Raktári készletnyilvántartás – rend a lelke mindennek
Olvasási idő:
A tiszta, rendezett raktár és a precíz nyilvántartás fél siker. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy minden raktári be-, át- vagy kimozgatást ugyanilyen irányú mozgásnak kell követnie a készletnyilvántartásban is. Írásunk a raktári készletnyilvántartás mögött meghúzódó alapfilozófiát foglalja össze.
A raktározás alapvető funkciója, hogy a tárolt termékek ugyanolyan mennyiségben és minőségben hagyják el a raktárt, mint ahogyan oda bekerültek. A készletek fizikai mozgását azok gépi (könyvelési) mozgásának kell kísérnie. Így biztosítható az, hogy mindig precíz kimutatásunk legyen a tárolt termékek mennyiségéről. Bérraktározás esetén a logisztikai szolgáltató vállalat felelősségének ez az alapja, de saját javak tárolása esetén is elsődleges elvárás a raktárral szemben a mindenkori pontos készlet ismerete.
A készletnyilvántartások célja kettős. Az első természetesen az, hogy mindig tudjuk, melyik termékből mennyi van és azok hol találhatóak a raktárban.
A második cél elsősorban a logisztikai szolgáltató vállalatok, valamint azon tárolást végző cégek számára fontos, amelyek részben vagy egészben a raktározáshoz kapcsolódó szolgáltatások (betárolás, áttárolás, tárolás, kitárolás, leltározás, egységrakomány-képzés) értékesítéséből szerzik bevételüket. Ebben az esetben a készletnyilvántartás segít az elvégzett raktárlogisztikai szolgáltatások tételes kimutatásában, amely a teljesítésigazolás, és így a számlamelléklet alapja.
A készletek nyilvántartása során számos adat kerül összegyűjtésre a termékekkel, azok mozgásaival, valamint a tárhelyeikkel kapcsolatban. Az adatgyűjtés módja függ a raktári technológia fejlettségétől. A kézi adatgyűjtés (azonosítók felírása, majd azok számítógépbe rögzítése) lassabb, és nagyobb a hibázás lehetősége is. Vonalkódos azonosítás esetén a termék csomagolásán lévő 1D (lineáris) vagy 2D (jellemzően QR) kódokat gyűjtik vonalkódolvasó egységek segítségével. Az RFID technológia alkalmazása során az adatokat a rakaton vagy a terméken lévő RFID címkék (tag-ek) tartalmazzák, a kiolvasásuk pedig automatikusan történik a rakományok egy speciális kapun történő átmozgatásával.
A készletnyilvántartásokkal kapcsolatban megállapítható – legyenek azok akár kockás füzetben, Excel táblázatban vagy egy modern raktári szoftverben kezelve –, hogy a háttérben lévő működési és rendszerezési elv mindegyik esetben megegyezik. Egy termékhez célszerű minél több adatot összegyűjteni. Ezek lehetnek különféle azonosítók (egyedi azonosító, sarzs szám, tételazonosító), gyártási idő, minőségmegőrzési idő. A részletesebb adatbázis segítségével mélyebb struktúrájú kimutatások és riportok készíthetőek. Ennek nagy jelentősége van továbbá akkor is, amikor valamilyen speciális raktározási elvet kell követni (például FEFO elv – lejárati idő szerinti készletezés), hiszen a termék cikkszáma mellé gyűjtött minőségmegőrzési idő lesz a kitárolást megelőző legfontosabb adatigény. A készletnyilvántartó rendszerek közös alapfilozófiája, hogy valós időben követik a termékek fizikai mozgásait úgy, hogy a termékhez a lehető legtöbb információt kapcsolják. Ez az elv nem csak a napi működés során fontos, hanem probléma esetén (például termékvisszahívás) is ez az alapja a kialakult (vész)helyzet megnyugtató rendezésének. A korszerű raktárkezelő informatikai rendszerekben külön modul található, amely segítségével a készletekre vonatkozóan egyedi lekérdezések, speciális riportok készíthetőek, hasonlóan az Excel táblázatkezelő rendszer kimutatás varázsló funkciójához. Így válik az adatból információ, amely a raktár gyors és hatékony működéséhez elengedhetetlen.
Az évente egy vagy több alkalommal végzett leltározás is jellemzően a készletnyilvántartáson alapul.
A leltározott tételeket a raktári számítógépen lévő készlettel vetik össze, majd a szükséges korrekciót követően kialakított új készlet lesz az alapja a további raktárlogisztikai tevékenységeknek, illetve a raktározást végző vállalat leltárfelelősségének.
Összességében megállapítható, hogy egy tiszta, rendezett raktár fél siker. A sikeres működés másik fontos tényezője a pontos gépi készlet. A tárolt termékek, anyagok megfelelő raktári mozgatása lehetetlen a készletek precíz nyilvántartása nélkül. Egy jó targoncás csak egy jó raktári adminisztrátor támogatásával tud hibátlan munkát végezni. A nyilvántartás történhet egyszerűbb módon vagy egy modern logisztikai szoftver alkalmazásával, nagyon fontos azonban az adatok valós idejű, részletes és pontos felvitele. A napi raktári munkát, valamint a havi elszámolásokat szolgáló riportok pedig ezekből állíthatóak elő, amelyek a hatékony logisztikai folyamatok alapjait képezik.
