Elektronikus számlák kibocsátása és befogadása a gyakorlatban
Olvasási idő: 5 perc
Az elektronikus számlák gyakorlati kezelése a kiállítás módjának helyes értelmezésén alapul: a kibocsátónak és a befogadónak egyaránt olyan folyamatot kell működtetnie, amely a dokumentum eredetének igazolását, az ellenőrzés elvégezhetőségét és az előírt megőrzési időt biztosítja. A mindennapokban számos olyan helyzet fordul elő (PDF-ben érkező számlák, szkennelt dokumentumok, e-mailes továbbítás), ahol egyértelműen el kell tudni dönteni, hogy a kapott dokumentum valóban elektronikus számlának tekinthető-e.
A számlakibocsátó felelőssége az elektronikus számlázási folyamatban
A számlakibocsátó feladata, hogy az elektronikus számlát olyan módon állítsa elő és továbbítsa, hogy annak eredete, adattartalma és olvashatósága igazolható legyen a teljes megőrzési idő alatt. A hitelesség és a sértetlenség igazolása történhet elektronikus aláírással, strukturált adatformátum (például XML-alapú számlaállomány) alkalmazásával, vagy olyan informatikai megoldással, amely a számlaadatok kezelését ellenőrizhető keretek között végzi. A kibocsátónak arra is figyelnie kell, hogy a számla olyan formában kerüljön továbbításra, amely a befogadó oldalán később ellenőrizhető, és amely egyértelműen megfelel az elektronikus számla fogalmi követelményeinek. A felelősség tehát nemcsak a kiállításra, hanem a továbbítás módjára és bizonyíthatóságára is kiterjed.
A számlabefogadó szerepe és kötelezettségei
A számlabefogadónak a kapott elektronikus számlát eredeti formájában kell megőriznie, és szükség esetén igazolnia kell, hogy a dokumentum valóban a kibocsátótól származik. Ha a számla elektronikus aláírással készült, a befogadó feladata az aláírás ellenőrzése is, és azt olyan ellenőrző eszközzel kell vizsgálnia, amely alkalmas a tanúsítvány és az időbélyeg hiteles validálására, például a PDF-olvasó beépített ellenőrző funkciójával vagy hivatalos aláírás-ellenőrző szolgáltatással. Fontos, hogy a befogadó a technikai követelményeket saját oldalán is teljesítse, még akkor is, ha a feldolgozást könyvelő vagy szolgáltató végzi.
Elektronikus számlázás jogi és gyakorlati alapjai
2025. július 1-jétől az elektronikus számlák kibocsátása és befogadása az EN 16931 szabvány szerinti szerkezeti és tartalmi követelményekhez igazodik, ami a vállalkozásoktól állandóan ellenőrizhető, egységes adatstruktúrát kíván. Az átállás a számlázóprogramok frissítését és a rendszerek megfelelőségének vizsgálatát igényli.
Gyakori félreértések az elektronikus számlák kezelésében
A mindennapi gyakorlatban visszatérő kérdés, hogy egy adott dokumentum teljesíti-e az elektronikus számla minősítéséhez szükséges feltételeket. A PDF-ben kapott számla nyomtatott példánya nem tekinthető eredeti bizonylatnak. Ugyanígy a papíralapú számla beszkennelt változata sem válik elektronikus számlává, mert a digitalizált másolat nem felel meg az elektronikus számla fogalmi követelményeinek. További gyakori tévhit, hogy az Online Számla rendszerben látható jelölés minősíti a számlát; a számla jogi besorolását azonban kizárólag az határozza meg, hogy eredetileg papíron vagy elektronikusan állították-e ki. Az is gyakori kérdés, hogy a fájlnév módosítható-e archiváláskor: a számla átnevezhető, de tartalma nem módosítható. Ha a vevő postafiókja betelik, a számla más elektronikus csatornán is átadható, amennyiben az átadás igazolható.
Az Elektronikus számlázás és archiválás jogkövető gyakorlata című 60 oldalas szakmai kiadványunk részletes útmutatást ad az elektronikus számlák kibocsátásával és befogadásával kapcsolatban felmerülő gyakorlati kérdésekre.
Elektronikus és papíralapú számlák elkülönítése a kézbesítés módjától függetlenül
Az értékesítő elektronikusan és papíron is kibocsátja ugyanazt a számlát. A vevő oldalán melyiket kell hiteles számlának tekinteni?
A számla jogi minősítését nem a továbbítás módja, hanem az határozza meg, hogy a kibocsátó milyen formában állította ki a számlát, illetve a felek milyen formát fogadnak el hiteles példányként. A vevő oldalán az a példány tekintendő hitelesnek, amely a kibocsátó eredeti kiállítási módjának felel meg; a két forma nem helyettesíti egymást, és nem minősül egymással egyenértékűnek.
Elektronikus számlák megőrzése és archiválása
Az elektronikus számlák megőrzése akkor működik megbízhatóan, ha a vállalkozás egyértelműen meghatározott archiválási eljárást alkalmaz, és olyan rendszert használ, amely a dokumentumok hosszú távú kezelését következetesen támogatja.
A hash-kód, az elektronikus aláírás és az átmentés technikai kérdései
A hash-kód a hitelesség ellenőrzésének technikai eszköze, de nem kötelező adattartalom, tehát tárolása vagy megküldése nem szükséges. Elektronikusan aláírt számlák esetén az aláírás ellenőrzése a befogadó feladata, a hitelesítéshez szükséges eszközökkel. Amennyiben az aláírással és időbélyeggel ellátott dokumentumokat más tárolóhelyre mentik át, nem kell új aláírás vagy új időbélyeg; az eredeti aláírás továbbra is érvényes marad.
Az elektronikus számlák kezelésének gyakorlata akkor működik biztonságosan és következetesen, ha a kibocsátó és a befogadó egyaránt a kiállítás módjából indul ki, és a teljes folyamatot ennek megfelelően alakítja ki.
