Telefonköltség elszámolása egyesületben

Kiindulási pont az egyesület és a magánszemély közötti jogviszony, illetve az, hogy milyen alapon fizeti ki az egyesület a magánszemély telefonköltségét, vagyis mi indokolja a magánszemély telefonköltségének a kifizetését. 

Elsőre azt az esetkört érdemes áttekinteni, amikor a magánszemély nem tagja az egyesületnek „csak” valamilyen szerződéses jogviszonyban (pl. megbízási jogviszonyban) van a magánszemély az egyesülettel.

Amennyiben a magánszemély valamilyen külsős jogviszonyban áll az egyesülettel, akkor a magánszemély oldalán felmerülő költségeket a magánszemélynek kell elszámolnia. 

Ez lehetséges pl. a megbízási szerződés esetén a költségelszámolással, amennyiben a felek közötti szerződés ezt indokolja, továbbá akkor, ha a magánszemély is a költségek (számlákkal történő) elszámolását kezdeményezte, és ezt szerződésben is rögzítették.

Megjegyzendő, hogy egy megbízási vagy vállalkozói szerződés eseteiben a telefonszámlát nem szokták elszámolni. Amennyiben ez valamilyen okból a megállapodáshoz köthetően mégis indokolt lenne az elszámolás, akkor a magánszemély csak a híváslista alapján járhat el, annak bizonyításával, hogy a kimutatott telefonköltségek a megegyezés alapján lettek kigyűjtve. 
A költségelszámoláshoz pedig csatolni kell a hívás listát, mint alapbizonylatot.

Amennyiben viszont a magánszemély és az egyesület között nem lenne jogviszony és a magánszemély nem térítené meg a telefonszámla összegét az egyesületnek, azaz az egyesület fizetné ki a magánszemély nevére szóló számlát, akkor a meg nem térített összeg, egyes meghatározott juttatásként lenne adóköteles, vagyis a juttatás értékének 1,18 szorosa után 15 százalék Szja, valamint 13 százalék szociális hozzájárulás adó fizetési kötelezettség keletkezik a kifizető oldalán. 

A telefon használatát (akár céges, akár magántulajdonú) célszerű egy belső szabályzatban is rögzíteni.