Elektronikus számlázás: egyszerűbb számlaküldés?
Olvasási idő:
A biztonságos ügyintézés, az ügyfelekkel való kapcsolattartás hatékonysága napjaink jól ismert körülményei között ismét előtérbe állította az elektronikus számlázás szélesebb körben történő alkalmazásának fontosságát. Az eddigi, szigorú adóhatósági álláspont – alkalmazkodva a jelenlegi helyzethez – sokat enyhült egy közelmúltban kiadott NAV tájékoztató tanúsága szerint. Nézzük, lehet-e okunk az optimizmusra!
Az eddigi adóhatósági álláspont szigorú értelmezését adta az Áfa törvényben előírt feltételeknek, ugyanakkor a NAV – alkalmazkodva a jelenlegi helyzethez, illetve az „online számlázás, adatszolgáltatás” 2020. július 1-jétől történő kiterjesztése miatti nagyobb adóhatósági kontroll miatt – ezen szigorú értelmezésen jelentősen lazított a napokban, a NAV honlapján közzétett tájékoztató anyagban leírtakkal.
Az alábbiakban megpróbálunk segítséget nyújtani a NAV tájékoztató értelmezésében és az elektronikus számlázás megvalósításában.
Az elektronikus számla fogalma
Az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (a továbbiakban: Áfa törvény) elektronikus számla fogalma eddig is tág lehetőséget biztosított arra, hogy mi minősülhet elektronikus számlának, ugyanis minden olyan számla annak minősül [Áfa tv. 259. § 5. pont], amely tartalmazza az előírt adatokat és elektronikus formában bocsátották ki és fogadták be. Így például elektronikus számlának minősülnek a kizárólag e-mailben megküldött számlák is, függetlenül attól, hogy azok adatai közvetlenül a számlázóprogramokból kerültek az elektronikus üzenetbe vagy papíralapon kibocsátott számlák beszkennelt változataiként.
Ugyanakkor ezen elektronikus számláknak is meg kell felelniük az Áfa törvény 168/A. §-ában foglaltaknak, így a számla kibocsátásának időpontjától a számla megőrzésére vonatkozó időszak végéig biztosítani kell:
– a számla adattartalmának sértetlenségét, vagyis azt, hogy a számlának az Áfa törvényben előírt adattartalma ne változzon meg;
– a számla eredetének hitelességét, vagyis a termék értékesítőjének, a szolgáltatás nyújtójának vagy a számla kibocsátójának az azonosságát, valamint
– a számla olvashatóságát.
Ezen követelmények teljesítésére az Áfa törvény két módszert nevesít, melyet eddig a NAV is támogatott, a minősített elektronikus aláírással ellátott, illetve az EDI elektronikus adatként létrehozott és továbbított számlát.
Ugyanakkor eddig is lehetőség volt, hogy a vállalkozások saját maguk alakítsanak ki olyan rendszert, amellyel ezt a hármas feltételt teljesíteni tudják, így bármely olyan üzleti ellenőrzési eljárással eleget lehet tenni a kötelezettségnek, amely a számla és a termékértékesítés vagy a szolgáltatásnyújtás között megbízható ellenőrzési kapcsolatot biztosít.
A számla olvashatóságát és adattartalmának sérthetetlenségét egy védett PDF fájllal is lehet biztosítani, így ezt a két követelményt akár teljesíteni tudja egy PDF-ben küldött számla is. Ugyanakkor a számla hitelességét is alá kell tudni támasztani, vagyis azt, hogy a terméket értékesítő, a szolgáltatást nyújtó, illetve a számlát kibocsátó azonossága kétséget kizáróan megállapítható legyen. És itt volt a probléma, hogy milyen módszerrel lehet ezt úgy biztosítani, hogy azt az adóhatóság is elismerje. Az eddigi adóhatósági tájékoztatók, vezető adóhatósági munkatársak által a témában írt szakcikkek az emailben küldött számlák esetén nem látták biztosítottnak az ilyen elektronikus számlák hitelességét. Ugyan azt nem fejtették ki, hogy milyen eljárást kellene a vállalkozásoknak kialakítaniuk, inkább a minősített elektronikus aláírást próbálták előtérbe helyezni, mint leginkább járható utat.
Ezzel szemben a mostani NAV tájékoztató anyagban több olyan lehetőséget is felvázolnak, melyek egyszerűbben megvalósíthatóak, vagy már eddig is alkalmazták a vállalkozások. Két olyan módszer van, melyet érdemes kiemelni, ami ténylegesen egyszerűsítheti az elektronikus számlázást.
Az első módszer
Az egyik módszer, hogy a számlakibocsátó az online számlaadat-szolgáltatása során az Online Számla rendszerbe továbbítsa az elektronikus számla hash kódját, amelyet az adózó rendszerének kell előállítania. Ez a hash kód a számla adattartalmát tartalmazza digitális formában, kódolva. Ebben az esetben az adatszolgáltatást és az elektronikus számla dokumentumot (például PDF állományt) azonos időpontban szükséges létrehozni, és a számlaadat-szolgáltatásban a PDF állomány hash kódja szerepeltetendő. Fontos, hogy az adatszolgáltatás a NAV által befogadott (feldolgozott) legyen, mert csak ekkor minősül hiteles elektronikus számlának az így kiállított számla.
A gyakorlatban ez úgy fog működni, hogy a számlázórendszer elkészíti a számlát, illetve arról az xml fájlt, majd az elkészült elektronikus számlához (pl.: PDF) a hash kódot is és az xml fájlt, illetve a hash kódot fogja automatikusan beküldeni a NAV-hoz, majd erről a NAV automatikusan küld egy visszaigazolást a számlázó rendszernek. A számlázó rendszer pedig a vevőnek az így elkészített pdf számlát, hash kódot és NAV visszaigazolást küldi el, mint hiteles elektronikus számlát.
További előnye ezen megoldásnak, hogy így a számlakibocsátó digitális archiválási kötelezettségét is teljesíti egyúttal.
A második módszer
A másik módszer viszont egy jól ismert, a legtöbb adózó által alkalmazott eljárás, mégpedig az általános üzleti ellenőrzési eljárás, mely a NAV szerint nem más, mint amelyet az adóalany a számlának a saját pénzügyi követelésével, illetve kötelezettségével történő összevetése érdekében alkalmaz. A NAV magyarázat szerint ilyen eljárás az is, amikor az adóalany az adott ügylethez kapcsolódó valamennyi dokumentumot – így például a megrendelést, szerződést, fuvarokmányt, szállítólevelet, átutalási megbízást – összeveti a számlával.
A NAV tájékoztató alapján bármely olyan eljárás elfogadott, mely azt támasztja alá, hogy a számla megfelelően, a valós gazdasági eseményt tükrözően lett kibocsátva (a számlában feltüntetett ügylet ténylegesen a feltüntetett mennyiségben és minőségben teljesült). Ez történhet akár megfelelően kialakított ügyviteli folyamat keretében, így például integrált vállalatirányítási rendszer alkalmazásával, vagy akár a számlának a meglévő üzleti iratokkal (például a megrendeléssel, megbízással, szerződéssel, szállítólevéllel, átutalási vagy fizetési bizonylattal) történő manuális összevetésével is.
Jól látható, hogy a NAV tájékoztatóban leírt folyamatokat minden vállalkozás egyébként is elvégzi, mivel az saját érdeke, ugyanis egy vállalkozás sem akar olyan számlát kifizetni, amely mögött nem vagy nem megfelelő teljesítés állt.
Emellett kiemelendő még, hogy e követelményeket mind a számlakibocsátónak, mind pedig a számlabefogadónak biztosítania kell, de a két fél által választott módszer egymástól eltérhet, mivel mindig az adott vállalkozás tevékenységétől, méretétől, sajátosságaitól függ, hogy hogyan tudja ezt az eljárást biztosítani. Például, ha a számlakibocsátó egy multinacionális cég, akkor az a vállalatirányítási rendszerét fogja ezen célra használni, míg, ha a másik oldalon a számlabefogadó egy mikrovállalkozás, akkor az pedig valószínűsíthetőleg manuális úton fogja ugyanazon számla hitelességét ellenőrizni.
A számlabefogadók részére emellett 2020. július 1-jétől egy további ellenőrzési módszer is rendelkezésre fog állni, mégpedig az, hogy a NAV online számlaadat-szolgáltatási rendszeréből lekérdezhető lesz a számára kiállított számlák adattartalma, mely kiegészítheti a már kialakított ellenőrzési eljárását.
A NAV a számlabefogadók részére még azt ajánlja, hogy azon befogadott elektronikus számlák esetén, amelyeken nincs sem elektronikus aláírás, sem hash kód, vagy bármilyen olyan informatikai megoldás, mely védené azt a változtatás ellen, lássák el ezen dokumentumokat elektronikus aláírással vagy bármely más dokumentumvédelmi módszerrel.
Natkay Péter
adószakértő
