Online szobatükör: 2020-tól mindenkinek kötelező

A csatlakozás kötelező, azt jogszabály írja elő, vagyis mindenképp gondoskodni kell a megfelelő kapcsolat kiépítéséről, melynek költségei az adott egységet terhelik. Ez alól egyedül a 8 szobás, legfeljebb 16 férőhellyel rendelkező, úgynevezett üzleti célú egyéb szálláshelyek képeznek kivételt, melyek számára a Magyar Turisztikai Ügynökség (MTÜ) térítésmentesen biztosítja az adatszolgáltatást lehetővé tevő szoftvert. Ennek használata természetesen szintén kötelező.
Nem árt tehát átgondolni, hogy mit lehet tenni annak érdekében, hogy ne csak a költségek növekedjenek, hanem a jövedelmezőség is javuljon. Néhány kérdést mindenképp célszerű megvizsgálni a döntés előtt.

 

Ez nem más, mint a saját egységünk által használt eszközök – integrált szállodai, ügyviteli szoftver (PMS), honlapunkba épített foglalómotor, Channel manager, Revenue management rendszer, CRM, stb. – egyfajta átvilágítása adott szempontok alapján. Fontos az egyértelmű és a lehető legegyszerűbb válasz, ezért az átvilágítás során igen-nem, van-nincs válaszokra törekedjünk. Cél az, hogy egy helyen lássuk a beazonosított problémákat. A beazonosítást követően már jóval könnyebb általában a probléma kezelésére koncentrálni és számba venni, hogy annak megoldása igényel-e emberi beavatkozást, mennyi időt kell rászánni, netán valamilyen beszerzéssel jár, vagy egyszerűbb egy újításban, alapvető változtatásokban gondolkodni.
A kis üzemméretű szálláshelyek Magyarországon jellemzően legfeljebb a saját honlapjukba épített foglalómotorral rendelkeznek, egy részük – kutatások szerint mintegy 8% – használ valamilyen szálláskiadást támogató rendszert, mint például a SabeeApp, HostWare, Felxys programot. Általában ezt azzal magyarázzák a tulajdonosok, hogy kapacitásuk átlátható, bármilyen rendszer alkalmazása csak bonyolultabbá és időigényesebbé tenné a munkát. Ez az érem egyik oldala, ami mellé oda kell állítani azt a választ, hogy jelenleg mekkora kihasználtsággal üzemelnek és van-e arról tudomása, hogy mekkora árbevételtől esik el a professzionális értékesítési megoldások alkalmazása hiányában.
A jó döntéshez persze azzal is tisztában kell lenni, hogy milyen jó tulajdonságokkal, előnyökkel rendelkezik a jelenleg használt rendszerünk, eszközünk. Ha ezeket és a problémákat egymás mellett látjuk, jóval könnyebb a döntés előtt mérlegelni, nem is beszélve a változásokat mindig fenntartással fogadó munkatársak meggyőzéséről.
A feltett kérdés megválaszolása során fontos, hogy megfelelő nézőpontból vizsgáljuk a vizsgált szoftvereket, honlapunkat, használt alkalmazásokat. Ez a nézőpont a felhasználó szemszöge, vagyis az értékesítéssel és vendégfogadással foglalkozó kollegáké, s nem utolsósorban a rendszerekből saját döntéseiket megalapozni kívánó vezetőké. Elvben minden szoftvergyártó arra törekszik, hogy az ismert menedzsment folyamatokat támogató rendszereket dobjon piacra, mégis azt látjuk, hogy vannak egyszerűbb és bonyolultabb logikát követő megoldások.
A felhasználónak olyan szempontok fontosak, mint a rugalmasság, gyorsaság, átláthatóság, legyen felhasználóbarát, ami a mi értelmezésünkben azt jelenti, hogy a lehető legkevesebb helyen adjon lehetőséget emberi tévedésre.
A problémák beazonosítása után már jóval könnyebb megtalálni a piacon azt a megoldást, melyek teljes mértékben orvosolni tudják azokat.

 

A kérdés általánosságban történő megválaszolása annyi, mintha nem válaszoltuk volna meg. Nemleges választ jó értékesítő nem ad, ha meg csak igennel válaszolunk, nem jutunk el a pontosan ránk szabott megoldáshoz.
A kiindulási pont a jól körülhatárolható, konkrét piaci szegmensek és a célcsoportok meghatározása. Ideális esetben ezek beállításra kerülnek a foglalás folyamán, megnyitva a lehetőséget a célzott marketing tevékenység előtt. A tapasztalatok azt mutatják, hogy ott működik jól, ahol nem csak a marketingtervben rögzítik a szegmentálás eredményét, hanem felelőse is van, aki nem csak ellenőrzi, hanem be is tanítja az érintett munkatársakat.
A piaci lehetőségek kihasználása szempontjából meghatározó a foglalások számán túl az egyes szegmensekhez tartozó vendégek elégedettségének és a piaci szegmensek, a célcsoportjaink teljesítményének vizsgálata. Ennek megállapításához szükség van arra, hogy külön-külön ki tudjuk mutatni a tőlük származó árbevételeket és azok arányát az összes bevételen belül. Ezen adatok nélkül nehéz megállapítani az adott pillanatban érvényesíthető legmagasabb árat, vagyis szoros az összefüggés a jövedelmezőséggel.
Ismét felmerül a kérdés, hogy a kisebb üzemméret esetén van-e relevanciája ennek a kérdésnek, hiszen azt is mondhatná valaki, hogy bár nem tud minden piaci lehetőséget kihasználni, de többe kerülne a fejlesztés, mint amennyi árbevétel keletkezne annak nyomán. A tapasztalatok azt mutatják, hogy ez a szegmens a legkevésbé tudatos az értékesítésben és már önmagában a tudatosan átgondolt piacfejlesztés – marketing – is gyors eredményeket hoz. Az eldöntendő kérdés itt nem is a fejleszteni, vagy nem fejleszteni dilemmája, hanem az, hogy szüksége van-e a vállalkozásnak magasabb árbevételre. A fejlesztés ennek csak az egyik eszköze.
Az említett területek mindegyikén óriási segítség a digitalizáció. Az átvilágítást azért célszerű megtenni, mert pillanatok alatt kiderül, hogy hol és mekkora problémát jelent, ha nem tiszta képet látunk szálláshelyünk piaci helyzetéről, hanem csak sejtjük azt.

 

Ha az előző kérdést megválaszolva már világos, hogy milyen piacokra összpontosítunk, a következő lépésünk a kijelölt célpiacokon a célcsoportjaink által preferált csatornák összekötése a szálláshelyünkkel. Nem kérdés, hogy szükség lenne az általuk használt összes létező kommunikációs és értékesítési csatorna pontos ismeretére. Ez ugyanakkor komoly Smarketing – a Sales és a Marketing integrált folyamatára vonatkozó – tudást feltételez, amivel nem könnyű lépést tartani a napi üzemeltetés gondjai közepette.
Mielőtt bárki azt mondaná, hogy ezzel felesleges foglalkozni, mert a vendégek csak A, B és C csatornán keresztül érkeznek hozzá, gondoljunk arra, hogy ez csak és kizárólag a jelenlegi vendégkörre érvényes. Kérdés, tudják-e az így vélekedők, hogy hány foglalása maradt el azért, mert nem találkozott vele a potenciális vendég. Igaz, hogy nem könnyű meghatározni az új csatornákban rejlő piac potenciált, de tesztelés nélkül nem is kapunk rá választ.
Vegyünk például egy olyan szálláshelyet, melynek célpiacai között Csehország is szerepel, mivel egyre nagyobb érdeklődést tapasztal a cseh, kisgyerekes családok körében, akik eddig a legnagyobb OTA-n, a booking.com-on keresztül érkeztek. A kérdést úgy kell feltenni, hogy van-e további cseh piacon működő foglalási rendszer, amihez kapcsolatot tudna biztosítani az új fejlesztés. Lehet, hogy még soha nem hallottunk róla, de ezt könnyű pótolni. Ebben az esetben tehát nem a korábbi, már működő csatornák automatizálása történik csak meg, hanem újabb lehetőség becsatornázásáról van szó, ami várhatóan többletbevételt is biztosít a jövőben.

 

Általános vélekedés, hogy az IT-fejlődés munkahelyek megszűnéséhez vezet, különösen a mesterséges intelligencia alkalmazásával szemben fogalmazódnak meg ehhez hasonló aggodalmak. Mint sok más esetben is, itt sincs „one-size-fits-all” megoldás, viszont érdemes megvizsgálni itt is néhány kérdést.
Az értékesítés és a vendégfogadás terén dolgozó munkatársak munkaidőtükre pontosan mutatja, hogy mennyi időt fordítanak az egyes munkafolyamatokra. Ha ehhez hozzárendeljük az azokat jelentősen lerövidítő, vagy kiváltó IT-eszközöket, ismét egymás mellett látjuk, hogy mekkora időmegtakarítást jelent a fejlesztés, feleslegessé válnak-e munkatársak, vagy épp a hiányzó munkaerőt sikerül így pótolni.
Legalább ilyen fontos annak meghatározása, hogy szükség van-e a fejlesztések nyomán bekerülő eszközök miatt a munkatársak betanítására, ha igen az mennyi időt vesz igénybe, mennyi költséggel jár, vagy épp a fejlesztéseknek köszönhetően csökken az elvégzendő munkafolyamatok száma, az így felszabaduló munkaerő más munkakörbe átirányítható-e és szükség van-e átképzésre.