Milyen lehetőségeket kínál a BI, vagyis az üzleti intelligencia?

A mai felgyorsult világban és kiélezett versenyben már kevés vállalkozás engedheti meg magának, hogy ne használja ki a rendelkezésére álló lehetőségeket a működés hatékonyságának javítása érdekében. A döntéshozatal folyamata kiemelt jelentőséggel bír minden piaci szereplő számára, a döntések segítik a stratégiai és operatív célok elérését, a vállalkozói érdekek megvédését, a működés folytonosságát, a likviditás megőrzését, alapvetően a cég elvárás szerinti működését.

Az üzleti intelligencia rendszerek lehetőségeivel azért élnek a cégek, hogy a meglévő adataik elérhetőségén javítsanak, azaz könnyebben, gyorsabban, hozzáférhessenek az adataikhoz olyan formában, ahogyan a munkavégzéshez az szükséges.

Azzal egyidejűleg, hogy az adatokhoz gyorsabban és a megfelelő formában férnek hozzá, könnyebb elemzéseket végezni, ezek az elemzések pedig könnyebben eljuttathatók a felhasználókhoz. Egyszerű példa, amikor a bevásárlásaink során a kasszánál a vásárlás befejeztével megkérdezik lakhelyünk irányítószámát. Ez egy olyan többletinformáció, amit egy üzleti intelligencia rendszer segítségével összefűzhetnek a vásárolt tételekkel, így például elemezhetővé válik, hogy adott régiók lakói milyen vásárlási szokásokkal bírnak, utat mutatva a célzott reklámok készítéséhez és további elemzésekhez.

Az üzleti intelligencia rendszer kiépítéséhez általában nem egy szoftverre van szükség, hanem több szoftver összehangolt működésére.

Nem elegendő egy Excelt telepíteni vagy egy vállalatirányítási rendszert használni.

A rendszer kiépítéséhez először is egy adatbázis-kezelőre van szükség, ahol az adatokat tudjuk tárolni, illetve kell egy adatbetöltő szoftver, amivel az üzleti intelligencia rendszert a megfelelő adatokkal tudjuk feltölteni az adatbázisból, a rendszer utolsó pontja pedig egy megjelenítő felület, amin keresztül könnyen emészthető módon hozzájutunk a megfelelő információkhoz. Ezeket a szotfvereket külön-külön gyártóktól is beszerezhetjük, de ma már a legnagyobb gyártók rendelkeznek egy teljes rendszert lefedő szoftvercsomaggal, mint például a Microsoft vagy az SAP. Természetesen egy meglévő adatbázis-kezelő vagy vállalatirányítási szotfver mellé a megfelelően képzett belső vagy külső munkaerő segítségével, akár Excelben is lefejleszthető az adatbetöltő/adatkinyerő és a megjelenítő felület, aminek egyik előnye, hogy abszolút személyre szabható. A kombinációk tárháza meglehetősen széles, a vizualizáció terén érdemes olyan szoftvert vagy felületet kiválasztani, amely dashboardok formájában jeleníti meg az adatokat.

Dasboardok

A dashboardok gyakorlatilag olyan interaktív felületek, ahol különböző táblázatok és diagramok találhatók, ezeket pedig az elhelyezett szűrők/szeletelők segítségével dinamikusan tudjuk módosítani.
Jó példa lehet erre egy értékesítési adatokat tartalmazó felület, ahol akár a partner nevére szűrve látjuk a hozzá tartozó vásárlásokat, vagy akár régiókat, időszakokat, termékeket, szolgáltatásokat tudunk szűrni, különböző szempontok alapján toplistákat láthatunk. Megjelenítés szempontjából azért előnyösebb egy statikus, nagyobb méretű táblánál, mert az információkhoz könnyebb hozzájutni, elemzés ugyanúgy párosulhat mellé és a döntési folyamatot hatékonyabban támogatja.
Üzleti intelligencia rendszert nem csak belső hálózaton működtethetünk, választhatunk kihelyezett megoldást is, ebben az esetben a rendszer egy távoli gépen fut, amit a cég csupán bérel. Ez meglehetősen idegenként hathat, és aggályokat vethet fel, mégis sokkal biztonságosabb, mint amennyire elsőre hangzik. A kihelyezett adattárházak adataiból táplálkozik a rendszer, mindenképpen interneten keresztül kell feltöltenie a belső hálózaton tárolt adatokat, vagy azonnal a külső tárhelyen kell eltárolni. Ilyen megoldások alkalmával kisebb beruházási költséggel számolhatunk, sokszor a használattal arányos mértékben számlázza a szolgáltató a díjat. Illetve a bérelt rendszer bizonyos mértékig személyre szabható. A költséghatékonysága miatt egyre többen választják, a magánéletre vetítve talán ahhoz hasonlít leginkább, amikor tárhelyet vásárolunk valamely szolgáltatótól, hogy képeinket, médiatartalmainkat ott tároljuk.

A rugalmasságot tekintve 3 különböző csoportot különíthetünk el: dobozos megoldások, nyílt forráskódú megoldások és úgynevezett önkiszolgáló megoldások.

A dobozos megoldás a legrugalmatlanabb, általában konkrét célra előre felépített üzleti intelligencia rendszerek, amelyek meghatározott forrásból dolgoznak, jellemzően néhány vállalatirányítási rendszerhez kapcsolódnak, sokszor maga a vállalatirányítási rendszer fejlesztője készíti. A rugalmatlanságával szemben pozitívumként említhető meg, hogy rendkívül gyorsan bevezethető, egyrészt a meglévő vállalatirányítási programmal könnyedén összekapcsolható, és működésében, logikájában is ahhoz hasonló, így használata kevésbé idegen már az első hónapokban is. Dobozos megoldások terén piacvezető az SAP, amit már rengeteg hazai nagyvállalat is alkalmaz.

Nyílt forráskódú megoldások

A második kategória a nyílt forráskódú megoldások, ahol bizonyos mértékig belenyúlhatunk a megvásárolt szoftverek működésébe, adott esetben hozzáfejleszthetünk a meglévő funkcióihoz, így rugalmasan személyre szabhatjuk. Természetesen itt már szükségünk van egy olyan belső szakemberre vagy külső partnerre, aki támogatja a fejlesztést és gondoskodik a megfelelő működésről. Ideális olyan vállalatok számára, ahol szakmailag fejlett, kiforrott az informatikai szegmens, rendelkeznek programozóval, vagy van olyan külsős kapcsolatuk, ahol ugyanez a minőség biztosított és a meglévő dobozos megoldások közül nem tudnak olyat választani, ami kellően lefedi a vállalat igényeit.
Az önkiszolgáló megoldásokra kifejezetten jó példa, amikor a meglévő vállalatirányítási rendszerhez a megfelelően képzett kontroller vagy elemzői munkakörben dolgozó munkavállaló Excelben, esetleg egyéb programmal „fejleszt” hozzá egy adatkinyerő/adatfeldolgozó megoldást és megfelelő vizualizációt. Legnagyobb előnye, hogy abszolút személyre szabható, a vállalat speciális igényeit lefedi, igények változása esetén pedig rugalmasan módosítható. A hozzá kapcsolódó riportrendszer is szintén teljesen személyre szabható. Jellemzően ideális olyan szegmensekben dolgozó cégeknél alkalmazni, ahol a dobozos megoldások nem kínálnak igazi megoldást, illetve olyan egyedi működési mechanizmusokat kell elemezni és olyan elemzéseket készíteni, amik eltérnek más cégeknél alkalmazottaktól. Ebben az esetben az üzleti intelligencia rendszer jellemzően a kontroller vagy elemző saját munkaállomásán fut, vagy egy belső szerveren, elképzelhető, hogy csak fél-automatikus módban tudják elkészíteni és bizonyos folyamatszegmensek manualitást is megkívánnak. A futtatás, működés manapság már nem okoz problémát, mert több millió sornyi adat is viszonylag könnyedén kezelhető már akár egy Excelben is. Egy fejlődő, de még kisebb méretű cégnél is előnyös lehet az önkiszolgáló megoldás választása, hiszen a vállalkozás növekedésével járó igényváltozásokat jól tudja kezelni, egy viszonylag stabil állapotnál pedig már választható dobozos vagy nyílt forráskódú megoldás. Piacvezető ebben a kategóriában leginkább a Microsoft (főleg az Excel miatt), de ugyancsak ők kínálják a Power BI-t is, ami egy Excelhez hasonló megoldás, de sokkal fejlettebb vizualizációs eszközökkel rendelkezik és online elérhető.

Hogyan válasszunk?

Tehát az üzleti intelligencia részét képezik az adattárházak, adatbázis-kezelők, üzleti tervezők és előrejelzők, riportkészítő programok, irányítópultok (dashboard), mutatószám-rendszerek, teljesítményvizsgáló eszközök, valamint az adatvizualizáció.

Mielőtt egy cég kiválasztaná a döntési folyamat támogatását ellátó, számára ideálisnak tűnő megoldást, célszerű felmérni, hogy milyen jellegű, mennyiségű és minőségű adatokkal rendelkeznek, ezeket mennyire tudják rendszerezni és rendezetten tárolni. Fontos az is, hogy a következő stratégiai időszakban (3 vagy 5 év) várhatóan milyen mértékben fognak változni a felhasználói igényeik, tehát mennyire rugalmas rendszert szükséges választaniuk. Amennyiben igényeiket lefedi egy dobozos megoldás, rendelkeznek-e a kellő kapacitással és forrással a beruházás végrehajtásához, vagy esetleg külső tárhelyen működő rendszert előnyösebb számukra választani? Van-e már meglévő vállalatirányítási rendszerük és ehhez kínálnak-e a piacon szorosan kapcsolódó BI rendszert? Milyen jellegű döntések szoktak felmerülni, várhatóan milyen jellegű döntések merülnek fel a jövőben és milyen információkra van szükségük ahhoz, hogy ezeket kellő alapozottsággal tudják kezelni?

Manapság is vannak még olyan cégvezetők, akik úgy gondolják, hogy minden információval rendelkeznek vállalatuk működéséről, és döntéseiket kellően megalapozottan tudják meghozni, azonban a gyakorlat nem ezt mutatja. Egy BI rendszerrel működő cég sokkal pontosabban tudja követni működését, tendenciákat, trendeket ismer fel, amiket tervezése során felhasznál, jobban ismeri a dolgozói igényeit, pontosabban tudja, hogy mire számíthat a különböző időszakokban, partnereit alaposabban tudja elemezni, és ezen információkat a termékek vagy szolgáltatások fejlesztéséhez fel tudja használni. Könnyebben elhelyezi magát a piacon, nem ál-pozícióban látja önmagát, összességében kockázatait csökkenti.