Civil szervezet tévesen benyújtott dokumentumai
Olvasási idő: 4 perc
Egy civil szervezet vonatkozásában 2025. évre beadott beszámoló tekintetében a kiegészítő jegyzőkönyv, illetve a közgyűlési jegyzőkönyv tévesen, más szervezetre vonatkozóan került benyújtásra, 2026. május 31. napjáig. Ilyenkor mi a teendő, illetve ezt hogyan lehet javítani/cserélni? A tévesen csatolt dokumentumok tekintetében ez a hiba milyen szankcióval párosulhat?
A leírt esetben mielőbbi korrekció javasolt.
Amennyiben a 2025. évi beszámoló mérleg- és eredményadatai, valamint a közhasznúsági melléklet adatai helyesek, és kizárólag a csatolt dokumentumok között került tévesen más szervezetre vonatkozó irat benyújtásra, akkor alapvetően nem a számviteli adatok utólagos módosításáról, hanem hibás dokumentum benyújtásáról/közzétételéről van szó.
A kettős könyvvitelt vezető civil szervezet esetében a kiegészítő melléklet a beszámoló része, ezért annak helyes dokumentummal történő pótlása mindenképpen szükséges.
A közgyűlési jegyzőkönyv ugyanakkor főszabály szerint nem része a civil szervezet beszámolójának kötelező mellékleteinek, ezért azt a beszámolóhoz általában nem is szükséges csatolni. Kivételesen, például a még be nem jegyzett új képviselő eljárási jogosultságának igazolására lehet szerepe.
Javasolt eljárás
A 2025. évre vonatkozó beszámoló megfelelő nyomtatványát a helyes dokumentumokkal célszerű ismételten benyújtani, és ezzel egyidejűleg az Országos Bírósági Hivatalt külön is értesíteni arról, hogy a korábbi benyújtás során technikai/adminisztratív tévedésből más szervezet dokumentumai kerültek csatolásra.
Az értesítésben célszerű pontosan megjelölni:
- a civil szervezet nevét és nyilvántartási számát,
- az eredeti beszámoló benyújtásának időpontját,
- mely dokumentumok kerültek tévesen csatolásra,
- hogy a beszámoló érdemi számszaki adatai változnak-e,
- valamint kérni a téves dokumentumok közzétételből történő eltávolítását, illetve a helyes dokumentumokkal történő korrekciót.
A puszta ismételt benyújtás önmagában azért nem feltétlenül elegendő, mert a korábban közzétett téves melléklet továbbra is elérhető maradhat, ezért célszerű az OBH-val a dokumentum eltávolítását külön is egyeztetni.
Felmerülő szankciók
Önmagában azért, mert a határidőben benyújtott beszámolóhoz tévedésből hibás mellékletet csatoltak, nincs olyan automatikusan kiszabandó, fix összegű bírság, amely a tévedés észlelésekor azonnal esedékessé válna. Ugyanakkor a hibás kiegészítő melléklet miatt a beszámoló tartalmilag nem tekinthető teljesen szabályszerűnek, ezért a hibát indokolatlan késedelem nélkül célszerű korrigálni.
A Civil törvény alapján, ha a civil szervezet a beszámoló letétbe helyezésével és közzétételével kapcsolatos kötelezettségét elmulasztja és azt egy éven belül sem pótolja, annak már további jogkövetkezménye lehet. Közhasznú szervezet esetében pedig különösen fontos a szabályszerű teljesítés, mivel a nem megfelelő tartalmú beszámoló a közhasznú jogállást is érintheti.
További fontos szempont, hogy mivel egy másik szervezet dokumentumai kerültek nyilvánosan közzétételre, azt is meg kell vizsgálni, tartalmaznak-e olyan természetes személyekre vonatkozó személyes adatokat, amelyeknek nem kellett volna nyilvánosságra kerülniük. Ha igen, adatvédelmi incidens lehetősége is felmerülhet, ezért ezt külön is szükséges értékelni és a téves dokumentum mielőbbi eltávolítását kezdeményezni.
Összességében tehát az eset javítható, és amennyiben a hibát most önkéntesen, haladéktalanul rendezik, nem látok olyan szabályt, amely alapján pusztán a téves csatolmány miatt automatikusan bírságot kellene kiszabni.
