Bejelentkezés

A 4 legfontosabb teendőd, ha vállalkozásod elindult

Egy vállalkozás elindítása majd felépítése mindig izgalmas dolog. Egy frissen indult vállalkozás életében az első néhány hónap, fél-egy év pedig még inkább. Ha az indulást átgondolt, alapos tervezés is előzte meg, ebben az időszakban rengeteg a kérdés, a kétely, a bizonytalanság. Mindezek leküzdésére ajánlunk most négy jó tanácsot és hasznosnak szánt tippet.

1. Ne veszítsd el kétségbeesésedet, később még szükséged lesz rá!

Egy induló vállalkozás életében természetes dolog, hogy eleinte látszólag feleslegesen ég el némi pénz, legalább is kézzelfogható, anyagi eredményt nem hoz. Ez nem hiba, vagy nem azért van, mert valamit rosszul csináltál volna. Bármilyen gondos tervezést, előkészítést követően a végső szót mindig a piac, mindig vevőid mondják ki. Később is fontos lesz, de ilyenkor életbevágó, hogy minél hamarabb minél több visszajelzést gyűjts. Mi az, amit vevőid másként gondolnak, mint előzetesen felételezted, mi az, amin ezért változtatnod kell?

Elemezz, és kísérletezz bátran: lehet, elsőre nem ment át az üzeneted. Lehet, más típusú hirdetésre van szükség. Az is lehet, hogy az árazáson kell módosítani –ez nem feltétlen árakciót jelent-, vagy egy kicsit máshogyan, máshol kell keresni a vevőket.

Türelmesnek kell lenned: ez nem kudarc, hanem a fejlődés teljesen normális, természetes szakasza. Bárki bármit mond, vagy írja le hirdetésben, hogy van csoda-receptje biztosan működő vevőszerzésre, vagy ad 3 tuti tippet, aminek használatával vállalkozásod elkezdi automatikusan termelni a pénzt, ezek az állítások nem igazak. Természetesen léteznek bevált módszerek, gyakorlatok. Az alapokat akkor is le kell raknod, meg kell ismerned, vevőid mit, és hogyan szeretnének. 
Ez pedig munka, munka és ismét csak munka. Minél hamarabb kezded el, és léped meg a szükséges változtatásokat, annál hamarabb jönnek majd a sikerélményt jelentő eredmények!

2. Azok a bizonyos napi rutinok

Egyetlen dologból induló vállalkozóként biztosan neked is pont annyi van, mint egy nagy cég vezetőjének: az idődből. Ezért nagyon fontos, hogyan osztod be. Bár egy vállalkozás vezetése részben ismétlődő feladatokból áll, természetesen indulás el kell telni némi időnek, hogy ezek a rutinok kialakuljanak.
Vállalkozóként, a teljesség igénye nélkül foglalkoznod kell vevőszerzéssel, azaz a marketingeddel, az árajánlatokkal, tartani kell a kapcsolatot a partnerekkel, a könyvelőddel, e-mailek, telefonok, és azt a munkát is el kell végezned, amiért vállalkozásodat létrehoztad, amiből pénzt keresel.
Ezekre néha (eleinte mindig) a napi 8 óra is kevés, úgy pedig még nehezebb. ha vállalkozásodat egyelőre a munkád mellett viszed. Egy idő után látni fogod, hogy melyik feladat milyen gyakorisággal, és mennyi idődet viszi el. Így be tudod majd lőni, mennyi idő kell az e-mailek megválaszolására, ügyfelekkel való találkozásra, számlázásra, könyvelővel történő konzultációra, hírlevél megírására, pénzügyek ellenőrzésére, stb.
Eleinte célszerű akár csak egyre füzetbe felírnod, hogy mivel kb. mennyi ideig foglakozol, aztán ha már kezd kialakulni némi rendszer, akkor első körben az egészet vezesd fel egy google-naptárba. Így látod, mennyi időd marad fenn, amit még be tudsz osztani, nyomon tudod követni az elvégzett feladatokat, megszüntetve ezzel a kényelmetlen, „valamit biztosan már megint elfelejtettem” érzést.
Ahogy anyagi helyzeted megengedi, és persze a normál, napi működés is elkezdett kialakulni, ezek közül a feladatok közül amit csak lehet, és megéri, azt automatizálj, vagy szervezd ki. Egy idő után sokkal értékesebb lesz az időd annál, minthogy egyesével válaszolj minden megkeresésre, vagy kézzel töltögess ki számlákat, majd postára szaladgálj velük. 

Ma már szinte mindenre létezik szoftveres megoldás, ahol lehet, használd őket! Nagyon sok ingyenes eszközt létezik, amelyek esetleg csak korlátozott funkciókkal működnek, ám az indulást követő hónapokban vállalkozásodat így is remekül kiszolgálják. 

A cél, hogy minél hamarabb elérd azt, hogy a lehető legtöbb időd, és figyelmed maradjon arra, amiért vállalkozásodat létrehoztad: a vevőszerzésre, és vevőid kiszolgálására.   

3. Így tarts rendet a számok között: könyvelés, és pénzügy

Egy frissen indult vállalkozásnál létfontosságú a naprakészség az anyagiaknál, a vállalkozás pénzügyeinél. Az induló vállalkozásokat általában nem veti fel a pénz –persze később, ha már több van belőle, az sem ok a pazarlásra-, ezért kiemelten fontos tudnod, hogy mire költesz, azt, hogy meglévő forrásaidat hogyan használod fel. Sok esetben a legfőbb probléma nem is a közvetlenül a pénzhiány, hanem az anyagiak rossz felhasználása, és azok ellenőrzésének a hiánya.
Nem csak kezdő vállalkozók gyakori hibája is, hogy azt gondolják, minden, ami a vállalkozás pénzügyeivel kapcsolatos, arra a könyvelőtől várják a megoldást. 
Ez leginkább a kisebb cégeknél gyakori jelenség. Bár egy jó könyvelő aranyat ér, ettől még egyáltalán nem dolga mindent tudni. Könyvelődnek a fő feladata a különféle bevallások, általában adóbevallások elkészítése és benyújtása a törvények által előírt módon és határidőben. Ezeken kívül a feladatai közé tartozik még, hogy a vállalkozás eleget tegyen az állam irányába a törvények által számára előírt adatszolgáltatási kötelezettségeinek. 
Ezeket a bevallásokat a könyvelőd mindig egy adott időszakra vonatkozóan, annak végén készíti el, és adja be. Az ehhez szükséges számlákat, bankszámla-kivonatokat, egyéb bizonylatokat is csak utólag kapja meg. Céged működésében aktívan, napi szinten nem vesz részt. Ezért értelemszerűen nincs is közvetlen rálátása a vállalkozásod napi működésére. 
Így a könyvelődnek nem magától értetődő feladata nyomon követni, hogy melyik számládat fizették már ki, melyiket nem, stb. A könyvelés az mindig a múlt, amit feldolgoz. Vállalkozóként neked viszont a jelent is látnod kell. A napi pénzügyek szemmel tartása, ellenőrzése pedig a jelen. És ez elsődlegesen a te feladatod. 

Ugyanakkor Neked kell képben lenned az éppen esedékes fizetési kötelezettségeiddel, azzal, hogy melyik vevőd fizetett, melyik nem. A feladatodhoz hozzátartozik még a cash-flow, a házipénztár vezetése, és a bankszámla egyenleged naprakész nyomon követése. Főleg induló vállalkozásnál életbevágó a pénzügyek szoros, naprakész nyilvántartása, hiszen általában minden forintnak megvan a maga helye.
Ezen kívül fontos látnod, hogy a tervezetthez képest hogyan alakulnak a bevételeid, és a költségeid. Ez majd a jövőbeni tervezésnél is nagyon sokat fog segíteni, ha látod, hogy mi az, amit alul, vagy éppen túlterveztél.

A szükséges minimum, amit érdemes megtenned, legalább egy cash-flow vezetése. Ebben rögzíteni tudod, hogy az adott héten mire költöttél, és mennyi bevételed érkezett. Egy idő után ez is nagyban le fog egyszerűsödni, mivel kiadásaid jelentős része hónapról-hónapra ismétlődni fog.

A cash-flow mellett kísérd figyelemmel kiállított számláidat is: egy számla kiállítása még nem bevétel. Csak akkor lesz az, ha azt ki is fizették, ezért mindig ellenőrizd a bankszámlakivonatodat, hogy minden tétel határidőre beérkezett-e. Egy egyszerű cash-flowt, illetve számlanyilvántartót Excelben is létrehozhatsz, de ma már vannak rá nagyon olcsó, havi pár száz forintba kerülő programok is, amelyekből egy-két kattintással a rendelkezésedre állnak a szükséges információk.
Ez az egyik olyan legfontosabb terület, aminek egy induló cégben, így a tiédben is, rendben kell lennie. Hiszen nagyon sokszor az anyagiakon áll, vagy bukik a megmaradás. Egész egyszerűen nem engedheti meg magának egyetlen vállalkozás vezetője, így te sem, hogy a vállalkozásod pénzügyei ne legyenek rendben.
Bár sok vállalkozótól ez a terület idegen, egyáltalán nem olyan bonyolult, és nehéz, mint elsőre gondolod. A fent leírtak elvégzése rövid idő alatt megtanulható, és jó ideig még csak külön embert sem kell erre felvenned. A lényeg, hogy legyen egy kijelölt, felelős személy, aki ezzel foglalkozik. Ha vállalkozásodat egyedül viszed, ez értelemszerűen te leszel. A lényeg, hogy az ilyen jellegű információk egy helyen, egy ember felelőssége alatt legyenek.
Egyszemélyes vállalkozásként saját magadat biztosan nem fogod becsapni, ettől még időről-időre ellenőrizd, hogy az Excelben vezetett táblázatodhoz képest tényleg ugyanannyi van a bankszámládon, illetve a házipénztárban. Erre szintén célszerű egy állandó időpontot kijelölnöd, és legfeljebb kéthetente elvégezned ezt az ellenőrzést. Ha valamiért eltérés lenne, mindig sokkal könnyebb egy rövidebb időszakban megtalálni annak okát, mint hónapokkal később.    
Precízen vezetett nyilvántartások esetén egy ilyen ellenőrzés nem tart tovább egy-két óránál. Döntsd el, hogy megér–e neked ennyi időt a saját, és vállalkozásod biztonsága, és jövője.

4. Digitalizáció, a barátod

Vállalkozásodban egy csomó adattal, információval dolgozol. Nagyon hasznos, ha egy jegyzetfüzet, meg egy toll mindig van kéznél, de ma már a kockás papírra irkált listák, nyilvántartások kora lejárt. Mára már egész sor okos informatikai megoldás, szoftver áll rendelkezésedre, amelyek használata megkönnyíti a napi munkádat. Használatukkal időt nyersz, és adataid is biztonságban lesznek.

Számlázó program

Az első eszköz a mára már teljesen hétköznapivá vált számlázó program. Bár használatára törvény nem kötelez, a kézi számlázásnál sokkal gyorsabb, kevesebb hibalehetőséget rejt magában, és kötelező online-számlaadat szolgáltatásnál is segít neked. Ezért használata nagyon ajánlott.
A legtöbb, piacon elérhető számlázó program felhő-alapú. Ez azt jelenti, hogy elegendő egy internet elérés, onnantól akár okostelefonról, akár laptopról bárhonnan tudsz számlázni, és a számlázóprogramban tárolt adataid is biztonságban vannak.
Rengeteg programnak van ingyenes változata, évi legfeljebb néhány 10.000 forintért pedig szinte számodra mindentudó verzióját használhatod.

Egy számlázóprogram használatának óriási előnye, hogy sokkal kevesebb lesz a rontott számlád. Vállalkozásod adatait elég egyszer beállítanod, onnantól ez automatikusan rákerül minden kiállított számládra. Rendszeresen vásárló ügyfeleid adatait is elég csak egyszer felvinni, a program onnantól kezdve tárolja, és egy-két kattintással elő tudod hívni.

Ezen kívül jó pár nagyon hasznos funkcióval is segíti a munkádat, így például

  • Díjbekérőből számla generálása
  • Előleg, vagy részszámlából végszámla készítése
  • Ismétlődő, vagy tömeges számlák kiküldésének lehetősége
  • Fizetési emlékeztető elkészítése, és automatikus kiküldése
  • Eltérő áfakulcsok beállítása, és kezelése
  • Idegen nyelvű számla kiállítása

A számlázóprogramok könyvelőd munkáját is megkönnyítik: általában képesek arra, hogy a programban kiállított számláidat könyvelőd importálni tudja az ő könyvelőprogramjába, sokkal gyorsabbá téve ezzel az adatok feldolgozását. A számlázóprogramok ezen kívül automatikusan elvégzik a NAV felé kötelező online számla-adatexportot. Ennek lényege, hogy minden, általad kiállított számlát elektronikus úton jelenteni kell a NAV felé. Számlázóprogrammal kiállított számla esetén ezt a program megcsinálja. Kézzel kiállított számla esetén a szükséges adatokat kézzel kell felvinned, és elküldened a NAV rendszerébe.

Hírlevélszoftver

A következő, amit minél hamarabb célszerű bevezetned, egy jó hírlevélszoftver. Termékedet, szolgáltatásodat vállalkozóként el kell adnod. Meg kell ismertetned ezeket leendő vevőiddel, majd később vásárlókká váló érdeklődőket kell szerezned. Ehhez –nagyon leegyszerűsítve- először releváns tartalmakat kell létrehoznod, majd azokat eljuttatni érdeklődőidhez, és persze folyamatosan mérni a különböző hirdetések, marketingcsatornák eredményességét. Egy jó hírlevélküldő rendszerrel különböző listákat tudsz létrehozni, automatizált e-mail sorozatokat tudsz küldeni, de akár külön értékesítési oldalt is készíthetsz bennük egy-egy termékedhez.
A Wordben készített, 90-es éveket idéző grafikák, animációk ideje lejárt. Így szükséged lesz egy kép, illetve filmszerkesztő szoftverre. Ha podcastet szeretnél, akkor hangot kell felvenned, és megvágnod. Ha vannak tartalmaid, azokat posztolni kell: vannak programok, melyek helyetted ezt előre beállítva, a meghatározott időben, és az általad használni kívánt közösségi médiafelületre elvégzik.
Nagyon fontos marketingaktivitásod eredményességének a mérése. Erre használhatsz akár önálló programokat, de sok eszköz rendelkezik saját analitikával. És a mostanra már széles körben elérhető integrációknak köszönhetően az egyes programok képesek egymás között adatokat átadni-átvenni, így egy-egy szoftvernek több funkciója is lehet, vállalkozásod több területén is értékes adatokkal tud szolgálni.

CRM rendszer

Ügyféllisták, kiküldött ajánlatok, érdeklődők nyilvántartására egy darabig egy Excel-táblázat tökéletes megoldás. Egy idő után esélyes, hogy a te vállalkozásod is ki fogja nőni: túl sok lesz az adat, nem tudod, melyiket hol keresd, nehezen lesz lekövethető, melyik ügyfélnek milyen ajánlat ment ki. Ezek idővel rontják vállalkozásod eredményességét. Itt az ideje egy CRM rendszer bevezetésének. 
A CRM az angol Customer Relationship Management kifejezés rövidítése. A fordítás kb. ügyfélkapcsolat-menedzsmentet jelent. Ennek csak egy része az érdeklődőkkel, és a meglévő ügyfelekkel kapcsolatos adatok tárolása. Ilyenek lehetnek az adott vevő kapcsolati adatai, mióta vevő, általában milyen gyakorisággal szokott vásárolni, mit vásárol, milyen értékben, volt-e, és ha igen, akkor mi miatt minőségi kifogása, azt a céged hogyan kezelte, stb.
Ezen kívül rögzíteni tudod benne, hogy egy vásárlás miért nem jött létre, vagy egy későbbi időpontban valakinek ki kell küldeni egy ajánlatot.
Ezekből az adatokból rengeteg hasznos, pénzt érő információhoz jutsz hozzá. Látod belőle, hogy mennyi egy átlagos ügyfélérték, árbevételed hogyan oszlik meg vevőid között, egy ajánlattételtől mennyi idő telik el az első vásárlásig, stb. Ráadásul ezek az információk egy helyen, egységes adatbázisban, könnyen kereshető formában állnak rendelkezésedre.  

Szoftverek integrációja

Az egyik legjobb dolog, ami az elmúlt években történt, a különböző rendszerek, szoftverek integrációja. Valaki meglátogatja a honlapodat. Az okosan beállított rendszerek utána megjelenítenek neki például a Facebookon néhány személyre szabott hirdetést.
Ő ennek hatására vásárol tőled. A webáruházad „szól” a számlázóprogramnak, hogy állítsa ki, és küldje el a számlát. Ugyanez a számlázóprogram ezt a számlát automatikusan továbbítja a könyvelőd által használt programnak.
A webáruházzal összekötött hírlevél-szoftvered pedig kiküld egy 2-3 részből álló hírlevélsorozatot a vevőnek, ami segíti az általa megvásárolt termék használatát. A webáruházad arra is képes lehet, hogy statisztikát készítsen neked vásárlóid szokásaiból. Például aki megvett egy A terméket, a 70%-uk megvett egy B terméket is, 20 egy C terméket, 10% pedig mindkettőt. Ezzel lehetővé válik, hogy vásárlást követő 2 hét múlva automatikusan kapjanak egy újabb vásárlásra ösztönző levelet.
Gondold végig a következő folyamatot: a hirdetésekből bejövő ügyfelek vásárolnak, a megrendelés véglegesítését követően a számlázóprogramod automatikusan kiküldi nekik a számlát, mi több, azt is jelzi, amikor kifizették. Ha valaki késik a fizetéssel, automatikusan kap egy fizetési emlékeztetőt. Számlázóprogramodból tudod, hogy ki, mikor és mennyiért vásárolt. Ahogy azt is, hogy mit. Innen csak egy lépés, hogy egy hírlevél szoftverrel személyre szabott ajánlatot küldj neki a kellő időben. 
Ha az ajánlatot elkészítő „egység” a hirdetési költségeidet is látja, és tudja elemezni, akkor azt is be tudod állítani, hogy legfeljebb mennyi kedvezményt adj úgy, hogy ne csinálj magadnak mínuszt. Hiszen egy újra vásárló ügyfelet már nem kell megszerezni, így az ügyfélszerzési költség egy részét odaadhatod árengedmény, vagy ajándék formájában.

Ez most már nem a jövő, hanem a jelen: az automatizálás, a digitalizáció megszűnt a nagy cégek kiváltságának lenni. Mára a kisvállalkozások számára, így számodra is elérhetővé vált.

Vuray György (2022-01-10)