Kiküldetési rendelvény és egyéb dokumentumok

Előfordulhat, hogy olyan a munkaköre valakinek, hogy több alkalommal megy hetente, havonta a munkahelyétől eltérő településre. Ilyen esetben, akár hetente, havonta, 10 naponként – belső számviteli szabályzatra is figyelemmel – kell a rendelvényt kiállítani. Amennyiben a munkakörből adódik, hogy hivatali üzleti úton van, akkor nem kell minden egyes út előtt a munkáltatónak a kiküldetést elrendelnie, elég, ha azt a munkaszerződésben rögzítik.

A kiküldetési rendelvényt, mint számviteli bizonylatot sorszámmal kell ellátni. Amennyiben az összeg kifizetése nem pénztárbizonylaton (a sorszámozott kiküldetési rendelvény csatolásával) történik, hanem annak kizárólagos bizonylata a kiküldetési rendelvény, kötelező a szigorú számadás alá vont nyomtatvány vagy ilyen célra készített számítógépes program használata. A gazdálkodó szervezet a számviteli politikájában, illetve a pénzkezelési szabályzatában köteles rögzíteni a sorszámozott bizonylat útját, az elszámolás módját, szabályait, vagy dönthet a szigorú számadás alá vont rendelvény használatáról és annak feltételeiről.
A kiküldetési rendelvényre vonatkozó rendelkezések nem tiltják meg más nyomtatványok használatát, azonban bármely nyomtatvány felhasználásával is történik a költségtérítés kifizetése, csak akkor lehet az adóalap megállapításánál az ilyen kifizetést figyelmen kívül hagyni (bevételnek nem minősülő összegnek kell tekinteni a kifizetett összeget), ha a nyomtatvány tartalma a törvényben meghatározott részletezettségnek megfelel.

Az üzemanyag-felhasználás költségét üzleti (hivatalos) célból megtett kilométerek alapján a közúti gépjárművek, az egyes mezőgazdasági, erdészeti és halászati erőgépek üzemanyag- és kenőanyag-fogyasztásának igazolás nélkül elszámolható mértékéről szóló 60/1992. (IV. 1.) kormányrendeletben meghatározott fogyasztási normák figyelembevételével lehet megtéríteni és elszámolni. A kormányrendelet egyrészt gépkocsi-típusonként, másrészt a gépkocsi lökettérfogata szerint határozza meg a fogyasztási normát. A magánszemély választhat a kétféle fogyasztási norma közül. Egy negyedéven belül azonban csak az egyik használható. 
A kormányrendelet 4. § (1) bekezdése szerint a gépkocsik alapnormája egyszerűsített elszámolásként alapnorma-átalányként is meghatározható.
A hengerűrtartalom szerinti norma általában előnyösebb, ha nincs mód korrekciós szorzók figyelembevételére. A kifizetőnek belső szabályzatában célszerű azt is rögzítenie, hogy a magánszemélyek részére az üzemanyag-fogyasztási normát melyik módszerrel téríti meg.

A 2026-os évre frissített kiküldetési szabályzat tudástárunkban már elérhető.

Ha a munkáltató a bevételnek nem számító összegnél többet fizet a magánszemélynek, akkor – a magánszemély választása szerint – a felettes részt bérnek kell tekinteni, vagy a kapott összeggel szemben költséget számolhat el. Ez utóbbi esetben a költségelszámolásra ugyanazokat az elszámolási és nyilvántartási szabályokat (útnyilvántartást kell vezetni) kell alkalmaznia, mint az egyéb költségtérítésekre.

A kiküldetési rendelvény eredeti példányát a kifizetőnek, a másolatát a magánszemélynek – a bizonylatmegőrzésre vonatkozó rendelkezések betartásával – kell megőriznie.

Fontos tudni, hogy a napidíj akkor jár, ha a munkáltató a felmerülő többletköltségeket nem téríti meg. Ha megtéríti, akkor a napidíj már nem számolható el.

Költségek elszámolása

Az étkezés költségeit a munkáltató, a kifizető az egyes meghatározott juttatásokra irányadó szabályok szerint, adóteher mellett térítheti meg [Szja tv. 70. §]. A juttatás értékének 1,18-szorosára vetítve, 15 százalék személyi jövedelemadó és 13 százalék szociális hozzájárulási adó terheli a munkáltatót, kifizetőt.
Az Szja tv. fogalmai  szerint reprezentáció a juttató tevékenységével összefüggő üzleti, hivatali, szakmai, diplomáciai vagy hitéleti rendezvény, esemény keretében, továbbá az állami, egyházi ünnepek alkalmával nyújtott vendéglátás (étel, ital) és a rendezvényhez, eseményhez kapcsolódó szolgáltatás (utazás, szállás, szabadidőprogram stb.) azzal, hogy az előzőek nem minősülnek reprezentációnak, ha a juttatásra vonatkozó dokumentumok és körülmények (szervezés, reklám, hirdetés, útvonal, úti cél, tartózkodási hely és idő, a tényleges szakmai, illetve hitéleti program és a szabadidőprogram aránya stb.) valós tartalma alapján a rendeltetésszerű joggyakorlás sérelme akár közvetve is megállapítható [Szja tv. 3. § 26.].

A kérdéskört érintő, február 1-jétől hatályos változásokról ebben a cikkünkben írtunk részletesen is.

Az üzleti utak költségeinek elszámolása természetesen nem függ attól, hogy éppen milyen évszakban került sor azokra, de nyáron még inkább figyelni kell a megfelelő dokumentációra. A nyári időszakban ugyanis könnyebben felhívhatják magukra a revizorok figyelmét a cégek, különösen akkor, ha népszerű üdülőhelyekre történő utazásokat számolnak el üzleti céllal.
Ha az üzleti utazáson felmerült költségek inkább magáncélúak vagy a család is részt vesz az utazáson, akkor azok családi szükségletet kielégítő juttatásként számolhatóak el, nem pedig adómentes üzleti utazási költségként. Ez elkerülhetetlenül adókülönbözetet eredményezhet a társaságnál és a juttatásban részesült személyeknél.

Az Szja tv. értelmében üzleti utazásról akkor beszélünk, ha a kifizető tevékenysége érdekében a társaság tagja, alkalmazottja munkavégzés céljából utazik belföldre vagy külföldre. Az utazás általában határozott időtartamra és meghatározott célra szerveződik, és általában nincs szükség arra, hogy a család is részt vegyen az utazáson.
Az üzleti jellegű utazásokat a társaságnak kell dokumentálnia és bizonyítania. Fontos, hogy az utazások valós üzleti érdekeket szolgáljanak, és nem csupán látszólagosan üzleti célokat takarjanak.
Az üzleti utazásoknál a szállásra és utazásra fordított költségek adómentesek, ha ezek a költségek a tevékenységvégzés érdekében merültek fel. Azonban a nem munkavégzés céljából utazók, például a családtagok részére nyújtott szolgáltatások adókötelesek.
Az üzleti utazás során adómentes lehet az üzleti célból történő étkezés, de más szolgáltatások adókötelesek lehetnek, amennyiben nem szorosan kapcsolódnak a munkavégzéshez.

Fontos figyelni az olyan programok elszámolására, amelyek a magánszemély éves teljesítményéhez kapcsolódnak, mivel ezek adóköteles jövedelemnek minősülhetnek.

A megfelelő dokumentáció (szerződések, számlák, belső feljegyzések stb.) megőrzése kiemelten fontos, mivel csak ezek alapján lehet megállapítani az adókötelezettséget. Hiányos vagy nem megalapozott dokumentáció esetén az adóhatóság könnyen követelhet adókülönbözetet.