Munkaköri leírás – miért nem szeretjük?

A munkaköri leírás, mint alapdokumentum

A munkaköri leírásnak sokszor sem a munkaadó, sem pedig a munkavállaló nem látja igazán értelmét, csak plusz adminisztrációs feladatként, egy „újabb papírként” definiálják. A valóságban azonban nagy jelentősége van a minőségi foglalkoztatás szempontjából, hiszen a munkaköri leírás nem léte törvénytelen, illetőleg vitás kérdések eldöntésében a munkaügyi bíróságok minden esetben bekérik ezt a dokumentumot.

A munkaköri leírás a munkaszerződés elválaszthatatlan kiegészítője, egy olyan dokumentum, amelyet a jogszabályi előírás értelmében a szerződés aláírásától számított 15 napon belül kell átadni a munkavállalónak, papír alapon. 

Nagyon fontos, hogy a munkaviszony létrejöttéhez szükséges munkaszerződésben lévő munkakör és a munkaköri leírás mindig ugyanarra a munkakörre vonatkozzon. A munkaköri leírás minimum 2 példányban készül. Az egyik a személyi anyagban kerül lefűzésre, illetőleg e-dokumentumként kerül tárolásra a megfelelő szerveren, a másik pedig a munkavállalónál marad.

A törvény szerint csak a munkakörben meghatározott feladatok elvégzésére lehet a munkavállalót utasítani, az abban foglaltak a dolgozóra nézve is kötelezőek. Ha azonban olyan feladatokat adunk a valóságban kollégáinknak, amelyek a megszabott kereteken egyértelműen túlmutatnak, illetőleg számára aránytalanul nagy terhet rónak, illetőleg számára sérelmesek lehetnek, úgy munkavállalónk mondhat erre nemet is, s a jog a védelmébe fogja venni. Ennek elég tágak, és sokszor szubjektívek a határai, mindazonáltal azt javaslom, hogy legyünk körültekintőek, mindig nagyon pontosak és konkrétak eme dokumentum készítésénél is.

Fontos, hogy míg a szerződés csak közös megegyezéssel változtatható meg, addig a munkaköri leírást a munkaadó bármikor egyoldalúan módosíthatja. Ha módosul a munkakör, módosul a leírás is. Lehet újat írni, illetve a korábbit módosítani. Természetesen szükséges ilyenkor a megfelelő aláírásokkal és dátummal ellátni. A munkaköri leírás módosítását a munkaadó és a munkavállaló egyaránt kezdeményezheti.

A munkakörök kialakítása, elnevezése

Egy vállalkozás fejlődésével egyre több munkakörünk lesz. Ha nincs egy külföldről átvett szervezeti felépítésünk vagy máshonnan vett mintánk, akkor többször úgy kezdődik a folyamat, hogy a kollégák le vannak terhelve és le szeretnének adni feladatokat, illetőleg egy teljesen új terület bevezetésére kerül sor a vállalati folyamatelemzések során, ami újabb munkakörök kialakítását eredményezi.
A munkakörök kialakítását munkakörelemzéssel végezzük. A munkakörelemzés a munkakörök tanulmányozásából, az azokra vonatkozó adatok gyűjtéséből, valamint a munkakörök leírásához és követelményeinek meghatározásához szükséges véleményalkotásból álló, rendszerezett folyamat.
A munkakörelemzés olyan emberi erőforrásmenedzsment módszer, amely lehetővé teszi, hogy a szervezet munkaköreiről irányítottan gyűjtsük össze és rendszerezzük az információkat további menedzsment célokra történő felhasználás érdekében: a munkakör célja, feladat, felelősség, szükséges problémamegoldás, kapcsolódó hatáskör, kapcsolatrendszer, a munkakör ellátásához szükséges kompetenciák meghatározása.
A munkakörelemzést számos területen felhasználhatjuk: toborzás-kiválasztás, teljesítményértékelés, motiváció- és karriermanagement, munkavállalói kapcsolatok, munkajog.

A munkakörelemzés során vizsgált tényezők: 
- szervezeti egység, azok jellemzői;
- jellemző feladatok, résztevékenységek, azok gyakorisága és nehézségi foka: szakmai és vezetői feladatok egyaránt;
- szakmai és vezetői személyiségjegyek, kompetenciák;
- mennyiségi és minőségi teljesítményelvárások;
- fizikai és pszichés terhelések;
- használt berendezések, az azokhoz szükséges képesítés és felelősség;
- felelősségi körök;
- döntéselőkészítési és döntési jogkörök;
- kapcsolatok szervezeten belül és kívül;
- munkakörülmények;
- jogszabályi tudást és alkalmazást igénylő területek és feladatok.

A munkakörelemzést végezhetjük kérdőíves és interjú módszerrel, munkanap-felvétellel, önfelméréssel, illetve más cégeknél végzett benchmark tevékenységgel is.

Miután elemeztük és összegyűjtöttük, hogy pontosan mik azok a feladatok, amiket munkatársunknak el kell látnia, fontos, hogy megfelelően elnevezzük a munkakört. 
Ezen a területen sincsenek evidenciák. Egy recepciós vagy egy beszerzői munkakör minden egyes cégnél mást jelent. Van olyan eset, ahol pusztán a nyelvtudás miatt mérnöki elnevezést adnak egy olyan munkakörnek, ami feladataiban és felelősségében inkább egy technikusinak felel meg. Maga ez a tény nem csak a toborzást és kiválasztást nehezíti meg, de az elégedettségi szint növekedését is gátolja mind a vezetőben, mind pedig a munkavállalóban.

Belső és külső toborzás-kiválasztásnál, ösztönzésmenedzsment és karriermenedzsment folyamatoknál kiemelten fontos, hogy mindenki tudja, hogy pontosan milyen feladatok tartoznak egy adott munkakörhöz. Minél egyértelműbben és hatékonyabban kommunikáljuk ezt, illetőleg mindkét oldalon feltesszük a szükséges kérdéseket, annál biztosabb eredményre jutunk.
Hibás feltevés az, hogy a munkaköri leírás elkészítése a HR feladata. Tud ebben segíteni, illetve különböző cégektől adatokat szerezni, azonban mindig (vagy legalábbis ideális esetben) a közvetlen felettes az, aki meg tudja mondani, hogy mi a munkatárs feladata. Kérheti ebben a már meglévő kolléga segítségét, hiszen ő az, aki a feladatot elvégzi. Ez egy közös munka, amit időről időre felül kell vizsgálni, és nemcsak a közelgő audit szempontjából.

Mit tartalmazzon a munkaköri leírás?

A munkaköri leírásnak nincs jogszabály által meghatározott kötelező tartalma, vannak azonban kötelező elemei. 

Ld. még cikkünk mellékletét!