Szállítói előleg utáni végszámla helytelen elszámolása

Az előlegszámla helyesen került könyvelésre és az áfatartalma is megfelelően került elszámolásra. A probléma a júliusi végszámla könyvelésekor történt: a végszámlához tévesen a teljes rendelkezésre álló előleg került felhasználásra, holott annak csak egy részét kellett volna ehhez a végszámlához beszámítani. Emiatt nem maradt meg az az előlegösszeg, amelyet egy későbbi végszámlához kellett volna felhasználni, hanem a program lekönyvelte a teljes összeget a belföldi szállítói főkönyvre. 
A júliusi áfabevallás már benyújtásra került. A könyvelőprogram lehetőséget ad arra, hogy a júliusi végszámlán utólag csökkentsük a felhasznált előleg összegét. Ebben az esetben azonban módosulna a júliusi végszámla áfaelszámolása is, miközben a júliusi áfabevallás már a korábbi könyvelés alapján került benyújtásra. 

Szükséges-e a júliusi áfabevallás önellenőrzése a felhasznált előleg összegének javítása miatt, vagy a korábban bevallott áfa változatlanul hagyható, és a különbözet a későbbi végszámlán rendezhető? Ha igen, hogyan kell helyesen kezelni a későbbi végszámla áfatartalmát és az előleg felhasználását? 

A helyes eljárás attól függ, hogy maga a szállító által kibocsátott júliusi végszámla helyes-e, vagy azon is tévesen a teljes előleg került beszámításra.
Amennyiben a végszámla helyesen csak az előleg egy részét számítja be, és kizárólag a könyvelőprogramban történt hibás technikai előlegfelhasználás, akkor a könyvelést a bizonylat tényleges tartalmának megfelelően kell javítani. Az áfaelszámolás alapja ugyanis a rendelkezésre álló számla, nem pedig a könyvelőprogram által technikailag elvégzett előleg-párosítás. Az Áfa tv. 120. § a) és d) pontja, valamint 127. § (1) bekezdés a) és d) pontja alapján az előleghez kapcsolódó áfa az előleg megfizetését tanúsító számla, a végleges teljesítéshez kapcsolódó levonási jog pedig a teljesítést tanúsító számla alapján gyakorolható.
Az előleg áfatartalma már az előleg megfizetésekor levonhatóvá válhat; az Áfa tv. 59. § alapján az előleg önálló áfaesemény. A végszámlán ezért a már korábban adóztatott előleghez kapcsolódó áfát nem lehet ismét levonni.

A leírt esetben a teljes előleg téves felhasználása főszabály szerint azt eredményezi, hogy júliusban a kelleténél kisebb levonható áfa került elszámolásra, 

hiszen a program a ténylegesnél nagyobb előlegrészt tekintett már korábban áfával elszámoltnak.

Ebben az esetben a júliusi áfabevallás önellenőrzése nem feltétlenül kötelező. Az Áfa tv. 153/A. § (1) bekezdés b) pontja alapján a korábbi időszakban keletkezett, de még nem érvényesített levonható előzetesen felszámított adó – a törvényben meghatározott időkorláton belül – későbbi adómegállapítási időszakban is figyelembe vehető.

Ezért két megfelelő megoldás lehetséges:

• a júliusi könyvelést helyesbítik, és a júliusi áfabevallást önellenőrzik; vagy
• a könyvelést helyesbítik, a júliusi áfabevallást változatlanul hagyják, és a júliusban még nem érvényesített levonható áfát valamely későbbi áfabevallásban érvényesítik az Áfa tv. 153/A. § szabályai szerint.

Arra azonban figyelni kell, hogy a különbözetet nem a későbbi végszámla áfatartalmaként kell mesterségesen elszámolni. A későbbi végszámlát önállóan, annak tényleges adatai szerint kell könyvelni, és azon a korábbi előlegből ténylegesen fennmaradt részt kell beszámítani. A júliusban elmulasztott levonható áfa külön, korábbi időszakban keletkezett levonható adóként érvényesíthető.

Például, ha 1 270 000 Ft bruttó előlegből júliusban csak 635 000 Ft-ot kellett volna felhasználni, akkor a másik 635 000 Ft előlegnek továbbra is a következő végszámla fedezeteként kell megmaradnia. A hozzá kapcsolódó áfát ugyanakkor már az eredeti előlegszámla alapján levonták, ezért a későbbi végszámlán ebből újabb levonható áfa nem keletkezik; csak a végszámla előleggel nem fedezett részének áfatartalma lesz új levonható adó.

Amennyiben maga a júliusi végszámla is hibás, és azon szerepel tévesen a teljes előleg beszámítása, akkor nem elegendő a könyvelési tételt átírni. 

Ebben az esetben a szállítónak a számlát módosítania kell, és a vevőnél az áfakorrekció időpontját az Áfa tv. 153/C. § szabályai szerint kell meghatározni. Levonható adót növelő számlamódosítás esetén a különbözet legkorábban abban az időszakban vehető figyelembe, amikor a módosító okirat a vevő rendelkezésére áll.

A „teljes költség maradhat-e júliuson” kérdés ettől külön kezelendő. Az előleg beszámításának összege önmagában nem határozza meg, hogy mekkora költség tartozik júliushoz. 

A számviteli törvény összemérés elve szerint a költséget abban az időszakban kell elszámolni, amelyben az gazdaságilag felmerült, függetlenül attól, hogy az ellenértékből mennyit fedezett korábban kifizetett előleg. Tehát ha a teljesítés teljes egészében júliusi, a teljes költség júliuson maradhat, miközben az előlegből csak a ténylegesen beszámított rész vezethető ki.

Összefoglalva: ha csak könyvelési/programhiba történt, a júliusi előlegfelhasználást mindenképpen helyesbíteni kell. Ha emiatt júliusban csak kevesebb levonható áfa került bevallásra, nem szükséges feltétlenül önellenőrizni, mert a különbözet későbbi bevallásban is érvényesíthető. A későbbi végszámlán azonban már a ténylegesen fennmaradó előleget kell felhasználni, és a júliusi különbözetet nem szabad a későbbi számla áfájaként kezelni.