Hitek és tévhitek a videókonferenciák körül

A videokonferenciák berobbantak életünkbe, és huzamosabb ideig itt is maradnak. A brit Hosting vállalat felmérése szerint a home office-ban dolgozók közel fele (47 százaléka) napi egy-két videóhívásban vesz részt, és 5,8 százalékuknak kell 5 vagy több videohívásnál jelen lenniük.
A hívások mennyiségétől függetlenül azt érezzük, hogy videokonferenciás napokon sokkal jobban kifáradunk, mint egy aktív munkával töltött időszakban. A jelenség sokakat érint, okait egy amerikai pszichológus, Jeremy N. Bailenson meg is találta. Nonverbal Overload: Theoretical Argument for the Causes of Zoom Fatigue című tanulmányában jellemzően a Zoom okozta fáradtság okait írta le a szakember. 

Egymás szemébe bámulunk közelről

Könnyen beláthatóan természetellenes, amikor több résztvevő arcát és tekintetét kell követnünk közelről, akár fél órán vagy egy órán keresztül. A pszichológus szerint az emberek a kikényszerített közelséget nem szeretik: például, mikor egy liftben túl közel kényszerülünk idegenekhez, akkor már nem is nézünk egymás szemébe, hanem a telefont vagy a földet bámuljuk a rövid utazás alatt.
A videokonferencia-hívások alatt a közeli kapcsolataink számára fenntartott viselkedés – hosszasan, közvetlenül nézünk egymás szemébe és az arcok közel vannak hozzánk – a megszokott kapcsolattartási forma lett kollégáinkkal, alkalmi ismerőseinkkel, néha teljes idegenekkel is. Egy normális, a valós világban történő megbeszélésen a távolság nagyobb az emberek között. Nem néz mindenki egyszerre a beszélőre, sokan jegyzetelnek, mások a kivetítőn a prezentációt nézik, és vannak olyanok is, akik csak egyszerűen álmodoznak.

A videokonferencia megoldásoknál azonban a résztvevők a szemeink előtt vannak, közel hozzánk, néha órákon át. Ez rendkívül természetellenes és nagyon megterheli az emberi szervezetet. Egyik lehetséges megoldás, ha az emberek távolabb ülnek a kamerától, miközben magyaráznak és gesztikulálnak, nemcsak az arcuk, hanem egész testük látszik. Kövessük kisebb kijelzőn az eseményeket, vagy a számítógépen mellőzzük a teljes képernyős módot, a kisebb arcok kevésbé terhelnek meg.

Megnő a kognitív terhelés

A szemtől-szembeni találkozókon a nonverbális kommunikáció természetesen és különösebb erőfeszítés nélkül folyik, a legtöbb esetben nem is használjuk tudatosan a testbeszéd eszközeit. A videókonferencián a testbeszéd jeleit nehéz fogni, értelmezni, gyakran kell kompenzálni vagy tudatosan használni egy-egy gesztust. A felhasználóknak sokkal keményebben kell dolgozni azért, hogy a többiek megértsék és fogadják a jeleket, ami szintén rendkívül fárasztó. Például túlzottan figyelünk arra, hogy a kamera középpontjában legyünk, túlzottan bólogatunk, amikor egyetértünk vagy várnunk kell pár másodpercet, míg megérkeznek az egyetértés jelei.
Egy lehetséges megoldás, ha nem használjuk a videokamerát, és csupán hangunkkal vagyunk jelen a megbeszélésen. Az igazság az, hogy a videókonferencia megoldásokat nem a gyakori és intenzív megbeszélésekre találták ki.

Egész nap egy tükörbe nézünk

Képzeljük el, ha a valóságos irodában, 8 órán keresztül, mindenhová követne valaki egy tükörrel, és minden egyes beszélgetéskor, feladatkor meggyőződne róla, hogy rendesen látjuk magunkat benne. Eléggé furcsának hangzik, de egy videokonferencia-megbeszélésen ez történik. Alapból látjuk a saját kameránk által közvetített képet, saját arcunkba bámulunk órákon át. Az állandó tükörbenézésnek is megvan a maga következménye: az ember szociálisabban viselkedik, ám ez az állandó önértékelés rendkívül stresszes. A megoldás az lehet, hogy kapcsoljuk ki a kamerát, vagy azoknál a megoldásoknál, ahol lehet, állítsuk be, hogy saját kameraképünket ne láthassuk.

Csökken a mozgásterünk

A videokonferencia egy szűk területre korlátozza mozgásterünket. Mindig közel ülünk a kamerához, annak érdekében, hogy beszélgetőtársaink jól lássanak a képernyőn. Sok esetben jegyzetelnünk is kell az értekezleten, ami azt jelenti, hogy a számítógép billentyűzetének közelében vagyunk. Egy normális értekezleten felállunk, mozgolódunk, nézelődünk. A videóhívás alatt ülünk és meredten bámulunk egy képernyőre, arra vigyázva, hogy minél kevesebbet zavarjuk mozgásunkkal a beszélgetést.

A mozgásteret kibővíteni virtuálisan nem lehet. Viszont meg lehet vizsgálni, hogy mindenképp szükség van-e a videós egyeztetésre az adott területen? Nem lehet mindezt kiváltani üzenetváltással, emaillel vagy telefonhívással? A hosszabb telefonhívás alatt is tudunk egymásra figyelni, de közben sétálhatunk a házban vagy a kertben, netán elrendezhetünk egy polcot. Kevésbe terhel meg kognitívan a beszélgetés, ha mozgással levezethetjük a feszültséget.

A videókonferencia jó oldalai 

Ahogy minden technológiának, ennek is vannak a jó és rossz oldalai, amint megtanuljuk a saját előnyünkre kihasználni ezeket, meglátjuk, sokkal jobban tudunk dolgozni a velünk hosszabb ideig maradó hibrid irodában is.

Egy videokonferencia például kiváló lehetőséget ad arra, hogy sokkal jobban megismerjük kollégáink véleményét egy-egy dologról, hiszen könnyen meg tudjuk szavaztatni őket, az eredmények meg a szemünk láttára alakulnak. Az online véleménynyilvánítás – főként, ha névtelen – sokkal gyorsabb eredményekkel kecsegtet, mint a hagyományos kutatások.

A nyilvánvaló utazási idő megtakarítása mellett az offline lévő fizikai irodák mértékét és mennyiségét tudjuk csökkenteni, ezzel komoly költségmegtakarítást érve el. A környezeti terhelés csökkenése is az előnyök között szerepel. A virtuális megbeszélések mellett szól továbbá az az érv is, hogy a közös gondolkodás sokkal jobban megszervezhető és levezényelhető. 

(Cikkünket teljes terjedelmében a KKV Tanácsadó augusztusi számában olvashatják)