A munkavállalók képzése – Biztos? Befektetés?

Felmerül azonban a kérdés, hogy mégis hogyan lehet a munkavállalók egyéni képességeit, fejlesztési potenciáljait pontosan felmérni? Melyek az egyes személyek esetében a leghatékonyabb módszerek? Hogyan mérhető a képzések sikeressége? A személyzetfejlesztés kérdéseinek megválaszolása összetett, többrétű feladat.
Annak érdekében, hogy legyen az egyensúly a munkakör elvárásai és a munkakört betöltő személyek képességei között, a szervezetnek aktívan kell foglalkoznia a beosztottjai fejlesztésével. Mivel a piac folyamatosan változik, egy sikeres vállalatnak arra is oda kell figyelnie, hogy a munkavállalóit az aktuális trendeknek megfelelően képezze. Így a személyzet-fejlesztés folyamata nem alakulhat merev sablonok szerint. Egy folyamatosan változó folyamatról van szó, amely reflektál mind a két fél igényeire, melynek során figyelembe kell venni a környezet változásait, a szervezet elvárásait, valamint a munkavállaló képességeit és jövőbeli terveit.

A szervezet pénzt, időt, energiát fektet abba, hogy az illető ismereteit, tudástárát bővítse, amely azt jelzi felé, hogy megbecsülik őt a munkahelyén. A haszon pedig duplán jelentkezik, hiszen a munkáltatónak is jobban megéri, ha egy tapasztalt, a szervezetet jól ismerő személy sajátítja el azokat az ismereteket, melyek egy-egy pozíció betöltéséhez szükségesek. Ha a munkatársak lehetőséget látnak a személyes fejlődésre, céljaik elérésére és a továbblépésre, azzal jelentősen csökkenthető a fluktuáció.

Megfelelő embert a megfelelő képzésre

A munkatársak fejlesztésével biztosítható a megfelelő ismeretek birtoklása, amely az adott munkakörben, területen szükséges lehet. A cég számára ugyanis könnyebben megtérülhet egy-egy tanfolyam, oktatás finanszírozása, mint a kompetenciával már rendelkező új kollégák felvétele. A cég ezáltal vonzóbbá válik a munkaerőpiacon is, hiszen szívesebben jelentkeznek egy olyan munkahelyre, ahol megszervezik a beosztottak képzését.

A munkavállalók attitűdjének megváltoztatása, a motiválás egyaránt a munkaerő megtartását szolgálják. A személyzetfejlesztésen keresztül a szervezet rugalmassága is növelhető, hiszen a szükséges kompetenciákat egyre többen birtokolják. Így könnyebb elindítani egy belső rotációs folyamatot, munkakör-gazdagítást.

Legyen ugyanis bármennyire indokolt egy képzés elvégzése, ha ez nem illik abba a képbe, amit a munkavállaló elképzelt magának a vállalatnál, akkor a befektetés várhatóan nem fog megtérülni, mivel nem lesz elég motiváció a tudás elsajátítására.
Összefoglalva: személyzetfejlesztésre akkor van szükség, ha az elvárt kompetenciák és a valós, az illető által birtokolt kompetenciák között különbség mutatkozik. Ilyenkor a munkáltató (és optimális esetben a munkavállaló is) igyekszik a munkavállaló tudástárát, ismereteit növelni, hogy minimálisra csökkenjen a különbség és hatékonyan el tudja látni a rá bízott feladatokat.

 

A fejlesztési irány meghatározásánál a legfontosabb tényező, hogy a munkakör betöltéséhez milyen készségekre, képességekre van szükség. Ennek vizsgálata a teljesítményértékelés, amikor azt vizsgálják, hogy valóban sikerült-e megfelelően ellátnia az illetőnek a rábízottakat, illetve azt, hogy mely tényezők a személy erősségei és melyek azok, amelyeket érdemes fejleszteni.
A munkavállalók számára talán a legfontosabb – amennyiben a személy hosszú távú motivációjának fenntartását is figyelembe vesszük – a karrierút megtervezéséhez szükséges fejlesztési terv meghatározása. Ahhoz ugyanis, hogy perspektívát tudjunk mutatni a munkavállalóknak, azt kell érezniük, hogy van jövőjük a cégnél és képesek lesznek saját maguk meghaladására. Ahol erre nem fordítanak figyelmet, ott a munkatársak könnyen belefásulnak a feladataikba, nem látják maguk előtt a célokat és a célokhoz vezető utat.
Időről időre célszerű a felettesnek és a beosztottnak leülnie – például egy teljesítményértékelő beszélgetés során –, hogy megvitassák, hogy milyen potenciálok rejlenek a munkavállalóban, mely képességekkel kapcsolatban javasolt a fejlesztés. Ilyenkor érdemes először magát a munkavállalót meghallgatni, hogy ő mit gondol a saját munkájával kapcsolatban, illetve milyen irányba fejlődne szívesen. Ezt mérlegelve pedig közösen állítják fel az egyéni képzési tervet.

 

Mivel a képzés-fejlesztés célja nem leplezetten az, hogy előbb vagy utóbb megtérüljön a befektetés, így mérlegelni kell azt is, hogy mennyibe kerül az adott cégnek mindez. Itt nem csak magának az oktatásnak a költségét kell figyelembe venni, hanem például azt is, hogy az illetőt mennyire fogja leterhelni a képzés, hány munkanapot fog majd távol tölteni a munkájától és hogyan tudják megoldani majd a helyettesítését.
A belsős képzések természetesen jóval olcsóbbak, és sokkal inkább ismerik a szervezet igényeit. Rugalmasabban tudják integrálni az oktatásokat a képzési tervbe és könnyebben, gyorsabban megoldható a lebonyolításuk. Ezzel szemben a külsős cégek legnagyobb előnye épp az, hogy külsősök, és egy új látásmódot, perspektívát tudnak mutatni, illetve nagyobb rálátással bírnak a szervezeten kívüli trendekre. A legtöbb esetben egy-egy szakterületre specifikálódnak, így rendkívül sok információval, tapasztalattal rendelkeznek az adott témában. Arról nem is beszélve, hogy a munkavállalók többsége könnyebben megnyílik egy szervezeten kívüli személynek, hiszen kevésbé érzik azt, hogy következménye lehet annak, ami ott elhangzik. Mégis, az európai tendencia azt mutatja, hogy a cégek többsége a szervezeten belüli képzési folyamatot preferálja.

 

Hogyan is érdemes a visszamérést végezni? Az első és legfontosabb ezzel kapcsolatban is, akárcsak a képzés esetében, hogy előzetes tervet kell felállítani hozzá. Meg kell nevezni a mérési módszert és annak főbb témáit, mely az összes olyan területre fókuszál, amelyekkel kapcsolatban válaszokat szeretnénk kapni. A szervezet szempontjából legfontosabb kérdés, hogy megtérült-e a befektetés, azaz mutatható-e ki kapcsolat az újonnan szerzett ismeretek elsajátítása és a szervezeti hatékonyság között. Ugyanakkor fontos szempont a jövőre nézve az is, hogy az adott fejlesztési terv megfelelő volt-e, hiszen ebből vonhatják le a következtetéseket a jövőbeli képzésekkel kapcsolatban.

 

A tréning egy csoportos tanulási forma, ahol ideális esetben 6–12 fő dolgozik együtt. Az oktató – jelen esetben tréner –, az ismeretek átadása mellett nagy figyelmet fordít a csoport dinamikájára is, melyet a hatékony közös tanulás irányába igyekszik terelgetni. A tréningeknek mindig van egy meghatározott célja, melyet saját tapasztalatokon keresztül dolgoznak fel a résztvevők. A feladatok megoldásának egyik legfontosabb része a megbeszélés, amikor a csoport tagjai részletesen megvitatják az események menetét, a megoldáshoz vezető utat, és a saját reakcióikat a helyzetben. Ekkor van lehetőségük egymásnak visszajelzéseket adni, reflektálni saját magukra, és úgynevezett aha-élményeket átélni a történtek által.
Már tréning kezdetekor fontos, hogy le legyenek fektetve az együttműködés szabályai, a keretek, melyek között dolgozni fognak. Ez tulajdonképpen egy pszichológiai szerződésnek tekinthető a tréner és a résztvevő személyek között. Leginkább a hatékony együttműködést és a bizalom megteremtését szolgálják. Fontos eleme, hogy a résztvevők meghallgassák egymást, és ne ítélkezzenek, hanem próbáljanak érvelni és megérteni egymás nézőpontjait.
A tréning során fontos, hogy biztonságban érezzék magukat a résztvevők, hiszen így lehet igazán hatékony a tanulás. Érezzék azt, hogy bármit megoszthatnak a csoportban és ezek az információk ott is maradnak. Épp ezért a tréningeket többnyire az adott szervezettől távol, többnyire bentlakásos környezetben bonyolítják le. Így lehetőség van kiszakadni a hétköznapok zsongásából, és az azokat körülvevő korlátoktól, és a résztvevők saját magukra és a fejlődésükre koncentrálhatnak.