Dokumentumok megőrzésének kötelezettsége
Olvasási idő: 5 perc
Egy beérkező ügyfélkérés alapján fogalmazódott meg az a lehetőség, hogy a kötelezően megőrzendő dokumentumok esetében az 5-10 évig megőrzendő számlákat, dokumentumokat ne papír alapon, hanem beszkennelve, elektronikus formában tárolják. Ha igen, ennek milyen különleges formája, eljárása van? Iratkezelés, archiválás dióhéjban.
A lehetőséggel összefüggésben felmerülő kérdések még: Az áfa ellenőrzésnél elfogadják a számla beszkennelt változatát? Hogyan lehet azt eredetivel megegyező másolatként tárolni? Egy esetleges nyugdíjellenőrzési vagy egyeztetési eljárásnál mire, milyen formában lehet szükség? Ha egy cég már végelszámolásra került vagy a tulajdonosa külföldi állampolgár lett, akkor kinek a kötelessége a dokumentumok őrzése? Hogyan kell ezt biztosítani?
A vállalkozás az üzleti évről készített beszámolót, az üzleti jelentést, valamint az azokat alátámasztó leltárt, értékelést, főkönyvi kivonatot, továbbá a naplófőkönyvet, vagy más, a törvény követelményeinek megfelelő nyilvántartást olvasható formában legalább 8 évig köteles az általa meghatározott iratmegőrzési helyen megőrizni. A könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatot (ideértve a főkönyvi számlákat, az analitikus, illetve részletező nyilvántartásokat is), legalább 8 évig kell olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon megőrizni.
A szigorú számadású bizonylatok rontott példányaira is vonatkozik a megőrzési kötelezettség.
A megőrzési időn belüli szervezeti változás (ideértve a jogutód nélküli megszűnést is) nem hatálytalanítja e kötelezettséget, így a bizonylatok megőrzéséről a szervezeti változás végrehajtásakor intézkedni kell.
Figyelemmel kell lenni arra is, hogy rendelet szabályozza a székhelyen tárolandó iratok minimális körét, amelyek a következők: cégiratok (alapító okirat, társasági szerződés, aláírás minta), hatósági engedélyek, az adóhatóság felé teljesített adatbejelentésekkel kapcsolatos iratok, valamint a számviteli törvény szerinti éves beszámolók, cégbejegyzési végzés másolata, a társasági szerződés és az érvényes szerződés, mely bizonyítja, hogy a vállalkozás vezetője jogosan tüntette fel adott címet székhelyként.
Az elektronikus formában kiállított bizonylatot a Számviteli törvény 169. § (6) bekezdése szerint a digitális archiválás szabályairól szóló jogszabály előírásainak figyelembevételével elektronikus formában kell megőrizni, oly módon, hogy az alkalmazott módszer biztosítsa a bizonylat összes adatának késedelem nélküli előállítását, folyamatos leolvashatóságát, illetve kizárja az utólagos módosítás lehetőségét.
Másolat készítése, archiválás
Az eredetileg nem elektronikus formában kiállított bizonylatról, a papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól szóló jogszabály előírásainak figyelembevételével készített elektronikus másolattal a számviteli törvény szerinti bizonylat-megőrzési kötelezettség teljesíthető, ha a másolatkészítés alkalmazott módszere biztosítja az eredeti bizonylat összes adatának késedelem nélküli előállítását, folyamatos leolvashatóságát, illetve kizárja az utólagos módosítás lehetőségét.
Az elektronikus archiválás lehetséges, jogszabályi oldalon irányadó az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Kormányrendelet III. fejezete.
Lényeges, hogy az archiválás során nem lehetséges fénykép vagy szkennelés, tehát ilyen formában egy másolat készítése.
A digitalizálás során a másolat készítője elkészíti az elektronikus másolatot az iratról és megállapítja a papír alapú dokumentum és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelését. Az elkészült elektronikus másolatot – „Az eredeti papír alapú dokumentummal egyező” szövegű – hitelesítési záradékkal és a 451/2016. Korm. rendeletben meghatározott követelményeknek megfelelő elektronikus aláírással vagy bélyegzővel látja el.
Lényeges továbbá, hogy amennyiben a vállalkozás úgy dönt, hogy az iratanyagáról elektronikus másolatot készíttet, akkor azt valamennyi lényegi elemre kiterjedően a kezelési eljárást egy belső iratkezelési szabályzatban kell rögzítenie.
