Pénzkezelési szabályzat egyszemélyes kft. esetén
Olvasási idő: 3 perc
Egyszemélyes Kft., munkavállaló, alkalmazott nélkül, működik, ahol valamennyi felmerülő feladatot az egyszemélyes tulajdonos, mint ügyvezető, végez: ide tartozik a pénztár kezelése is. Hogyan érdemes a pénzkezelési szabályzatban megfogalmazni az alábbi feladatokat: pénztár utalványozási funkciót, pénztár ellenőrzési funkciót. Mit tehetünk az összeférhetetlenség kérdésével?
A pénzkezelési szabályzat egyes feladatainak megfogalmazását a következőképpen ajánljuk:
Utalványozási funkció
Általános szabály szerint a kifizetésekhez utalványozás szükséges (azaz valaki engedélyezi a kifizetést). Egyszemélyes Kft.-nél rögzíthető, hogy az utalványozási jogot az ügyvezető, mint egyben a társaság képviselője gyakorolja. Célszerű a szabályzatban leírni, hogy minden kifizetés írásban dokumentált utalványozás alapján történik, amit az ügyvezető aláírásával lát el.
Ellenőrzési funkció
A szabályzatban elő kell írni, hogy a pénztár kezelésének és ellenőrzésének a felelőssége szétválasztandó, de egyszemélyes társaságnál ez nem megoldható.
Erre a helyzetre célszerű rögzíteni, hogy a pénztár ellenőrzését:
- vagy az ügyvezető személyesen végzi (mivel nincs más),
- vagy külső könyvelő/könyvvizsgáló/megbízott szakértő időszakonként (pl. negyedévente) ellenőrzi a pénztárjelentéseket és a pénzkészletet.
Így a formális ellenőrzés biztosítható, még ha a napi szintű kontroll nem is szétválasztható.
Összeférhetetlenség kezelése
Az összeférhetetlenséget a szabályzatban elvi szinten rögzíteni kell: pl. „A pénztár utalványozási, kifizetési és ellenőrzési funkciókat külön személyeknek kell ellátni.”
Ezután célszerű külön bekezdésben jelezni, hogy:
- „Társaságunk egyszemélyes jellegére tekintettel a fenti funkciók egy személyben, az ügyvezető által kerülnek ellátásra.”
- „A belső kontrollok erősítése érdekében a pénztár ellenőrzése évente legalább egyszer külső könyvelő/könyvvizsgáló által megtörténik.”
Gyakorlati mintamegfogalmazás
A pénzkezelési szabályzatba mindezt például így lehet beleírni:
„Az utalványozási, kifizetési és ellenőrzési feladatok elvileg elkülönítetten végzendők. Társaságunk egyszemélyes jellegére tekintettel a pénztár utalványozási és ellenőrzési funkcióját az ügyvezető gyakorolja. A pénzkezelési műveletekről minden esetben pénztárbizonylat készül, amelyet az ügyvezető aláír. A pénztár ellenőrzése évente egy alkalommal a könyvelő által megtörténik, az ellenőrzésről jegyzőkönyv készül.”
Ezzel a megoldással formálisan megfelelünk a törvényi elvárásnak, és egyértelműen kezelve van az összeférhetetlenségi kérdés is.
