Elektronikus számlázás: tényleg egyszerűbb?
Olvasási idő:
Az Áfa törvény meghatározása meglehetősen tág teret és rugalmas értelmezési lehetőséget biztosít az elektronikus számla és számlázás fogalmának értelmezéséhez. A számlák számára előírt követelményeket (adattartalom sértetlensége, hitelesség, olvashatóság) azonban ezekben az esetekben is teljesíteni kell. Egy közelmúltban megjelent NAV tájékoztató segít az elektronikus számlázás egyszerűbb módszereit megtalálni.
Az elektronikus számla és számlázás kérdéskörében a közelmúltban több írást is publikáltunk. Az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (a továbbiakban: Áfa törvény) szerint minden számla elektronikus számlának minősül [Áfa tv. 259. § 5. pont], amely tartalmazza az előírt adatokat és elektronikus formában bocsátották ki és fogadták be.
Elektronikus számlának minősülnek a kizárólag e-mailben megküldött számlák is, függetlenül attól, hogy azok adatai közvetlenül a számlázóprogramokból kerültek az elektronikus üzenetbe vagy papíralapon kibocsátott számlák beszkennelt változataiként.
Az elektronikus számla követelményei
Ugyanakkor ezen elektronikus számláknak is meg kell felelniük az Áfa törvény 168/A. §-ában foglaltaknak, így a számla kibocsátásának időpontjától a számla megőrzésére vonatkozó időszak végéig biztosítani kell:
- a számla adattartalmának sértetlenségét, vagyis azt, hogy a számlának az Áfa törvényben előírt adattartalma ne változzon meg;
- a számla eredetének hitelességét, vagyis a termék értékesítőjének, a szolgáltatás nyújtójának vagy a számla kibocsátójának az azonosságát, valamint
- a számla olvashatóságát.
Ezen követelmények teljesítésére az Áfa törvény két módszert nevesít, melyet eddig a NAV is támogatott, a minősített elektronikus aláírással ellátott, illetve az EDI elektronikus adatként létrehozott és továbbított számlát.
Eddig is lehetőség volt, hogy a vállalkozások saját maguk alakítsanak ki olyan rendszert, amellyel ezt a hármas feltételt teljesíteni tudják, így bármely olyan üzleti ellenőrzési eljárással eleget lehet tenni a kötelezettségnek, amely a számla és a termékértékesítés vagy a szolgáltatásnyújtás között megbízható ellenőrzési kapcsolatot biztosít.
A számla olvashatóságát és adattartalmának sérthetetlenségét egy védett PDF fájllal is lehet biztosítani, így ezt a két követelményt akár teljesíteni tudja egy PDF-ben küldött számla is. Ugyanakkor a számla hitelességét is alá kell tudni támasztani, vagyis azt, hogy a terméket értékesítő, a szolgáltatást nyújtó, illetve a számlát kibocsátó azonossága kétséget kizáróan megállapítható legyen. És itt volt a probléma, hogy milyen módszerrel lehet ezt úgy biztosítani, hogy azt az adóhatóság is elismerje. Az eddigi adóhatósági tájékoztatók, vezető adóhatósági munkatársak által a témában írt szakcikkek az emailben küldött számlák esetén nem látták biztosítottnak az ilyen elektronikus számlák hitelességét. Ugyan azt nem fejtették ki, hogy milyen eljárást kellene a vállalkozásoknak kialakítaniuk, inkább a minősített elektronikus aláírást próbálták előtérbe helyezni, mint leginkább járható utat.
Ezzel szemben a mostani NAV tájékoztató anyagban több olyan lehetőséget is felvázolnak, melyek egyszerűbben megvalósíthatóak, vagy már eddig is alkalmazták a vállalkozások. Két olyan módszer van, melyet érdemes kiemelni, ami ténylegesen egyszerűsítheti az elektronikus számlázást.
1. módszer: a hash-kód továbbítása
Az egyik módszer, hogy a számlakibocsátó az online számlaadat-szolgáltatása során az Online Számla rendszerbe továbbítsa az elektronikus számla hash kódját, amelyet az adózó rendszerének kell előállítania. Ez a hash kód a számla adattartalmát tartalmazza digitális formában, kódolva. Ebben az esetben az adatszolgáltatást és az elektronikus számla dokumentumot (például PDF állományt) azonos időpontban szükséges létrehozni, és a számlaadat-szolgáltatásban a PDF állomány hash kódja szerepeltetendő. Fontos, hogy az adatszolgáltatás a NAV által befogadott (feldolgozott) legyen, mert csak ekkor minősül hiteles elektronikus számlának az így kiállított számla.
A gyakorlatban ez úgy fog működni, hogy a számlázórendszer elkészíti a számlát, illetve arról az xml fájlt, majd az elkészült elektronikus számlához (pl.: PDF) a hash kódot is és az xml fájlt, illetve a hash kódot fogja automatikusan beküldeni a NAV-hoz, majd erről a NAV automatikusan küld egy visszaigazolást a számlázó rendszernek. A számlázó rendszer pedig a vevőnek az így elkészített pdf számlát, hash kódot és NAV visszaigazolást küldi el, mint hiteles elektronikus számlát.
További előnye ezen megoldásnak, hogy így a számlakibocsátó digitális archiválási kötelezettségét is teljesíti egyúttal.
Natkay Péter
(Cikkünket teljes egészében a Kereskedelmi Vállalkozói Értesítő augusztusi számában olvashatják)
