A hatékony toborzás kulisszatitkai

Ahhoz, hogy a legjobb embereket vegyük fel, szükségünk van egy alaposan átgondolt és megtervezett toborzási stratégiára, amit időről időre az aktuális trendeknek, a munkavállalók viselkedési kultúrájának és az információtechnológia változásainak megfelelően aktualizálnunk kell, és ez azzal jár, hogy újabb toborzási technikákat kell elsajátítanunk.

A toborzási stratégia

A toborzási stratégia alapja a létszámterv, melyben az aktuális és a jövőbeni előrejelzések is szerepelnek. A hatékony toborzási stratégiának számos eleme van, melyekkel biztosíthatjuk, hogy folyamatosan – vagy legalábbis akkor, amikor szükséges – a legjobb munkaerő vándoroljon hozzánk.

A jó toborzási stratégia ott kezdődik, hogy hogyan bánunk meglévő alkalmazottainkkal: mennyire becsüljük meg őket, tehát hogy azok az információk és értékek, amiket egy-egy hirdetésben vallunk és hirdetünk, azok összhangban vannak-e a mindennapokkal. A fluktuációból, a kilépési interjúkból, a munkahelyi elégedettségi felmérésekből, de akár a teljesítményértékelési beszélgetésekből is le tudjuk mérni ennek szintjét.  Kulcsmomentum az őszinteség és az, hogy a vezetőség valóban szembe tud-e nézni saját magával.
Már ennél a pontnál meg tudunk állni, ha meghozzuk a döntést, hogy kívülről hozzuk-e be a jelöltet, aki magával hozza azt az észjárást, tudást és kompetenciát, amihez hozzá szeretnénk jutni, vagy inkább jelenlegi erőforrásainkat kihasználva a munkaerő-megtartásra (is) koncentrálva belülről neveljük ki „új” kollégánkat. Ez nagyon sokszor sokkal kevesebb idő és energiaveszteség, hiszen az alkalmasnak ítélt kollégánk nem fog kilépni és így nem kell őt is pótolnunk…

Munkatársi ajánlási program

Ha úgy döntünk, hogy kívülről érkező munkatársat integrálunk cégünkhöz, akkor haladjunk tovább. Amennyiben a fenti mérésekből származó adatok a valóságot mutatják, ez már egy jó kiindulási alap, hogy bevezessünk egy munkatársi ajánló programot, melyben ha egy kollégánk hoz egy új munkatársat, a munkába lépéskor, illetve a próbaidő lejártakor díjazásban részesíthetjük őt. Vagy akár jutalmazhatjuk magát az önéletrajz-küldési aktivitást, a social medián történő megosztásokat, vagy bármit, ami számunkra érték.
Fontos, hogy ha ilyen programot indítunk, legyen egyértelmű, hogy kinek, milyen tevékenység után fizetünk, legyünk benne következetesek és különösen szavatartóak, hiszen nagyon demoralizáló tud lenni, hogyha vélt vagy valós indokokkal, de utólag módosítva vagy pontosítva a szabályokon, nem eszközöljük a kifizetést munkatársunknak. Egy ilyen programot érdemes a munkavállalók bevonásával kialakítani, esetleg megtudni, hogy a konkurenciánk vagy „a jól működő” cégek ezt hogyan csinálják. Ezeket az információkat a cégektől ötletbörzéken, illetve egy-egy állásinterjún is beszerezhetjük.

A konkurencia és a munkaerőpiac többi szereplőjének módszerei

Szerencsére a kisebb nagyobb cégek vezetői és HR szakemberei már rájöttek arra, hogy ha bizonyos időközönként adott témában megosztják egymással, hogy milyen gyakorlatokat folytatnak akár a munkatársak toborzása témájában is, azzal saját fejlődésüket segítik elő, nem pedig titkos információkat szolgáltatnak ki. Legyen ez egy négyszemközti beszélgetés, egy BNI, egy szűk körű MasterMind, vagy egy rendszeres cégvezetői vagy HR Klub, mindenképpen érdemes informálódnunk.
Ha erre nincs lehetőségünk, vagy nem teljes körűek a lehetőségeink, akkor érdemes megnézni, hogy hogyan csinálják a nagyok, főleg a konkurenciánk. 
Itt nem szabad figyelmen kívül hagynunk, hogy az utóbbi években a munkaerőpiac úgy alakult át, hogy a toborzás tekintetében egy kereskedelmi bolt és egy termelőüzem is konkurenciának számít. Írjunk egy listát a lehetséges cégekről és vizsgáljuk meg, hogy:
- Online vagy offline hirdetnek-e? Azt milyen rendszerességgel teszik?
- Milyen stílusú hirdetést adnak fel?
- Annak milyen a nyelvezete, használnak-e képeket? Azok milyen érzést ébresztenek bennünk?
- Milyen információkat közölnek magukról a weboldalukon keresztül? Van-e karrieroldaluk? 
- Mennyire vannak jelen a szociális médiában? Miket és milyen rendszerességgel posztolnak?

Ha ezeket megvizsgáltuk, akkor kivehetjük belőle a legjobb gyakorlatokat, és cégünkre formálhatjuk őket. 

Munkavállalói AVATAR-meghatározás

Mielőtt azonban bármilyen tartalmi elemet elkezdenénk megalkotni, következő lépés, hogy tisztában legyünk cégünk küldetésével, illetve az értékeinkkel. Ezeket is ajánlott időről időre felülvizsgálnunk. Izgalmas összehívni jelenlegi kollégáinkat és egy workshop keretében összegyűjteni közösen, hogy melyek azok a hozzáállásbeli tulajdonságok, kompetenciák, melyeket elvárnak a céghez belépő új kollégáktól.

Hasznos továbbá és még igen kevesen alkalmazzák, ha meghatározzuk az ideális munkatárs (AVATAR) célcsoportunk tulajdonságait, akár munkakörönként is. Tehát összegyűjtjük a legjobb munkatársainkra jellemző adatokat:
- korát, 
- nemét, 
- családi állapotát,
- helyrajzi meghatározását, 
- illetve vágy- és frusztrációs pontjait,
- használatos szavait, kifejezéseit. 

Lehet több avatar-típusunk is. Ezek segítenek a megfelelő hirdetési stílus és szövegezés meghatározásában. Minél pontosabban tervezünk és bánunk a szavakkal, annál hatékonyabb lesz a toborzásunk is. 

Vizsgáljuk felül az arculatunkat és az álláshirdetéseinket!

Az eddigiek alapján – vagyis hogy milyen a jelenlegi és a vágyott cégkultúránk, valamint hogy mit látunk a konkurenciánál – érdemes felülvizsgálni az cég arculatát és a hirdetéseket. 
Ha abban a szerencsés helyzetben vagyunk, hogy nem egy központi multis elvárás határozza meg a szövegezést és az arculatot, akkor ezen nem kevés munkával, de alakíthatunk. 
Az arculat meghatározásánál be lehet vonni az ezzel foglalkozó szakértőket: a logó és a céges levélpapír mellett egy álláshirdetési formát is létre hozatni a nyomtatott sajtóba, a karrieroldalakra, bannerként, illetve a szociális médiába is.
Habár nagyobb a mozgásterünk, mégis az a legjobb, ha ugyanazzal a stílusú, színvilágú hirdetéssel találkozik az álláskereső az egyes médiafelületeken. 
Ha van saját honlapunk, akkor nagyon fontos szempont álláskeresőknél, hogy a honlap mobilra legyen optimalizálva, illetve, hogy legyen külön, folyamatosan aktualizált karrier-oldala, ahol saját kollégáinkkal készült riportokat vagy videós bejegyzéseket, esetleg image-filmeket és a cég életében fontos eseményeket tehetünk közzé. Ezeket érdemes a Facebookon, Linkedinen és Instagramon is megosztani.
Használhatjuk a keresőoptimalizálásokat is, amivel még többen elérhetik a tartalmainkat.

Ha már az arculatról beszélünk, fontos megemlíteni, hogy nemcsak a céges, de a személyes Facebook, Instagram és Linkedin oldalainkat is érdemes karbantartani, illetve erre buzdítani vezetőinket is, hiszen jelöltjeink ugyanúgy megnézik saját oldalainkat. Ha az arculattal elkészültünk, fordítsunk nagy hangsúlyt a szövegezésre is! Sokszor esnek abba a csapdába a toborzással foglalkozók, hogy a jelenlegi munkatársak munkaköri leírását másolják be a hirdetésbe. Függetlenül attól, hogy meg vagyunk-e elégedve velük, mégis azt javaslom, hogy az ideális állapotot célozzuk meg, azt, ami felé szeretnénk haladni. Használjuk az avatar-meghatározást is.

Az álláshirdetés szövegezésénél törekedjünk arra, hogy a szavaink pozitív érzelmeket közvetítsenek és a potenciális jelöltünk vágy- vagy frusztrációs pontjára hasson. Az álláskereső oldaláról nézve ez egyfajta szűrő abban a tekintetben, hogy hová adja be a pályázatát. 
Az álláshirdetés az az eszköz, amellyel kedvet csinálhatunk jelöltünknek ahhoz az emberhez, akivé válni akar. Fő szempontként figyelembe véve a hatékonyságot, a jó álláshirdetés nagyon konkrét, rövid, frappáns és az érzelmekre hat. Kulcsa, hogy minket és a cégünket tükrözze. Nincs rosszabb annál, mint amikor csalódottan távozik egy jelölt, mondván, hogy a hirdetés alapján egyáltalán nem erre számított.

Előfordul, hogy egy-egy toborzásnak többször neki kell futni, mert nem találtuk meg a tökéletes jelöltet, vagy ha meg is találtuk, akkor idejekorán távozott cégünktől. 2 feladatunk van ilyenkor:
- Ha a második eset áll fent, akkor meg kell nézni az integrációs folyamatunkat, illetve azt, hogy jelenlegi kollégáink mennyire befogadóak.
- Ha az első eset áll fent, akkor érdemes megpróbálni átnevezni a pozíció nevét, hiszen minden cégnél mást és mást értünk ezek alatt, illetve akár a szövegezésen, akár pedig a stíluson változtathatunk.

A „2 másodperces” szabály

A meghirdetendő munkakörtől függően válasszuk meg, hogy mely médiumokon hirdetünk. Különösen online megjelenés esetében figyeljünk az ún. „2 másodperces” szabályra. Ez annyit jelent, hogy az okostelefonon scrollozva, körülbelül 2 másodpercünk van, hogy felkeltsük a böngésző érdeklődését. 
Mindenképpen ajánlott a social media használata. Sajnos a jelenlét sokszor költséges, viszont ha nem vagyunk rajta, egyáltalán nincs esély, hogy ránk találnak. 
Fontos a hirdetés mellé írt szöveg és a fotó is, illetve ezek hitelessége, valódisága. Az álboldogságot hirdető, igényességet nem mutató képek és szövegek csak rontanak brandünkön.

Honlap, social media és tartalommarketing 

Termék, illetve szolgáltatásértékesítési tevékenységnél használjuk elsősorban, de új kolléga felvételénél is ajánlatos, hogy ugyanúgy tervezzük meg a tartalmakat, tehát azt, hogy az elkövetkező hetekben melyik napon, mit és hol hirdetünk. Használjuk a saját honlapunkat, az összes social media-t, tehát a Facebook, Instagram és Linkedin, illetve a bevált és az új állásportálokat is. Vannak kifejezetten tematikus csoportok és állásoldalak, ahol érdemes hirdetni.
Javasoljuk, hogy a honlapunkról osszuk meg az információkat a social media-n, mert így a jelentkezőnk könnyebben rátalál a cég honlapjára. Ha van a cégnél értékesítési osztály, dolgozzanak össze a HR-rel.

Ma már szinte elképzelhetetlen a toborzás céges social media oldalak nélkül, melyeket követhetnek a kollégáink vagy a jelöltjeink is, így kialakítva egy közösséget, akiket információkkal láthatunk el, valamint edukálhatunk. Javaslom, hogy itt minden eseményt, illetve állásajánlatot osszunk meg. A folyamatos jelenlét, illetve az érdekes és hasznos tartalmak megosztása mind olyan érintések, melyek hozzásegíthetik a jelölteket ahhoz, hogyha oda kerül a sor, hogy munkahelyet kell váltaniuk, akkor cégünket az elsők között fogja felkeresni. A kulcs itt az, hogy fontosnak érezze magát, a leendő munkavállaló már jelöltként is.

A tudatos munkáltatói márkaépítés lényege, hogy megmutassuk minden potenciális munkavállalónknak, hogy miért érdemes nálunk dolgozni. A folyamatos hirdetések és posztok apró érintések, melyek segítik azt, hogy jelöltjeink kíváncsiak legyenek ránk, illetve az esetleges későbbi beilleszkedést is megkönnyítik.
Itt kombinálhatóak az ingyenes és a fizetős hirdetések, de ha már fizetünk, akkor ahhoz jól átgondolt tartalommarketing terv kell. 
Ennek elemei lehetnek:
- szakmai cikkek,
- blogok,
- vlogok,
- írott álláshirdetések,
- videós álláshirdetések (belinkelve a saját videós csatornánkról),
- image-filmek,
- a cég rendezvényeiről szóló összefoglalók,
- bármi, ami információt szolgáltat rólunk.

Vegyük figyelembe, hogy vannak, akik az információkat olvassák, és vannak, akik jobban preferálják, ha hallgatják. Ugyanazokat a tartalmakat többféle módon is jelenítsük meg, így még több jelölthöz érhetünk el.

Offline megjelenések

Offline megjelenések tekintetében fontosak az újsághirdetések, azonban ennél is népszerűbbek, ha személyesen megjelenünk állásbörzén, melyből ma már több szakosodott rendezvény is létezik közép- és felsőoktatási intézmények szervezésében egyaránt. Érdemes szakmai napokra, szakmák/kutatók éjszakájára is kiállítóként ellátogatni.
Ha nagyobb létszámot szeretnénk felvenni, akkor saját toborzó rendezvényt, vagy akár nyílt napot, gyárlátogatást, saját meetup-ot is szervezhetünk. 

Ezek a megjelenések nem a legolcsóbbak, viszont a „nagyok” között fogják számon tartani cégünket. Akár egy-egy zenei vagy sporteseményen is megjelenhetünk.

Célszerű, ha ezeken a rendezvényeken nemcsak a HR-es, hanem a szakmai kollégák is képviseltetik magukat, hiszen egyfelől ők pontosabban tudják ismertetni a munkakört, másrészt személyes megjelenésükkel még vonzóbbá válhat az adott cég.

A jelöltélmény fontossága

Legfontosabb elem a jelölt-élmény, mely a potenciális munkavállalóinkat éri, miközben cégünkhöz pályáznak. Ebben a tekintetben sajnos nagyon negatív képet mutat a magyarországi álláspiac. 
A legtöbb pályázó – habár ők is többször válogatás nélkül küldözgetik önéletrajzaikat a legkülönbözőbb cégekhez és pozíciókra – arról számol be, hogy nem kapnak semmiféle visszajelzést, még akár a 4. kör után sem. Javasoljuk, hogy mindig jelezzünk vissza és folyamatosan javítsunk a reakcióidőnkön, hiszen a jó jelöltek tényleg pillanatok alatt elkelnek.

Érdemes jól átgondolt folyamattal dolgozni, melyekbe különböző „érintési” pontokat építhetünk be. Ezek a pontok lehetnek: e-mailek, melyben a folyamat lépéseit erősítjük meg, vagy plusz telefonhívások, melyekből érzi a jelöltünk, hogy valóban figyelünk rá. Amikor pedig már felvettük, de még felmondási idejét tölti, küldhetünk levélben vagy e-mailben információkat a csapatról, vagy bármilyen eseményről, ami cégünknél történt. 
Ugyancsak lehet hírleveleket küldeni a hatályos GDPR szabályok figyelembevételével.
Mindezen marketingtevékenységeket beletéve egy automatizált rendszerbe, rengeteg időt, energiát és középtávon pénzt takarítunk meg.

Ajánlatos ezeket a folyamatokat néha auditnak alávetni, vagyis megnézni, hogy valóban azt az élményt érjük-e el, amit szeretnénk. Hasonlóan a próbavásárlásokhoz, végigkísérhetjük toborzási procedúránkat, vagy erre felkérhetünk egy erre szakosodott céget.

Ugyancsak időről időre átvizsgálásnak kell alávetni a szakmai social media-n, különösen a Lindekinen keresztül történő „hideg” üzeneteinket, melyekkel személyesen megszólítjuk a lehetséges jelöltet és felkeltjük benne az állásváltoztatás vágyát. Itt minél inkább az érzelmekre ható pozitív élményekre és üzenetek közvetítésére kell törekednünk.
A legfontosabb az, hogy minél egyszerűbb legyen a jelentkezés módja: ne legyen hosszadalmas, ahol a jelöltünknek több dokumentumot kell becsatolnia vagy több oldalas kérdőívet kell kitöltenie. Itt is érvényes a 2 másodperces szabály. Ha a felületeink átláthatatlanok és bonyolultak, el fog kattintani az oldalunkról. Valószínűleg a konkurenciáéra.

A fentiekből is látszik, hogy a tervezésre és a folyamatos aktualizálásra éppolyan nagy hangsúlyt – hanem nagyobbat – kell fektetni, mint magára a kivitelezésre. 

Csenteri-Dénes Ildikó