Az elektronikus aláírás és a FEDOR új szolgáltatása

Az adószámmal rendelkező gazdálkodó szervezetek, így az egyesületek, alapítványok is a hatóságokkal (pl. NAV, a Kormányhivatal, az állami és önkormányzati szakhatóságok) elektronikusan, a cégkapun keresztül tartják a kapcsolatot. Az elektronikus úton benyújtott dokumentumokat viszont hitelesíteni kell, ez lényegében az irat aláírását jelenti.

Ezt a hitelesítést az ÁNYK Program, az e-Papír és a magyarorszag.hu oldalon keresztül beküldött dokumentumokat az adott alkalmazásba integrált AVDH szolgáltatás lényegében automatikusan végezte 2025. október 31.napjáig. 
A digitális államról és a digitális szolgáltatások nyújtásának egyes szabályairól szóló 2023. évi CIII. törvény (továbbiakban: DÁP törvény) és a végrehajtási rendelete (321/2024.(XI.6.) Kormány rendelet) alapján az AVDH szolgáltatás helyét egy új szolgáltatás, a Felhasználó Dokumentumhoz Rendelése (FEDOR) vette át.

A folyamat nagyon hasonló, mint amilyen az AVDH esetében volt: a kormányzati szolgáltató Ügyfélkapu+-os belépéssel vagy DÁP azonosítással azonosított felhasználó kiállít egy igazolást és ezt az igazolást a hitelesíteni kért dokumentummal együtt ellátja minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus bélyegzővel és minősített időbélyegzővel hitelesíti. Tehát maga a felhasználó nem hoz létre aláírást, hanem a szolgáltató a hitelesített üzenetküldő alkalmazáson keresztül beadott nyilatkozatát hozzárendeli és lebélyegzi.

Lényeges különbség viszont, hogy a FEDOR szolgáltatás csak természetes személyhez (felhasználóhoz) rendeli a dokumentumot, 

alapítvány, egyesület, cég vagy más jogi személy nevében eljárva a FEDOR szolgáltatás tehát jogszerűen nem használható és nem is alkalmas arra, hogy céges iratokat, pl. szerződést, teljesítési igazolást hitelesítsünk vele, nem használható azokban a hatósági ügyekben sem, amikor mindenképp szükséges annak igazolása, hogy az aláírásra jogosult személy jár el a szervezet képviseletében.

A Dáp Vhr. 72/A. § (4) bek. szerint, képviseleti jogosultság igazolására nem alkalmas, csak saját magunkat „képviselhetjük” vele.

Kormányhivatalok és járási hivatalok az elektronikus ügyintézésre kötelezett gazdálkodó szervezetek által benyújtott dokumentumokat csak az aláírásra jogosult képviselők minősített – vagy minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú – elektronikus aláírásával, illetve ilyen (a szervezetet azonosító) elektronikus bélyegzővel ellátva fogadhatják el. 

Ehhez rendelkezni kell bizalmi szolgáltatótól beszerzett minősített elektronikus aláírással, melynek kibocsátása során a bizalmi szolgáltató ellenőrzi a képviseleti jogosultságot, ez azonos joghatású a kézi aláírással, teljes bizonyító erejű magánokiratot tudunk létrehozni, így nem merül fel annak kérdése, hogy hiteles-e az aláírás.

Mit tehet a civil szervezet?

Az állami szervekkel történő kapcsolattartás során az állami szervnek beküldendő dokumentumok (pl. e-Papír esetén)
a) minősített elektronikus aláírással („QES”) vagy
b) minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus aláírással
(együttesen: „Minősített e-Aláírások”) kerüljenek aláírásra.

A Minősített e-Aláírások közül a QES-t tartjuk praktikusabbnak, mivel annak a joghatása megegyezik a kézi aláírás joghatásával egyenértékű (minden EU-s tagállamban). A Minősített e-Aláírás használata során javasolt elektronikus időbélyegző használata is.

Bírósággal való kapcsolattartás

A civil szervezetek nyilvántartási ügyeiben az elektronikus ügyintézés a www.magyarorszag.hu oldalon elérhető iForm űrlapok beküldésével teljesíthető. A hitelesítés jelenleg a FEDOR rendszer használatával történik. 

Nem találkoztunk olyan esettel, amikor a bíróság a minősített aláírást/ bélyegzőt vagy a minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus aláírást/bélyegzőt kért volna pl. a nyilvántartásba vétel, a változásbejegyzés, a megszűnés. törlés stb. eljárásokban.

Adóhatóság

A NAV ügyintézés is elektronikus eljárás keretében történik. Az adószámmal rendelkező szervezetek a nyilatkozatokat, bevallásokat kötelesek hitelesíteni. Jelenleg FEDOR szolgáltatáson keresztül történik a hitelesítés és tudomásunk szerint nem adott ki a NAV állásfoglalást arról, hogy miként kell a dokumentumokat hitelesíteni, az AVDH szolgáltatás megszűnése után. A DÁP törvényből és annak végrehajtási rendeletekből tudunk kiindulni.

A fent említett FEDOR szolgáltatás várhatóan nem lesz elegendő az adóbevallások és más, jogilag kötelező nyilatkozatok hitelesítéséhez az egyesületek, alapítványok esetében. 

Milyen aláírást használhatnak működésük során a civil szervezetek?

A kérdést az dönti el, hogy a törvény előír-e írásbeliséget és azon belül is azt, hogy teljes bizonyító erejű magánokirati forma szükséges-e.

Ha nincs írásbeli kötelezettség, akkor csak az a lényeg, hogy később igazolható legyen a nyilatkozattevő személye. (pl. e-mail cím) 
Ha a törvény írásbeliséget ír elő, legalább fokozott biztonságú e-aláírás kell, ha teljes bizonyító erejű szükséges, akkor minősített tanúsítványon alapuló. 

Általában a szerződések (munka-, vállalkozási-, megbízási-, bérleti stb szerződés) esetén nem szükséges minősített, vagy minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú aláírás.

A teljes bizonyító erejű magánokiratok, (pl. tisztségviselői elfogadó/lemondó nyilatkozat, meghatalmazás, jegyzőkönyv, jelenéti ív), amikor az írásbeliség követelmény, azon belül is teljes bizonyító erejű magánokirat követelmény, így csak minősített elektronikus aláírás fogadható el. 
A teljes bizonyító erejűnek magánokiratot az aláíró, nyilatkozó személy mellett, két tanúnak is alá kell írnia. A tanúk azt igazolják, hogy az okiratot a kiállító személy előttük írta alá, vagy előttük sajátjaként ismerte el. A tanúk nevét és lakcímét (vagy azonosításra alkalmas adatát) is fel kell tüntetni.

(Cikkünket teljes terjedelmében a Nonprofit Ellenőrzési Tanácsadó februári számában olvashatják)