Mi a gyakorlati előnye az iratkezelési szabályzatnak a mindennapokban?
Olvasási idő: 5 perc
Az iratkezelési szabályzat a minőségi iratkezelés alapjait rögzíti, emellett meghatározza az iratkezelési folyamatok lépéseit és az egyes dokumentumok kezelésére, tárolására, selejtezésére, valamint a megsemmisítésére vonatkozó szabályokat. Az iratkezelési szabályzat évenkénti aktualizálása a vállalkozások számára minden évben kötelező.
Az iratkezelési szabályzatnak az alábbi részeket kell mindenképpen tartalmaznia:
- az iratok, küldemények beérkezésével kapcsolatos feladatok
- az irattárazási terv
- az iratok selejtezésével kapcsolatos teendők
Pontosan mit is jelentenek ezek a szerkezeti egységek?
Az iratok beérkezésével kapcsolatos feladatok
Az iratok, küldemények beérkezésével kapcsolatban az átvételi jogosultságokat, az átvevő feladatait, hatásköreit, az átvétel igazolásával kapcsolatos teendőket, a sürgős jelzésű küldeményekkel kapcsolatos teendőket, a tértivevényes küldeménnyel kapcsolatos szabályokat, az esetleges jogosulatlan átvételnél megvalósítandó feladatokat kell szabályozni.
Itt kapnak helyet az iratok nyilvántartásáról szóló rész, az iratok felbontásával, az átadókönyvbe való bevezetéssel, a fel nem bontható küldeménnyel, a küldemény felbontásával kapcsolatos szabályok.
Az iratok iktatásáról szóló résznek tartalmaznia kell az iktatás menetéről, az iktatókönyvről, a gépi iktatásról szóló részeket és az iktatással kapcsolatos tilalmakat.
Irattározási terv
Az irattározási tervben az irattári tételszámokhoz tartozó iratokról, valamint azok megőrzési idejéről kell rendelkezni. Emellett a tételek csoportosításáról, irattárba helyezéséről, nyilvántartásáról, az iratok kiadásáról is nyilatkoznunk kell.
Selejtezés
A selejtezésről szóló résznek tartalmaznia kell a selejtezéshez való kiválasztásról szóló leírást, az iratok megsemmisítését szabályzó részt, az elektronikus adathordozón tárolt iratokkal kapcsolatos teendőket, valamint az illetékes levéltárnak átadandó iratokról szóló részt.
Az iratkezelési szabályzat 2022-es évre aktualizált változatát azonnal letöltheti tudástárunkból!
