A hatékony toborzás kulisszatitkai

Magyarországon a ’90-es évek végétől kezdtünk arról beszélni, hogy a hagyományos személyzeti feladatokat egy stratégiaibb HR tevékenység váltja fel. Ebből adódóan rengeteg cég beleesett abba a csapdába hogy úgy gondolta, hogy ha már megfizeti a HR-es kollégát, akkor az ő felelőssége a toborzás is.

A képet azonban, amit a munkaerőpiacon lévő potenciális munkatársak látnak, azt nem csak a HR-es alakítja. Ebben a cég valamennyi munkavállalójának van felelőssége szinttől és munkakörtől függetlenül. Cégünk brandje és jövője szempontjából egyáltalán nem mindegy, hogy bármelyik kollégánk mit mesél rólunk, szokásainkról, vezetőinkről például egy baráti társaságban vagy éppen a boltban sorban állva.
Sajnos iskolás korunktól arra vagyunk szocializálva, hogy nem szerethetjük sem a tanintézményt, sem pedig a munkahelyünket, ahol a napunk több mint 30%-át töltjük. „Ciki” büszkének lenni, főleg alkalmazottként. Ez nagyban megnehezíti a boldog munkahelyek kialakulását.
További nehezítő tényező, hogy a rengeteg kereskedelmi reklám mellett, mely termékeket és szolgáltatásokat akar eladni, ha állást hirdetünk, eléggé feltűnőnek kell lennünk, ha azt szeretnénk, hogy egyáltalán észrevegyenek bennünket, illetve – az elmúlt években egyre inkább – valamilyen pozitív élményhez juttassuk őket.
Ahhoz, hogy a legjobb embereket vegyük fel, szükségünk van egy alaposan átgondolt és megtervezett toborzási stratégiára, amit időről időre az aktuális trendeknek, a munkavállalók viselkedési kultúrájának és az információtechnológia változásainak megfelelően aktualizálnunk kell, és ez azzal jár, hogy újabb toborzási technikákat kell elsajátítanunk.

A toborzási stratégia alapja a létszámterv, melyben az aktuális és a jövőbeni előrejelzések is szerepelnek. 

A hatékony toborzási stratégiának számos eleme van, melyekkel biztosíthatjuk, hogy folyamatosan – vagy legalábbis akkor, amikor szükséges – a legjobb munkaerő vándoroljon hozzánk.

Jelenlegi cégkultúránk

A jó toborzási stratégia ott kezdődik, hogy hogyan bánunk meglévő alkalmazottainkkal: mennyire becsüljük meg őket, tehát hogy azok az információk és értékek, amiket egy-egy hirdetésben vallunk és hirdetünk, azok összhangban vannak-e a mindennapokkal. 

Ezt le tudjuk mérni a fluktuációból, a kilépési interjúkból, a munkahelyi elégedettségi felmérésekből, de akár a teljesítményértékelési beszélgetésekből is. 
Kulcsmomentum az őszinteség és az, hogy a vezetőség valóban szembe tud-e nézni saját magával.
Már ennél a pontnál meg tudunk állni, ha meghozzuk a döntést, hogy kívülről hozzuk-e be a jelöltet, aki magával hozza azt az észjárást, tudást és kompetenciát, amihez hozzá szeretnénk jutni, vagy inkább jelenlegi erőforrásainkat kihasználva a munkaerő-megtartásra (is) koncentrálva belülről neveljük ki „új” kollégánkat. Ez nagyon sokszor sokkal kevesebb idő és energiaveszteség, hiszen az alkalmasnak ítélt kollégánk nem fog kilépni és így nem kell őt is pótolnunk…

Munkatársi ajánlási program

Ha úgy döntünk, hogy kívülről érkező munkatársat integrálunk cégünkhöz, akkor haladjunk tovább. Amennyiben a fenti mérésekből származó adatok a valóságot mutatják, ez már egy jó kiindulási alap, hogy bevezessünk egy munkatársi ajánló programot, melyben ha egy kollégánk hoz egy új munkatársat, a munkába lépéskor, illetve a próbaidő lejártakor díjazásban részesíthetjük őt. Vagy akár jutalmazhatjuk magát az önéletrajz-küldési aktivitást, a social medián történő megosztásokat, vagy bármit, ami számunkra érték.

Fontos, hogy ha ilyen programot indítunk, legyen egyértelmű, hogy kinek, milyen tevékenység után fizetünk, legyünk benne következetesek és különösen szavatartóak, hiszen nagyon demoralizáló tud lenni, hogyha vélt vagy valós indokokkal, de utólag módosítva  vagy pontosítva a szabályokon, nem eszközöljük a kifizetést munkatársunknak. Egy ilyen programot érdemes a munkavállalók bevonásával kialakítani, esetleg megtudni, hogy a konkurenciánk vagy „a jól működő” cégek ezt hogyan csinálják. Ezeket az információkat a cégektől ötletbörzéken, illetve egy-egy állásinterjún is beszerezhetjük.

A konkurencia és a munkaerőpiac többi szereplőjének módszerei

Szerencsére a kisebb nagyobb cégek vezetői és HR szakemberei már rájöttek arra, hogy ha bizonyos időközönként adott témában megosztják egymással, hogy milyen gyakorlatokat folytatnak akár a munkatársak toborzása témájában is, azzal saját fejlődésüket segítik elő, nem pedig titkos információkat szolgáltatnak ki. Legyen ez egy négyszemközti beszélgetés, egy BNI, egy szűk körű MasterMind, vagy egy rendszeres cégvezetői vagy HR Klub, mindenképpen érdemes informálódnunk.
Ha erre nincs lehetőségünk, vagy nem teljes körűek a lehetőségeink, akkor érdemes megnézni, hogy hogyan csinálják a nagyok, főleg a konkurenciánk. 
Itt nem szabad figyelmen kívül hagynunk, hogy az utóbbi években a munkaerőpiac úgy alakult át, hogy a toborzás tekintetében egy kereskedelmi bolt és egy termelőüzem is konkurenciának számít. Írjunk egy listát a lehetséges cégekről és vizsgáljuk meg, hogy:
- Online vagy offline hirdetnek-e? Azt milyen rendszerességgel teszik?
- Milyen stílusú hirdetést adnak fel?
- Annak milyen a nyelvezete, használnak-e képeket? Azok milyen érzést ébresztenek bennünk?
- Milyen információkat közölnek magukról a weboldalukon keresztül? Van-e karrieroldaluk? 
- Mennyire vannak jelen a szociális médiában? Miket és milyen rendszerességgel posztolnak?

Ha ezeket megvizsgáltuk, akkor kivehetjük belőle a legjobb gyakorlatokat, és cégünkre formálhatjuk őket. 

Munkavállalói AVATAR-meghatározás

Mielőtt azonban bármilyen tartalmi elemet elkezdenénk megalkotni, következő lépés, hogy tisztában legyünk cégünk küldetésével, illetve az értékeinkkel. Ezeket is ajánlott időről időre felülvizsgálnunk. Izgalmas összehívni jelenlegi kollégáinkat és egy workshop keretében összegyűjteni közösen, hogy melyek azok a hozzáállásbeli tulajdonságok, kompetenciák, melyeket elvárnak a céghez belépő új kollégáktól.

Hasznos továbbá és még igen kevesen alkalmazzák, ha meghatározzuk az ideális munkatárs (AVATAR) célcsoportunk tulajdonságait, akár munkakörönként is. Tehát összegyűjtjük a legjobb munkatársainkra jellemző adatokat:
- korát, 
- nemét, 
- családi állapotát,
- helyrajzi meghatározását, 
- illetve vágy- és frusztrációs pontjait,
- használatos szavait, kifejezéseit. 

Lehet több avatar-típusunk is. Ezek segítenek a megfelelő hirdetési stílus és szövegezés meghatározásában. Minél pontosabban tervezünk és bánunk a szavakkal, annál hatékonyabb lesz a toborzásunk is. 
(Folytatjuk)

Csenteri-Dénes Ildikó