Egy meglepő kivétel - a kiküldetési rendelvény aláírásának kérdése

 

A személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény (a továbbiakban: Szja-tv.) értelmező rendelkezése alapján kiküldetésnek minősül a munkáltató által elrendelt, a munkáltató tevékenységével összefüggő feladat ellátása érdekében szükséges utazás, így különösen a munkaszerződéstől eltérő foglalkoztatás keretében a munkaszerződéstől eltérő helyen történő munkavégzés, ide nem értve a lakóhelyről, tartózkodási helyről a munkahelyre történő oda- és visszautazást. [Szja-tv. 3. § 11. pont]

Az Szja-tv. értelmező rendelkezése alapján hivatali, üzleti utazásnak minősül a magánszemély jövedelmének megszerzése, a kifizető tevékenységével összefüggő feladat ellátása érdekében szükséges utazás – a munkahelyre, a székhelyre vagy a telephelyre a lakóhelyről történő bejárás kivételével –, ideértve különösen a kiküldetés vagy a munkaszerződéstől eltérő foglalkoztatás keretében más munkáltatónál történő munkavégzés miatt szükséges utazást, de ide nem értve az olyan utazást, amelyre vonatkozó dokumentumok és körülmények (szervezés, reklám, hirdetés, útvonal, úti cél, tartózkodási idő, a tényleges szakmai és szabadidőprogram aránya stb.) valós tartalma alapján, akár közvetve is megállapítható, hogy az utazás csak látszólagosan hivatali, üzleti. [Szja-tv. 3. § 10. pont]

A kiküldetés és a hivatali, üzleti utazás értelmező rendelkezésének együttes alkalmazásából megállapítható, hogy a kiküldetés egyben hivatali, üzleti utazásnak is minősül, illetve a hivatali, üzleti utazás körébe tartozik a kiküldetésen kívül minden olyan utazás, amely a munkáltató tevékenységével összefüggő feladat ellátása érdekében szükséges. Ennek megfelelően megállapítható, hogy az üzleti partnerek rendszeres látogatása (amely egyébként nem minősül kiküldetésnek) hivatali, üzleti utazásnak minősül.

 

 

A Munka Törvénykönyvének rendelkezése alapján a munkáltató köteles a munkavállalónak megtéríteni azt a költséget, amely a munkával kapcsolatos kötelezettségek teljesítése során a munkavállalónál szükségesen merül fel.

 

 

A hivatali, üzleti utazás költségtérítésének adókötelezettsége attól függ, hogy a költségtérítés kifizetése milyen bizonylaton alapul.

Ha a költségtérítés kifizetése kiküldetési rendelvényen alapul, akkor a külön jogszabályban meghatározott, igazolás nélkül elszámolható mértéket meg nem haladó utazási költségtérítés nem minősül bevételnek a jövedelem kiszámításánál, tehát adómentes. [Szja-tv. 7. § (1) bek. r) pont]

Ha a költségtérítés kifizetéséhez nem kapcsolódik kiküldetési rendelvény, akkor a költségtérítés összegéből a munkáltató a kifizetéskor adóelőleget és járulékot köteles levonni. Ilyen esetben a költségtérítés a munkavállaló adóköteles bevételének minősül, amelynek adóköteles jövedelemtartalmát tételes költségelszámolással, szükség esetén számlák alapján, utazási költségtérítés esetén útnyilvántartással alátámasztva kell megállapítania a magánszemélynek az éves adóbevallás elkészítésekor, és az így megállapított adóköteles jövedelem után kell – az év közben levont adóelőleg beszámításával – a tényleges adókötelezettséget teljesíteni. (Ha a munkavállaló év végén a bevételt teljes egészében leigazolja költségelszámolással, akkor az adóköteles jövedelem és az adókötelezettség nulla lesz, de ebben az esetben is szükséges a költségelszámolásra vonatkozó nyilvántartás, a számla, az útnyilvántartás.) 

Fentiekre tekintettel szükséges a hivatali, üzleti utazás költségtérítésének elszámolásához a kiküldetési rendelvény.

 

 

 

Az Szja-tv. értelmező rendelkezése szerint [Szja-tv. 3. § 83. pont] a kiküldetési rendelvény olyan, a kifizető által kiállított bizonylat, amely tartalmazza:

- a magánszemély nevét, adóazonosító jelét,

- a gépjármű gyártmányát, típusát, forgalmi rendszámát.

- a hivatali, üzleti utazás(ok) célját, időtartamát, útvonalát, 

- a futásteljesítményt, 

- az utazás költségtérítését, valamint

- ezen költségtérítés kiszámításához szükséges adatokat (üzemanyag-fogyasztási norma, üzemanyagár stb.).  

 

A kiküldetési rendelvényt két példányban kell kiállítani. A papír alapon kiállított kiküldetési rendelvény eredeti példányát a kifizető, másolatát a magánszemély a bizonylatmegőrzésre vonatkozó rendelkezések betartásával megőrzi. Az Szja-tv. módosítása alapján 2015. január 1-jétől kiküldetési rendelvénynek minősül az említett adatokat tartalmazó, a digitális archiválás szabályairól szóló jogszabály rendelkezéseit is figyelembe véve zárt rendszerben kezelt és tárolt, elektronikus úton előállított bizonylat is. 

Az Szja-tv-ben meghatározott értelmező rendelkezés alapján megállapítható, hogy a kiküldetési rendelvénynek adójogi szempontból nem kötelező tartalmi eleme sem a munkavállaló, sem a munkáltató aláírása.

 

A kiküldetési rendelvény ugyanakkor számviteli bizonylatnak is minősül, tehát a kiküldetési rendelvénynek a számvitelről szóló törvényben foglalt, a bizonylatokra vonatkozó rendelkezéseknek is eleget kell tennie. A számvitelről szóló törvény kimondja, hogy a könyvviteli elszámolást közvetlenül alátámasztó bizonylatnak – több más adat mellett – tartalmaznia kell a gazdasági műveletet elrendelő személy vagy szervezet megjelölését, az utalványozó és a rendelkezés végrehajtását igazoló személy aláírását. [Szvtv. 167. § (1) bek. c) pont]

Amennyiben a munkavállalók nem a munkáltatói jogkör gyakorlójának, illetve nem a munkáltató belső szabályzatában meghatározott közvetlen vezető rendelkezése alapján keresik fel az üzleti partnereket, akkor a kiküldetési rendelvényen számviteli szempontból sem szükséges sem a munkavállaló, sem a munkáltató aláírása.

 

A számvitelről szóló törvénynek ugyanakkor van egy további rendelkezése, amely szerint a számviteli bizonylat adatainak alakilag és tartalmilag hitelesnek, megbízhatónak és helytállónak kell lennie. [Szvtv. 166. § (2) bek.]. Az alaki és a tartalmi hitelességnek többféleképpen is meg lehet felelni. Erre vonatkozóan a számvitelről szóló törvénynek kötelező előírása nincs, a vállalkozás döntésére van bízva, hogy a számviteli bizonylat hitelességének biztosítására milyen eljárást választ. A vállalkozás által választott, illetve az alkalmazott eljárásról a számviteli politikában szükséges rendelkezni.

 

Az adminisztráció egyszerűsítése érdekében javasolt a számviteli politikában rögzíteni, hogy a kiküldetési rendelvény hitelességét, megbízhatóságát és helytállóságát a munkáltató által történő elfogadás biztosítja, amelyet a munkáltató ráutaló magatartással teljesít oly módon, hogy a kiküldetési rendelvény alapján a munkavállalót megillető költségtérítést kifizeti.