A gépjárművek költségelszámolása – nehéz képlet
Olvasási idő: 5 perc
A vállalkozáshoz használt személygépkocsik költségeinek elszámolása gyakran okoz problémát még a tapasztalt könyvelőknek is, különösen, ha egyéni vállalkozóról van szó. A gépkocsival összefüggő értékcsökkenési leírás, továbbá a jármű javítási és karbantartási költségei tovább árnyalják a helyzetet. Útmutatónak szánt írásunk végén tekintse meg mellékelt szabályzatmintánkat!
Az említett nehézség legfőbb oka, hogy az egyéni vállalkozó magánszemély is, és mégsem az. Kinek a nevén van adózási szempontból Kovács János gépkocsija? Mondjuk Kovács János magánszemély, vagy Kovács János egyéni vállalkozó nevén? Mi van akkor, ha valaki más neve szerepel a nyilvántartásban – például Kovács Jánosné –, vagy bérelt, lízingelt a kocsi? Az elszámolható üzemanyagköltségnek van törvényi maximuma? Van-e arra előírás, hogy milyen típusú üzemanyag ára számolható el?
Az egyéni vállalkozók esetében a járművek költségelszámolásával kapcsolatos tudnivalókat az Szja tv. 11. számú mellékletében, valamint a közúti gépjárművek, az egyes mezőgazdasági, erdészeti és halászati erőgépek üzemanyag- és kenőanyag-fogyasztásának igazolás nélkül elszámolható mértékéről szóló 60/1992. (IV. 1.) Kormányrendeletben találjuk, amelyet az egyszerűség kedvéért a továbbiakban csak Kormányrendelet címszóval említek.
Fontos, hogy az egyéni vállalkozó nemcsak a saját tulajdonában lévő járműre számolhat el költséget, hanem a házastársa tulajdonát képezőre is, feltéve hogy a szóban forgó költségek az autó üzleti célú használatakor merültek fel. A zárt végű lízingbe vett járműnél ugyanez a helyzet.
A költségelszámolás alapvető feltétele a gépkocsi üzleti célú használata: ez lehet kizárólagos, és lehet részbeni.
Kizárólag üzemi célú használatról abban az esetben beszélhetünk, ha a tevékenység tárgya, eszköze a gépkocsi – az egyéni vállalkozó személygépkocsi-bérbeadó vagy személyszállító tevékenységet folytat –, és a járművet más, a vállalkozói tevékenységtől eltérő célra részben sem használja. Mindezt a vállalkozó üzleti nyilvántartásainak (pl. útnyilvántartás) egyértelműen igazolnia kell.
Az üzemanyag elszámolásra vonatkozóan az adótörvény kétféle módszert kínál. Ezek közül a vállalkozó szabadon választhat, sőt egy adott éven belül váltogathatja is ezeket. Tudni kell azonban, hogy az adott módszert mindig egy teljes negyedévre választja, azon belül nem módosíthat. A következő negyedévben azonban már módja van áttérni az egyik lehetőségről a másikra.
A lehetőségek:
– Az üzemanyag-fogyasztási norma és az adóhatóság honlapján közzétett üzemanyagár alapján történő költségelszámolás.
– A számlával igazolt üzemanyag-vásárlás alapján történő költségelszámolás.
Az üzemanyag-fogyasztási norma és az adóhatóság honlapján közzétett üzemanyagár alapján történő költségelszámolás
Amennyiben az egyéni vállalkozó az üzemanyag általános forgalmi adóját levonhatja – például kizárólag taxi-szolgáltatás nyújtásához használja a kocsit –, akkor ezt a módszert nem ajánlott választania, hiszen az áfa levonhatóságának tárgyi feltétele a számla megléte.
Az üzemanyag-fogyasztási normát a Kormányrendelet szerint az adott gépjárműre a Kormányrendeletben meghatározott szempontok figyelembevételével vagy egyedi normaképzési módszerrel számolhatjuk ki illetve egyszerűsített elszámolás alkalmazásával.
A gépjárműadó egy éve
2021 év eleje nagy változást hozott az adózók széles körét érintő adónem, a gépjárműadó tekintetében. Tavaly január elsejével a gépjárműadózás is átkerült a központi adó-és vámhatóság, a NAV hatáskörébe, így már egy éve annak, hogy nem az önkormányzati adóhatóság intézi az autósok leggyakoribb közterhét. Az átállás természetesen számos gyakorlati nehézséget okozott és több változást is magával hozott.
A számlával igazolt üzemanyag-vásárlás alapján történő költségelszámolás
Ha az egyéni vállalkozó nem a fentebb részletezett, norma szerinti költségelszámolást választja, illetve azt nem választhatja – például a levonható áfa dokumentálása miatt –, akkor számlákra van szüksége ahhoz, hogy igazolja üzemanyag-beszerzéseit. A Kormányrendeletet ekkor sem zárhatja ki az ügyből: ugyanis a számla szerint elszámolt üzemanyag mennyisége nem haladhatja meg a norma szerint elszámolható mennyiséget (az adott hónapban teljesített kilométerek figyelembevételével).
Gyakorlati szempontból ez azt jelenti, hogy a norma szerinti üzemanyag-elszámolást akkor is útnyilvántartásnak és az üzemanyag-mennyiség norma szerinti számításának kell alátámasztania, ha számla alapján történik a költségelszámolás. Ekkor a számla lesz a könyvelés alapbizonylata, de a mellékelt norma szerinti elszámolásra azért van szükség, hogy igazoljuk, a számlán szereplő üzemanyag-mennyiség nem haladja meg a norma szerinti mennyiséget.
Előfordulhat, hogy a számlákkal igazoltan beszerzett üzemanyag mennyisége túllépi e normát. Ebben az esetben a költségek között, a könyvelésben csak a norma szerint kimutatott mértékig lehet elszámolni az üzemanyag mennyiségét és az ennek megfelelő kiadást.
