Elektronikus számlák megőrzése és archiválása
Olvasási idő: 5 perc
Az elektronikus számla megőrzése a befogadó kötelezettsége. A gyakorlatban ez a megfelelő archiválási megoldás kiválasztását, a technikai követelmények teljesítését és a belső eljárások következetes kialakítását igényli, különösen akkor, ha külső adattároló, vállalatirányítási rendszer vagy elektronikus aláírással ellátott dokumentumok áthelyezése is része a folyamatnak.
Ki a felelős az e-számla megőrzésért?
Az elektronikus számla megőrzése a számlát befogadó adóalany kötelezettsége. A könyvviteli szolgáltató ezt a feladatot nem vállalhatja át, és kizárólag a saját feldolgozási folyamataihoz szükséges másolatokat kezelheti. A megőrzés felelőssége ezért mindig a befogadóé, függetlenül attól, hogy a számla feldolgozását külső szakember végzi-e.
A megőrzés lehetséges módjai
Az elektronikus számlák megőrzése olyan informatikai rendszerben történhet, amely technikailag támogatja a megőrzésre vonatkozó kötelezettségeket. Ennek lényege, hogy a számlák tárolása átlátható módon, a dokumentumok rendezett kezelésével és hozzáférhető struktúrában történjen. A vállalatirányítási rendszerek akkor alkalmasak erre, ha a számlák visszakeresése és kezelése hosszú távon is biztosítható.
Elektronikus számlázás jogi és gyakorlati alapjai
2025. július 1-jétől az elektronikus számlák kibocsátása és befogadása az EN 16931 szabvány szerinti szerkezeti és tartalmi követelményekhez igazodik, ami a vállalkozásoktól állandóan ellenőrizhető, egységes adatstruktúrát kíván. Az átállás a számlázóprogramok frissítését és a rendszerek megfelelőségének vizsgálatát igényli.
Külső adattároló használata
Az elektronikus számlák külső adattárolón (például szerveren, pendrive-on, felhőben vagy más digitális tárolóeszközön) is megőrizhetők, feltéve hogy a tárolási megoldás a teljes őrzési időszak alatt biztosítja a számlák hozzáférhetőségét.
Az Elektronikus számlázás és archiválás jogkövető gyakorlata című 60 oldalas szakmai kiadványunk átfogó szakértői leírást nyújt az elektronikus számlák megőrzésével és archiválásával összefüggő gyakorlati kérdésekhez.
Elektronikus számla átnevezése archiváláskor
Az elektronikus számla fájlneve archiváláskor megváltoztatható, de a dokumentum tartalma érintetlen kell, hogy maradjon. A fájlnév módosítása nem befolyásolja a megőrzési kötelezettségett, és nem érinti a számla érvényességét sem. Fontos azonban, hogy a névadás, átnevezés következetes legyen, és a dokumentum a saját rendszeren belül egyértelműen beazonosítható maradjon.
Hash-kód szerepe a megőrzésben
A hash-kód a számla technikai ellenőrzésére szolgáló eszköz, de nem része a számla kötelező adattartalmának. Archiváláskor nincs szükség új hash-kód előállítására.
Elektronikus számlák kibocsátása és befogadása
Az elektronikus számlák kezelésének gyakorlata akkor következetes, ha a kibocsátó és a befogadó már a folyamat elején egyértelműen meghatározza, hogy az adott bizonylat elektronikus vagy papíralapú számlaként kerül kiállításra, és ehhez igazítja a továbbítási, az ellenőrzési és a megőrzési eljárást. A mindennapi működésben ez átlátható belső szabályozást és megbízható technikai megoldásokat igényel annak érdekében, hogy az elektronikus számlák kezelése megfeleljen a szakmai és jogszabályi elvárásoknak.
Aláírt számlák átmozgatása más tárolóra
Elektronikus aláírással és időbélyeggel ellátott számlák más tárolóeszközre történő áthelyezése esetén nincs szükség a dokumentumok újbóli aláírására vagy új időbélyeg alkalmazására. Az eredeti aláírás és időbélyeg az áthelyezést követően is érvényes marad, és változatlanul igazolja, hogy a dokumentum a kiállítása óta nem módosult.
Papíron záradékolt elektronikus számla kezelése
Elektronikus számláról készülhet papíralapú, záradékolt másolat is, amely a szervezet belső ügyviteli folyamataiban tölthet be szerepet. Ilyen esetben a papíralapú példány nem minősül eredeti számlának, és nem helyettesíti az elektronikus dokumentumot.
Miért nem elegendő a NAV rendszerében tárolt adat?
Az Online Számla rendszerben megjelenő adatok nem helyettesítik az elektronikus számlát, mert a NAV felületén rendelkezésre álló XML-adatállomány nem azonos az elektronikusan kiállított eredeti számlával. A megőrzési kötelezettséget minden esetben az elektronikus fájlra vonatkozóan kell teljesíteni, függetlenül attól, hogy a számla adatai a NAV adatbázisában is elérhetők.
