Elektronikus kommunikáció a munkaviszonyban

Szóbeli kommunikáció elektronikusan

A szóbeli kommunikáció könnyedén megvalósítható elektronikusan, így nincs akadálya, hogy a munkáltató telefonon keresztül adja ki a feladatot és az annak teljesítéséhez szükséges utasításokat is ily módon közölje. Sőt, videokonferencia útján a szokásos heti megbeszélés is megtartható. Nemcsak vezető-beosztotti viszonylatban, de a munkatársak egymás között is tudnak elektronikusan kommunikálni, így bizonyos korlátok között a csapatmunkára is lehetőség van.
A távolság azonban nem akadálya az írásbeliségnek, így hivatkozni sem lehet rá, ha valamely fél, annak ellenére, hogy adott esetben az írásba foglalás nem szükséges, mégis igényli azt. A munkavállaló kérésére a munkáltatónak a jognyilatkozatát akkor is írásba kell foglalnia, ha az egyébként nem kötelező [a munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény (a továbbiakban: Mt.) 22. § (1) bekezdés]. Ezt a szabályt akkor is alkalmazni kell, ha a munkavállaló otthonról végez munkát, vagy bármely egyéb ok miatt valamelyik fél nem a munkahelyen tartózkodik. Így például a telefonon elrendelt „túlórát” a munkavállaló kérésére a munkáltató köteles írásban megerősíteni.

Mikor minősül írásbelinek az elektronikusan megtett jognyilatkozat?

Írásbeli jognyilatkozatnak nemcsak a papír alapú dokumentum minősülhet.

Írásbelinek kell tekinteni a jognyilatkozatot akkor is, ha annak közlése a jognyilatkozatban foglalt információ változatlan visszaidézésére, a nyilatkozattevő személyének és a jognyilatkozat megtétele időpontjának azonosítására alkalmas elektronikus dokumentumban kerül sor [Mt. 22. § (2) bekezdés a) pont]. Az elektronikusan megtehető írásbeli nyilatkozatok köre nincs korlátozva: nemcsak a fenti példának megfelelő rendkívüli munka elrendelése, vagy a bérpapír kiküldése, de súlyosabb jogkövetkezményekkel járó jognyilatkozatok, például a munkaviszony egyoldalú megszüntetése is történhet ilyen formában.
Ahhoz tehát, hogy egy elektronikusan küldött szöveg vagy dokumentum munkajogi szempontból írásbelinek minősüljön és joghatás kiváltására alkalmas legyen, több feltételnek meg kell felelnie. Az első ilyen, hogy a benne foglalt információnak változatlanul visszaidézhetőnek kell lennie. Ez alapján tehát az olyan csevegőalkalmazás, ahol a másik fél az elküldött üzenetet utóbb oly módon törölni tudja, hogy az a címzettnél is elérhetetlenné teszi az üzenetet, nem alkalmas az írásbeli jognyilatkozat megtételére. Ennek a feltételnek a teljesülése azt kívánja meg, hogy az írásban megtett jognyilatkozatot mindkét fél anélkül tudja visszahívni a későbbiekben, hogy arra a másik félnek bármilyen hatása lenne, az elküldött, illetve megkapott üzenetben a szöveg, a tartalom tehát a másik fél által ne kerülhessen utólag se törlésre, se szerkesztésre. Természetesen a felek az üzenet saját példányát bármikor jogosultak kitörölni, csakúgy, mintha a fizikailag létező dokumentumot is kidobták volna a szemetesbe.

Az elektronikusan megtett, írásbeli jognyilatkozattá minősítéshez szükséges második feltétel, hogy az a nyilatkozattevő személyének azonosítására alkalmas legyen.

Ennek a feltételnek a teljesüléséhez mindenképp szükséges, hogy a címzett az üzenet alapján biztosan meg tudja mondani, ki volt annak feladója. E-mail esetében, amennyiben az e-mail fiók regisztrálásánál megadásra kerültek a valós adatok, a feladó neve megjelenik, ennek hiányában azonban, például sms esetében mindenképpen szükséges feltüntetni a feladó saját nevét. Ez sem lehet azonban mindig elegendő: a „Felmondok. Szabó Pista” tartalmú sms-ből a munkáltató nem feltétlenül tudja eldönteni, ki is kívánja megszüntetni munkaviszonyát, hiszen két Szabó István is jogviszonyban áll nála, és a telefonszám, amelyről a szöveges üzenet érkezett, nem ismert előtte. Ennek kiküszöböléséhez érdemes már a munkaviszony kezdetekor rögzíteni, hogy ki milyen telefonszámon és e-mail címen érhető el. Szintén megoldás lehet, ha valamilyen egyéb személyazonosító adatot is belefoglalunk az üzenetbe, például az édesanya leánykori nevét, vagy a születési időt. Arra is lehetőség van, hogy a papíralapon megírt vagy nyomtatott és aláírt dokumentumot elektronikus üzenethez csatolva, szkennelt formában küldjük el a másik fél részére, ugyanakkor az, hogy az elektronikus dokumentumban aláírás szerepeljen, nem követelmény.

A feladó személyének azonosítása nemcsak a munkavállaló irányából érkező üzeneteknél jelenthet problémát, a munkáltatónak is kiemelt figyelmet kell fordítania azonosíthatóságára. Ha például az info@munkaltatocegneve.hu e-mail címről kap a munkavállaló egy levelet, az abban foglalt utasításokat csak akkor köteles teljesíteni, ha a levél tartalmából kiderül, hogy azt a munkáltatói jogkör gyakorlója küldte, és nem egy utasításadásra egyébként nem jogosult munkatárs.

A harmadik feltétel, amelynek az elektronikus dokumentumnak, üzenetnek meg kell felelnie, hogy a jognyilatkozat megtételének időpontja azonosítható legyen. Ez alapján a feladónak és a címzettnek is látnia kell az üzenetben (annak fejlécében, ahhoz kapcsolódóan), hogy az mely napon, és azon belül milyen időpontban került elküldésre. Az olyan alkalmazás, amely az idő múlásával az üzenethez kapcsolódóan csupán annyit jelenít meg, hogy az előző héten, vagy az előző hónapban, ám a pontos dátum, óra, perc nem kereshető vissza, nem minősül írásbelinek és nem alkalmas joghatás kiváltására.

A fentiek alapján látható, hogy nincs pontos lista arra tekintettel, mely eszközök, alkalmazások használatával érhető el, hogy az elektronikus dokumentum írásbelinek minősüljön. Alkalmas lehet erre a célra az e-mail, az sms, bizonyos csevegőprogramok vagy akár közösségi oldalak, a munkáltató által biztosított felületek is, ha az üzenet szöveges tartalmának figyelembevételével is, a fenti három feltétel mindegyikének maradéktalanul megfelelnek.

Elektronikus úton nemcsak egyoldalú jognyilatkozatok tehetők meg, de megállapodások is köthetők. Ez természetesen legalább két üzenetet igényel, hiszen az első üzenetben a feladó megteszi ajánlatát, vagy elküld egy általa aláírt megállapodástervezetet, a válaszüzenetben pedig a címzett elfogadja az ajánlatot, vagy ő maga is aláírja a kinyomtatott megállapodást, majd beszkennelve, csatolva küldi azt vissza a feladó részére. Ily módon tehát akár munkaszerződés is köthető, módosítható, feltéve, hogy szerepelnek benne a kötelező tartalmi elemek.

A papír alapú dokumentumok átadása azonban a munkaviszonyhoz kapcsolódóan sajnos nem kerülhetőek el teljes mértékben.

Erre egy példa, hogy mivel a munkaviszony egyidejűleg társadalombiztosítási jogviszonyt is létrehoz, az ehhez kapcsolódó dokumentumokat is kezelniük kell a feleknek. Ennek keretében többek között a keresőképtelenségről kiállított orvosi igazolást, köznyelven táppénzes papírt, eredeti formájában is el kell juttatni a munkáltatóhoz, hiszen ő azt megőrizni köteles [a kötelező egészségbiztosítás ellátásairól szóló 1997. évi LXXXIII. törvény végrehajtásáról szóló 217/1997. (XII. 1.) Korm. rendelet 38/B. § (4) bekezdés]. Míg tehát a bérszámfejtéshez elegendő lehet, ha a megbetegedett munkavállaló e-mailben elküldi a lefotózott igazolást, a későbbiekben azt el kell juttatnia a munkáltatója részére, akár postán, akár személyesen.

(Cikkünket teljes terjedelmében a Munkaügyi Tanácsadó októberi számában olvashatják)