A jól kialakított cafeteria-rendszer előnyei

A cafeteria típusú béren kívüli juttatási rendszerben a munkavállaló – a havi bérén túl – egy külön meghatározott keretösszeget saját belátása szerint "költhet el", azaz maga dönthet arról, hogy keretét mire használja fel.
A gyakorlatban a cafeteria-rendszereket gyakran úgy alakítják ki, hogy a meghatározott cafeteria-keret a juttatások közterheit is tartalmazza. 

A munkáltató költségtervezése szempontjából így közömbös lesz, hogy a dolgozója adómentes, vagy adóköteles juttatást választ, nem kell számítania az esetleges utólag fizetendő adókra, járulékokra. 

Emiatt viszont nagyon fontos, hogy a cafeteria „étlapja” alaposan átgondolt legyen, figyelembe véve a dolgozók összetételét, igényeit. Érdemes megfontolni, hogy egészen más lehet a preferenciája egy 25 éves dolgozónak, mint egy 50 éven felüli kollégának. 

A munkáltató természetesen dönthet úgy is, hogy az általa meghatározott cafeteria keret nem tartalmazza a közterheket, azaz a munkavállaló a megállapított keret összegéig szabadon választhat a munkáltató által meghatározott juttatások közül, az esetleges közterhet pedig a juttatáson felül fizeti meg a kifizető. Ebben az esetben azonban az egyik legfontosabb előny, a tervezhetőség vész el, hiszen a kifizető csak a dolgozó választása után tudja meg, hogy milyen plusz közterheket kell még megfizetnie. 

Fontos, hogy a munkáltató nincs kötve cafeteria-rendszer alkalmazásához. 

Béren kívüli juttatás cafeteria-szabályzat nélkül, egyedileg meghatározott feltételekkel is nyújtható. A cafeteria-rendszer előnye nem a jogszabályi kötelezettségből, hanem abból fakad, hogy egységes, átlátható és tervezhető keretet biztosít a munkavállalók részére adható juttatásokhoz.

A cafeteria-rendszer kialakításának szempontjai

A cafeteria-rendszer összeállításakor a munkáltatók gyakran kizárólag az adózási előnyökre koncentrálnak, pedig egy jól működő rendszer ennél lényegesen többet jelent. A cafeteria valójában a munkáltató javadalmazási politikájának része, amelynek egyszerre kell szolgálnia a munkavállalók elégedettségét, a vállalkozás gazdasági érdekeit és a jogszabályoknak való megfelelést.
A gyakorlatban ezért elsőként azt érdemes meghatározni, hogy a cafeteria milyen célt szolgál a szervezetben. Más szempontok alapján érdemes kialakítani a rendszert egy néhány fős családi vállalkozásnál, mint egy több száz munkavállalót foglalkoztató társaságnál. A munkáltató dönthet úgy, hogy minden munkavállaló számára azonos éves keretet biztosít, de kialakíthat differenciált rendszert is, amely például a munkakörhöz, a munkaviszony hosszához vagy a vezetői szinthez igazodik. Fontos azonban, hogy a különbségtétel minden esetben objektív, előre meghatározott és következetesen alkalmazott szabályokon alapuljon.

Ahogyan korábban már megemlítettem a cafeteria-rendszer összeállításánál célszerű figyelembe venni a dolgozói élethelyzeteket is. Egy pályakezdő munkavállaló számára jellemzően nagyobb értéket jelenthet a lakhatási támogatás vagy a diákhitel törlesztéséhez nyújtott segítség, míg egy kisgyermeket nevelő munkavállaló inkább a bölcsődei vagy óvodai térítési díj megtérítését részesítheti előnyben. Mások számára a SZÉP-kártya vagy az önkéntes pénztári hozzájárulás jelenthet nagyobb vonzerőt. Minél inkább igazodik a választható juttatások köre a munkavállalók tényleges igényeihez, annál nagyobb motivációs értékkel rendelkezik a rendszer.
A gyakorlatban sok munkáltató évente egyszer biztosít választási lehetőséget a dolgozók számára, azonban jogszabály nem írja elő ezt a megoldást. A cafeteria-szabályzat rendelkezhet úgy is, hogy a munkavállaló évente több alkalommal – például félévente vagy negyedévente – módosíthatja választását. Ez különösen akkor lehet indokolt, ha a munkavállalók élethelyzetében év közben jelentős változás következik be.

Érdemes azt is előre meghatározni, hogy mi történik a munkaviszony év közbeni keletkezése vagy megszűnése esetén. A legtöbb munkáltató ilyenkor időarányos cafeteria-keretet állapít meg, de a szabályzat rendelkezhet ettől eltérően is, amennyiben az adott juttatásra vonatkozó adózási és jogszabályi feltételek nem sérülnek.

A jól kialakított cafeteria-rendszer egyik legfontosabb ismérve az egyszerű adminisztráció. Minél bonyolultabb a választható juttatások rendszere, annál nagyobb a hibázás lehetősége, különösen akkor, ha a különböző juttatások eltérő adózási szabályokhoz, éves keretösszegekhez vagy nyilatkozattételi kötelezettségekhez kapcsolódnak. A gyakorlatban ezért célszerű olyan cafeteria-elemeket összeállítani, amelyek valóban népszerűek a munkavállalók körében, ugyanakkor a munkáltató számára is könnyen kezelhetők és ellenőrizhetők.
Végül fontos hangsúlyozni, hogy a cafeteria-rendszer hosszú távon csak akkor működik megfelelően, ha a munkavállalók pontosan ismerik annak szabályait. Ennek érdekében érdemes a cafeteria-szabályzat mellett rövid tájékoztatókat vagy választást segítő útmutatókat is készíteni, amelyek bemutatják az egyes juttatások lényegét, felhasználási lehetőségeit és esetleges korlátait. A tapasztalatok szerint azoknál a munkáltatóknál működik a leghatékonyabban a cafeteria-rendszer, ahol a dolgozók nem csupán választhatnak a juttatások közül, hanem valóban meg is értik azok előnyeit.

Munkavállalói élethelyzetek és a cafeteria-rendszer

A cafeteria-rendszer egyik legnagyobb előnye, hogy lehetőséget biztosít a munkáltató számára arra, hogy az eltérő élethelyzetben lévő munkavállalók eltérő igényeire is megfelelő választ adjon. Míg a munkabér minden munkavállaló számára azonos formában jelenik meg, addig a béren kívüli juttatások valódi értéke nagymértékben függ attól, hogy az adott dolgozó életének mely szakaszában jár.
Éppen ezért a korszerű cafeteria-rendszer kialakításánál ajánlott nem elsősorban az egyes juttatásokat, hanem a munkavállalói igényeket áttekinteni.

Pályakezdő munkavállalók

A fiatal munkavállalók esetében gyakran a lakhatás megoldása jelenti a legnagyobb kihívást. Albérletet fizetnek, vagy első lakásuk megvásárlásához vettek fel hitelt, emellett sokan még hallgatói hitelt is törlesztenek.
Számukra ezért jellemzően a lakhatási támogatás, illetve a diákhitel törlesztéséhez nyújtott támogatás képviseli a legnagyobb értéket, míg egy magas összegű SZÉP-kártya-juttatás sok esetben kevésbé jelent valódi segítséget.

Kisgyermeket nevelő munkavállalók

A kisgyermekes családok kiadásai jelentősen eltérnek más munkavállalókétól.
Ebben az élethelyzetben különösen nagy segítséget jelenthet

• a bölcsődei térítési díj megtérítése, 
• az óvodai szolgáltatások finanszírozása, 
• valamint a SZÉP-kártya, amely a családi kikapcsolódás költségeihez is hozzájárulhat. 

A tapasztalatok szerint ebben a munkavállalói körben a rugalmas cafeteria-rendszer a munkáltató iránti lojalitást is jelentősen növeli.

Középkorú munkavállalók

Ebben az életkorban jellemzően már nem a lakhatás vagy a pályakezdés jelenti a legfontosabb kérdést.
Sokkal nagyobb jelentősége lehet

• a SZÉP-kártyának, 
• az önkéntes pénztári befizetéseknek, 
• a kulturális vagy sportcélú juttatásoknak, 
• illetve azoknak az elemeknek, amelyek a család egészét érintik.

Nyugdíjhoz közel álló munkavállalók

A hosszabb távú pénzügyi biztonság ebben az életszakaszban különösen fontossá válik. Számos munkáltató tapasztalata szerint az idősebb munkavállalók körében jelentősen nagyobb az érdeklődés az önkéntes pénztári konstrukciók iránt, mint a fiatalabb korosztály esetében. Emellett továbbra is népszerűek azok a juttatások, amelyek közvetlenül javítják az életminőséget, például a SZÉP-kártya vagy a kulturális szolgáltatások igénybevételét lehetővé tevő támogatások.