat akként töltötte ki, hogy a hozzájárulás szót áthúzta, így szándéka szerint nem járult hozzá az adatkezelésekhez. Ezt követően nem jött létre a jogviszony kérelmező és kérelmezett között. 
A kérelmező az egyéni jogsérelem megállapítását, az önkéntes hozzájárulás hiányának megállapítását kérte, valamint azt, hogy marasztalja a hatóság a kérelmezettet azért, mert a hozzájárulás meg nem adása miatt hiúsult meg a jogviszony létesítése. 

A NAIH döntésének ismertetése során az okmányok másolásának vizsgálatára koncentrálunk, de a Hatóság által elemzett többi kérdésről röviden összefoglalva elmondható, hogy a NAIH a hozzájárulás önkéntességének hiányát nem állapította meg, mivel bizonyítékok voltak arra nézve, hogy a hozzájárulás megtagadása esetén is létesített a kérelmezett foglalkoztatási jogviszonyt, illetve előfordult olyan eset is, hogy végleges személyazonosító igazolvány hiányában – amely gyártás alatt volt – létrejött a jogviszony, a későbbi bemutatás azt nem akadályozta meg. 
Tehát a NAIH nem találta igazoltnak a kérelmező azon állítását, hogy azért nem létesített vele jogviszonyt a kérelmezett, mert nem járult hozzá az adatkezelésekhez, illetve azokat kifogásolta. Az eljárás tárgyát képező adatkezelések tekintetében azonban megállapította a NAIH a nem megfelelő tájékoztatást, a jogalapokat jogszerűnek találta. 

A személyazonosító igazolvány másolásáról a kérelmezett úgy nyilatkozott, hogy az a GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pontja szerinti hozzájárulás alapján készül. Hivatkozott továbbá a kérelmezett a közszolgálati tisztviselőkről szóló 2011. évi CXCIX. törvényre (a továbbiakban: Kttv.), miszerint az alapján kerül személyi anyagba a személyazonosító igazolvány másolata, amelyet a törvény alapján 50 évig kell megőrizni. Az okmánymásolás szükségességét az igazolja, hogy a humánszolgálati osztály munkavégzése során a számfejtési feladatokat a Magyar Államkincstárral (a továbbiakban: MÁK) együttműködve látja el, amelyhez szükséges a hiteles és valóságnak megfelelő adatok – nem az okmánymásolatok – továbbítása a MÁK felé. A kérelmezett nyilatkozata szerint továbbá számos más intézménnyel való kapcsolattartás indokolja, hogy igazolni tudja, hogy a számára rendelkezésre álló, és valóságnak megfelelő személyes adatokkal dolgozik. A hozzájáruló nyilatkozatot a felvételi eljárás megindítását követően, de a jogviszony létrejöttét megelőzően kérik, hogy a jogviszony létrejöttéhez szükséges dokumentumokat előkészíthessék. Ha nem jön létre a jogviszony, a nyilatkozat jegyzőkönyvvel igazoltan megsemmisítésre kerül. Így történt ez kérelmező esetén is, amelyről tájékoztatva lett, és a kérelmezett a megsemmisítésről szóló jegyzőkönyvet is megküldte részére. 

Az okmánymásolás tekintetében a NAIH kiemelte, hogy figyelembe kell venni, hogy az adattakarékosság elve  szavatolja, hogy az adatkezelés céljára tekintettel csupán a legszűkebb, indokolt adatkör kezelésére kerüljön sor, tehát nem gyűjthetők olyan személyes adatok, amelyek az adatkezelés céljának elérésére nincsenek hatással. 

A konkrét ügyben a foglalkoztatási jogviszonyokkal összefüggésben kezelhető személyes adatok körét a Kttv. határozza meg, az azonban nem tartalmazza nyilvántartandó adatként a személyazonosító igazolványon található okmányazonosítót, a lakcímet igazoló hatósági igazolványon található okmányazonosítót, és a személyi azonosítót, illetőleg mindezen okmány másolatát. A Kttv. a személyi anyagban tárolandó iratok felsorolása során sem határozza meg az okmányok másolatát. A kérelmezett tehát az okmányok másolásával olyan személyes adatokat és a személyes adatokat tartalmazó okmányokat is másol, amelyek kezelését a Kttv. nem írja elő, ezért a jogviszony létesítéséhez, fenntartásához nem szükségesek. 
A NAIH szerint az jogszerű érdek, hogy a jogviszony létesítéséhez, fenntartásához szükséges személyes adatok hitelességéről meggyőződjön a kérelmezett, azonban ehhez alapvetően az okmány bemutatása felel meg, a másolatok kezeléséhez vizsgálni szükséges, hogy az mennyiben felel meg a célhoz kötött adatkezelés és az adattakarékosság követelményének. 

Másolás helyett: okmányokkal végzett jogszerű többletintézkedés

Az adategyeztetés ellenőrzése érdekében a Hatóság álláspontja szerint – másolás helyett – az okmányokkal végzett jogszerű többletintézkedés lehet például az, ha a kérelmezett személyzeti ügyekkel foglalkozó munkatársa egy nyilatkozat kitöltését kéri az érintettől arról, hogy bemutatta a jogviszony létesítéséhez, fenntartásához szükséges személyes adatait tartalmazó okmányát. Továbbá alkalmazható az ún. „négy szem elve” is, amikor a kérelmezett két, személyzeti ügyekkel foglalkozó munkatársa megtekinti az érintett által bemutatott okmányt és mindketten megerősítik a rögzített személyes adatok pontosságát. 

A Hatóság tehát megállapította, hogy az okmányok teljes másolatának kezelése az adattakarékosság elvét sérti. 

Megállapította továbbá, hogy az okmányok alapján a közszolgálati és munkaügyi nyilvántartásban rögzített személyes adatok kezelésének jogalapja nem az érintett hozzájárulása, mivel azt a Kttv. írja elő, tehát a kérelmezett közérdekű, illetőleg közhatalmi jogosítványának gyakorlása keretében végzett feladata végrehajtásához szükséges. Továbbá a Kttv. a személyes adatok kezelését teszi kötelezővé, nem az okmány másolatának kezelését. 
A NAIH utalt rá, hogy – szűk körben – kizárólag az érintettek hozzájárulása alapján abban az esetben fogadható el másolatok készítése, ha az adatkezelő olyan gyakorlatot alakít ki, amelynek során kizárólag azon személyes adatokról készít másolatot, amelyek kezelésére a foglalkoztatási jogviszonyt szabályozó jogszabály – a konkrét esetben a Kttv. – alapján egyébként jogosult, és addig, amíg az adatok megegyezőségének ellenőrzése megtörtént. 
Ebben az esetben az okmányon található személyes adat lemásolása ugyan adatkezelési művelet, de nem új adatkezelési cél az adatgyűjtés eredeti céljához képest, hanem az eredeti adatkezelési céllal és ahhoz kapcsolódó jogalappal történő adatgyűjtés egy olyan módja, amely egyébként segít az adatok pontosságának biztosításában. Mindez akként valósulhat meg, hogy az okmány másolatán csak az ellenőrizendő, a Kttv. szerinti alapnyilvántartásban tárolandó személyes adatok látszódhatnak, a további, szükségtelen és a Kttv. szerint nem kezelendő személyes adatokat azonban ki kell takarni. 
Az okmányok másolatát az adatok megegyezőségének ellenőrzését követően törölni szükséges.

A jogsértések miatt a Hatóság 200 000 Ft adatvédelmi bírságot szabott ki. 

(Cikkünket teljes terjedelmében a Munkaügyi Tanácsadó márciusi számában olvashatják)