A munkaidő nyilvántartás alapszabályai

Amikor a munkáltató kialakítja irattári, nyilvántartási rendszereit, akkor azokat a folyamatokat, állapotokat kell meghatároznia, amelyek valamely jogszabályban meghatározott kötelezettség teljesítését szolgálják, vagy a vállalkozás, mint szervezet saját céljaira gyűjtött információkat tartalmazzák.
A tárgykörben elsősorban az Munka Törvénykönyvében, az alkalmi foglalkoztatásra vonatkozó törvényben, valamint a fuvarozó szakmában az adatrögzítő lapok nyilvántartására, kezelésére, őrzésére vonatkozó előírások kerülnek ellenőrzésre. Az egyéb munkáltatói nyilvántartásokra külön jogszabályok vonatkoznak, így pl. az egészségbiztosítással, nyugdíjbiztosítással kapcsolatos adatok. A magán és közhiteles nyilvántartások szabályozási rendjét az iratkezelés biztosítja, amelyet ezért önálló utasításba, szabályzatba, szükséges foglalni.

Az Mt. 134.§ rendelkezik a munka és pihenőidő kötelezően előírt nyilvántartásáról mely szerint,
(1) A munkáltató köteles nyilvántartani
a) a rendes és a rendkívüli munkaidő,
b) a készenlét,
c) a szabadság tartamát.
(2) A nyilvántartásból naprakészen megállapíthatónak kell lennie a teljesített rendes és rendkívüli munkaidő, valamint a készenlét kezdő és befejező időpontjának is. 

A rendes és a rendkívüli munkaidő nyilvántartása az írásban közölt munkaidő-beosztás hónap végén történő igazolásával és a változás naprakész feltüntetésével is vezethető.

Kötetlen munkarend esetén a munkáltatónak nem kell nyilvántartania a rendes és a rendkívüli munkaidőt.

A munkaügyi nyilvántartásra vonatkozó legfontosabb ismérvek, az alábbiak:

• a nyilvántartásból megállapítható legyen naptári naponként vagy egybefüggő 24 óránként a beosztott, valamint a teljesített rendes és rendkívüli munka, az ügyelet, a készenlét kezdő és befejező időpontja.
• a nyilvántartásra formakényszer nincs, az a munkáltató döntésétől függ.
• a valóságnak megfeleljen, hiteles dokumentum legyen, a kettős nyilvántartás kerülendő, súlyos szabálytalanságnak minősül.
• a munkaidő kezdete és vége egyértelműen megállapítható legyen.
• megállapítható legyen belőle a munkavállaló napi és heti pihenőideje.
• a törvény nem írja elő, hogy a nyilvántartásnak a helyszínen kell lennie, de az utólag vagy előre kitöltött, nem a helyszínen vezetett nyilvántartás valóságtartalma megkérdőjelezhető. 

Milyen nyilvántartásokat kell vezetnünk?

A legfontosabb létrehozandó munkaügyi nyilvántartások, 

• a munkaszerződések és a foglalkoztatásra, irányuló egyéb szerződések, tájékoztatók, munkaköri leírások nyilvántartása,
• az alkalmi munkavállaló könyvvel foglalkoztatottak nyilvántartása,
• a kölcsönzött munkavállalók nyilvántartása,
• orvosi-egészségügyi alkalmassági vizsgálatok nyilvántartása,
• a munkabérek, és egyéb díjazások, béren kívüli juttatások nyilvántartása,
• a teljesítmény és a teljesítmény-követelmény nyilvántartása,
• az átirányítás, a bel és külföldi kiküldetés, kirendelés nyilvántartása,
• a munkaidő-beosztás, jelenléti ív nyilvántartása,
• a rendes szabadság, a pótszabadság, a betegszabadság, és egyéb munkaidő kedvezmények nyilvántartása,
• a munkavállaló személyes használatára bízott eszközök, tárgyak nyilvántartása,
• a táppénzes állomány nyilvántartása,
• nyilvántartás a tartozásokról,
• nyilvántartás a munkavállaló személyes adatairól. 

A nyilvántartási kötelezettség megszegésekor, az elmarasztalásra akkor kerül sor, ha a nyilvántartás hiányzik, vagy hiányos, illetve a nyilvántartás tartalma nem felel meg a valóságnak.

A munkaidő nyilvántartás

Az egyik legfontosabb nyilvántartás. Az Mt. 134.§ (1) bek. a) pontja írja elő kötelező érvénnyel a munkáltatónak a rendes és a rendkívüli munkavégzés nyilvántartását. A kötelezően előírt munkaügyi nyilvántartás, a fent hivatkozott jogszabály szerint valamilyen munkaügyi tény, esemény bizonylatolását, rögzítését jelenti. A munkaügyi nyilvántartás legfontosabb nyilvántartása a jelenléti nyilvántartás, a jelenléti ív vezetése. A jelenléti nyilvántartás két személy jognyilatkozatán alapul, de a nyilvántartás mégis a munkáltató birtokában lévő dokumentum. A munkavállaló és a munkáltató közös nyilatkozatán alapuló jelenléti ív akkor hiteles, ha mind két fél aláírja, hitelesíti azt. 

A jelenléti ív tartalmi és formai követelményét jogszabály nem írja elő, de a hatósági ellenőrzés kialakított egy gyakorlatot a nyilvántartott adatok köre és a nyilvántartás módja, valamint hitelessége tekintetében. 

A nyilvántartással kapcsolatban nincs formai elvárás, alapvető tartalmi követelmény viszont a nyilvántartással szemben, hogy abból a munkaidővel kapcsolatos adatokon túl, (munkanap, pihenőnap) a munka kezdési és befejezési időpontja, valamint a ledolgozott munkaidő egyértelműen kitűnjön. E három adat megléte esetén ellenőrizhető a munkaidőre, pihenőidőre vonatkozó jogszabályi rendelkezések betartása, a különböző bér - pótlék fizetési kötelezettségek teljesítése. A szabadság és a betegállomány tartama alatt, a jelenléti ívet nem kell aláírni.

Nincs jelentősége a jelenlét nyilvántartásnak ahol a munka jellege a kapcsolattartáson alapul, ilyen pl. az ügynöki munka. Azoknál a munkaköröknél, ahol a végzett munka a kapcsolattartás döntő eleme, ott a nyilvántartás azt az időtartamot jelöli ki, amelyet a munkavégzési idők vonatkozásában a törvény e jogviszonyokra előirányzott. Ezek a nyilvántartások nem a tényleges munkavégzést, hanem a rendelkezésre állást tanúsítják. 

A rendes és a rendkívüli munkaidő vonatkozó, munkavállalóként vezetett munkavégzési adatok az alábbiak:

• az alkalmazott munkarendre, elrendelt munkaidőkeretre, és közölt munkaidő-beosztásra vonatkozó adatok.
• naptári naponként, megállapítható legyen a tényleges munkavégzés kezdő és befejező időpontja. 
• a rendkívüli munkavégzés (beosztástól, eltérő, heti pihenőnapon, munkaszüneti napon, munkaidőkereten felüli munkavégzés).
• a rendkívüli munkavégzés éves mértéke.
• az elrendelt készenlét, ügyelet, havi, éves mértéke.
• a teljesített készenlét és ügyelet kezdő és befejező időpontja.
• a nyilvántartásnak alkalmasnak kell lennie a munkaközi szünet, a napi pihenőidő, a pihenőidő mértékének, valamint az állásidő megállapítására is.

Az Mt. nem ad eligazítást arra vonatkozóan, hogy a munkaidő nyilvántartás adatait milyen formában, milyen tartalommal és hol kell vezetni ahhoz, hogy az a törvényes követelményeknek megfeleljen. 

Így ennek megfelelően a munkaügyi hatóság sem támaszt a nyilvántartást illetően formai követelményeket. A nyilvántartás elfogadható kézzel, géppel írt, számítógépen tárolt formában, akár kockás füzetben, jelenléti íven vezetett vagy éppen a kereskedelmi forgalomban kapható nyomtatványon. Megfelelő önmagában a jelenléti ív, ha az hiteles, de a munkaidő nyilvántartására előírt munkáltatói kötelezettség akkor is teljesül, ha a nyilvántartás adatait több munkaügyi irat tartalmazza, amennyiben azok nem egymásnak ellentmondó adatokat rögzítenek. 

A nyilvántartással szemben támasztott további követelmény, hogy az abban foglalt adatokat, hitelt érdemlően és ellenőrizhető módon tartalmazza. A nyilvántartási adatokat naprakészen a munkahelyen, a tényleges foglalkoztatás helyén kell vezetni. A munkaidő a munkanapokhoz, a munkahelyhez szorosan kötődő információ, amely akár naponta hetente is változhat. Ezért nem tekinthető hitelesnek az előre kitöltött jelenléti ív. Nem fogadható el, és nem tekinthető hitelesnek az utólag kitöltött, és a foglalkoztatás helyétől eltérően a munkáltató székhelyén, vagy pl. a könyvelő irodában történő nyilvántartás vezetése sem.