Mire jók a KPI-k egy vállalkozásban?

A KPI-k olyan mutatók, amelyek segítenek betekintést nyújtani a vállalkozás alapvető pénzügyi és működési mutatóiba, amelyeket jól értelmezve hatékonyabbá, eredményesebbé tudjuk tenni cég működését. A KPI-k bármilyen, fontos adaton, adatokon alapulhatnak. Egyes KPI-k abszolút értékek, míg vannak olyanok is, amelyek két, vagy több mutató arányán alapulnak, fontos összefüggéseket tárva fel ezzel. Ilyen lehet például a bevétel és a nyereség aránya, vagy a forgóeszközök és kötelezettségek aránya. 
Nagyon fontos, hogy hosszabb távon a különböző KPI-k adatai mögött álló folyamatok értelmezése általában csak egy korábbi időszakkal összevetve lehetséges. Például elképzelhető, hogy az árukészletre fennálló kötelezettségek értéke magasabb, mint egy évvel ezelőtt. Önmagában ez az adat csak azt jelzi, hogy nőtt a vállalkozás eladósodottsága. Ha viszont az egy évvel ezelőttihez képest nőtt a bruttó profit ill. a bruttó profithányad is, az azt jelzi, hogy nőtt az értékesítés volumene és a vállalkozás jövedelmezősége is. Vagyis ebben az esetben a megnövekedett eladósodottságot jelző KPI nem problémát jelez.
A KPI-knél az időbeli összemérések mellett fontos az iparágban elfogadott, vagy éppen jónak számító értékek ismerete, hogy vállalkozásod teljesítményét kontextusba tudd helyezni a konkurenciához képest. 

Ezért a bevezetést követően érdemes megismerni az adott tevékenységre, iparágra jellemző, ún. benchmark-adatokat. 

A benchmark egy olyan referencia-értéket, viszonyítási alapot jelent, amelynek ismeretében össze tudod magad mérni versenytársaiddal. Ilyen lehet például a selejt-arány: van olyan iparág, ahol a 2-3% az elfogadott érték, van, ahol a 10% sem feltétlen sok. Ilyen mutató lehet például az árbevétel arányos nyereség: van, ahol 4-5% nyereség jónak számít, van, amit 20-25% nyereségelőrejelzés mellett elkezdeni sem érdemes. 

Mi a KPI-k rendeltetése?

A KPI, mint indikátor lehetővé teszi, hogy objektíven tudjuk értékelni a vállalkozásban egy adott terület, egy adott funkció teljesítményét, annak fejlődését, vagy éppen visszaesését, romlását. Ezért jól megválasztott KPI-k használatával adatokra támaszkodó, eredményesebb, több profitot hozó üzleti döntéseket tudunk hozni.
A KPI-k (Key Performance Indicators) rendkívül fontosak a vállalatok számára, hiszen alkalmasak többek között a

• Kitűzött célok mérésére: segítenek a cégeknek megérteni és mérni, hogy a vállalkozás mennyire közelít az előzetesen kitűzött célokhoz. Ezáltal a KPI-k átláthatóvá teszik, hogy a vállalat hol áll a célok eléréséhez vezető úton.
• Teljesítmény értékelésére: a KPI-k lehetővé teszik a vállalatok számára, hogy értékeljék teljesítményüket különböző területeken, legyen az értékesítés, pénzügy, ügyfélszolgálat vagy termelés. Ez segít azonosítani a hatékonysági és teljesítménybeli javítási lehetőségeket. Ezek javítása pedig hozzájárulhat a bevétel növekedéshez, és/vagy a költségek csökkenéséhez, javítva ezzel a vállalkozás profittermelő képességét.
• Átláthatóság és irányítás: a KPI-k átláthatóságot teremtenek a vállalatok számára azáltal, hogy megmutatják a vállalat teljesítményét különböző területeken. Ez segíthet a menedzsmentnek, és az egyes terület vezetőinek abban, hogy időben felismerjék a problémákat, így meg tudják találni azok okát, és szükség esetén időben be tudnak avatkozni.
• Stratégiai döntések támogatása: a KPI-k segítenek a stratégiai döntések meghozatalában, mivel valós idejű adatokat és információkat szolgáltatnak a vállalat teljesítményéről. Ez lehetővé teszi a döntéshozók számára, hogy olyan, a vállalkozás hosszú távú üzleti céljait támogató döntéseket hozzanak, amelyek megalapozottak, és a szükséges adatok ismeretének birtokában születnek.
• Rövid, és hosszú távú célokat szolgáló döntések támogatása: a stratégia a hosszú távú célok elérését jelenti: például ki lehet célként tűzni, hogy a vállalkozás a piacának az „A” szegmensében 3 év alatt az előző éves bázison mérve évente legalább 5%-kal szeretné növelni az árbevételét. Előállhat egy olyan eset, hogy bár a számok jól alakulnak, néhány termék eladása nagyon alulteljesít. Ilyenkor dönteni kell: vagy eladni nagyon nyomott áron, esetleg kivezetni, és leírni, mint eladhatatlan készlet, dead stock. Bár ez rövid távon bevételkiesést, és így veszteséget jelent hosszú távon nem termel feleslegesen beszerzési, és logisztikai költségeket, meg lehet próbálkozni más áruk beszerzésével. Vagyis ennek a termékcsaládnak a kivezetése bár rövid távon veszteséget jelenthet, mégis segítheti a hosszú távú célok elérését. Többek között ezért is érdemes egyes mutatókat akár havonta értékelni.
• Felelősségre vonhatóság: a KPI-k használatával mérhető, pontosan meghatározott teljesítmény fogalmazható meg, amit elvárunk a munkatársaktól, vagy egyes területektől. Ez segít a döntési és felelősségi körök kialakításában, és a munkatársak motiválásában a közös, meghatározott célok elérése érdekében.
• Ideális esetben folyamatos fejlődés: a KPI-k segítenek a vállalatoknak folyamatosan fejlődni és javítani a teljesítményüket azzal, hogy bevezetésükkel gyorsan azonosíthatóvá válnak azok a problémák, vagy területek, ahol beavatkozásra, vagy javításra van szükség.

Összességében a KPI-k rendkívül fontosak, mivel segítenek a vállalatoknak a teljesítményük értékelésében, a célokhoz való igazodásban, és az adatalapú döntéshozatalban, amelyek hatékonyan járulnak hozzá a vállalkozás sikeres működéséhez és fejlődéséhez.

Milyen KPI-k léteznek, mit lehet velük mérni?

Jól definiált KPI-k segítségével a vállalkozásod minden fontos területét le tudod fedni, és így mérni. A teljesség igénye nélkül: vannak a vállalkozás pénzügyi teljesítményét mutató KPI-k, vannak a marketing/sales eredményességét feltáró mutatók. Vannak a vállalkozás pénzügyi, vagy egyéb hatékonyságát jelző mutatók. Használatukkal látható, hogy vállalkozásod mennyire használja eredményesen a pénzügyi, vagy egyéb erőforrásait, menyire van eladósodva, mennyire finanszírozható, milyen a pénzügyi kockázattűrő képessége. Ismét más KPI-k segítségével mérni tudod például a cégedben folyó termelési, gyártási folyamatok hatékonyságát, a selejt arányát, stb.
A KPI-k fő csoportjai a tulajdonosi-befektetői (például bevétel, nyereség, megtérülések), pénzügyi (cash-flow, eladósodottság, likviditási mutatók), operatív (például termelékenység, hatékonyság) vagy stratégiai (például piaci részesedés, ügyfél elégedettségi) mutatók.
Ezt a sort kiegészítjük a legfontosabb Saas mutatókkal. Az Saas (Software as a service) egy egyre népszerűbb, általában előfizetéses bevételi rendszerben nyújtott szoftveres szolgáltatás, ahol van néhány fontos, specifikus mérőszám. Ezek más, hasonló területen is használhatóak, ezért ismertetjük őket. 

KPI-k: mikor, hogyan, és milyet érdemes bevezetni és használni?

A legjobb akár már abban a pillanatban, ahogy a vállalkozás elindul. A gyakorlatban a bevezetéssel érdemes lehet valamennyit várni. Ideális esetben vállalkozásod indítását alapos üzleti tervezés előzi meg. Működő vállalkozás esetén pedig a meglévő üzleti tervet vizsgáljuk felül, és aktualizálod a gazdasági-piaci változásoknak megfelelően. Azaz először minden esetben meg kell határozni, hogy pontosan mi az, amit mérni szeretnénk. A következő lépés annak biztosítása lesz, hogy hozzájussunk a méréshez szükséges adatokhoz.
Mivel más dolgokat a legfontosabb mérni egy induló, és más mutatókat egy érettebb fázisban lévő vállalkozás esetén, ez azt jelenti, hogy a kitűzött KPI-ket időről-időre érdemes felülvizsgálni, ha kell, újakat behozni, a feleslegeseket pedig megszüntetni.
Egy éppen induló, vagy korai, fejlődő fázisban lévő vállalkozás esetén jó, ha tisztában vagyunk azzal, hogy a tervezetthez képest, hogy alakul a bevétel, hogy alakul a havi működési cash-flow, mennyi ideig elegendő a rendelkezésre álló tőke. Fontos látni, hogy a tervezett működési költségek hogy állnak a tervezetthez képest. Van-e közülük olyan, amelyik nagyon alá lett tervezve? Esetleg van-e olyan, amire a tervezettnél kevesebbet kell költeni? 
A pénzügyek felügyelete mellett fontos a marketing, a sales hatékonysága is. A tervezett marketingköltés hozza-e az előzetesen remélt árbevételt? Melyik marketingcsatorna (pl. weboldal, Facebook, Instagram hirdetések) mennyi látogatót hoznak, közülük mennyien vásárolnak később? A megszerzett vásárlók milyen gyakorisággal, alkalmanként mennyiért vásárolnak?

A KPI-k bevezetésénél tapasztalt kritikus pontok

A KPI-k meghatározása

Az első kritikus pont a KPI-k helyes meghatározása. Vannak minden vállalkozásban használható, és vannak speciális KPI-k. Ez utóbbiak a vállalkozás tevékenységétől függenek. Mindkét csoportra igaz, hogy a KPI-ket a vállalkozás életszakaszához, érettségéhez célszerű igazítani. 
Eleinte fontosabbak lehetnek a nyers pénzügyi mutatók - persze később is azok lesznek -, amelyek mutatják a vállalkozás pillanatnyi anyagi helyzetét: főleg a bevételek, költségek alakulását, a cash-flowt. Később jöhetnek a megtérülést vizsgáló mutatók. Egy webáruház esetén pl. eleinte fontosabb az érdeklődők/vevők számának az alakulása, később el lehet kezdeni a visszatérő vevők, vagy a kosárértékek nyomon követését. 

A KPI-k használatának rugalmassága

A KPI-k nincsenek kőbe vésve: a vállalkozással együtt az alkalmazott KPI-ket is érdemes felülvizsgálni, hogy azok minél pontosabban lekövessék a kitűzött stratégiai célokat is. Azokat a KPI-ket, amelyek már nem hordoznak érdemi információkat, döntési szempontból fontos adatokat, célszerű kivezetni.

Az alkalmazott KPI-k száma

Túl kevés KPI használatával nem jutunk hozzá a szükséges információkhoz, míg túl sok KPI felesleges, mert áttekinthetetlen. Csak az az információ ér valamit, amiből olyan adat lesz, amit tudunk használni. Tapasztalatok szerint egy KKV működését vezetői szinten max. 25-30 KPI-vel le lehet fedni. Az egyes részterületeken szükség esetén természetesen több is bevezethető, és fontos az egyes KPI-k mérési időszakainak a helyes, célokhoz igazodó meghatározása is.

A KPI-khez szükséges adatok forrása

Alapvetés, hogy vállalkozásban csak az lesz mérhető, és így összehasonlítható, és fejleszthető, ha láthatóvá teszünk. Azaz kell egy adatforrás. Sok, befektetői-pénzügyi mutató KPI-je kinyerhető a könyvelésből, vagy a számlázóprogramból.

Gyártás vagy kereskedés esetén ideális esetben előbb-utóbb lesz egy készletnyilvántartó rendszerünk is, amit ma már nem nehéz akár számlázóprogrammal, akár könyvelőprogrammal integrálni. 

Marketingtevékenységed adatforrása lehet pl. az általad használt hírlevél szoftver, a Facebook, illetve a Google Analitycs adatai. Ha a vállalkozás nemrég indult, akkor egy ideig néhány jól paraméterezett Excel-táblával elboldogulunk. Ezeket addig érdemes használni, amíg folyamataid ki nem alakulnak. Ha ez megtörtént, akkor érdemes egy jó vállalatirányítási rendszert is bevezetni, vagy egymással megfelelően integrálható szoftvereket használni. Ezek segítségével könnyen létre tudunk hozni egy olyan vezetői „műszerfalat”, ahol látjuk a szükséges KPI-ket.

A Kpi-khez szükséges adatok mennyisége 

Ahhoz, hogy érdemben használható KPI-ket kapjunk, elegendő mennyiségű adatnak kell a rendelkezésünkre állnia. Például a különböző hirdetési csatornákról csatornánként 10-20 érdeklődőre alapozva nem tudunk releváns következtetéseket levonni. 100-200, vagy akár több ezer látogató alapján már igen. 

Ezért, bár az adott KPI, ha fontos, bevezethető, de érdemi információt csak akkor hordoz majd, ha elegendő mennyiségű adat áll mögötte. Mielőtt bármilyen KPI-re alapozva tervezel döntést hozni, erre figyelj oda.