Személygépkocsi használati szabályzat (2020)

A személygépkocsi használati szabályzat célja, hogy a vállalkozás működése során szükségessé váló személygépkocsi-használat rendjét és elszámolását szabályozza. A szabályozás kiterjed a vállalkozás tulajdonában, illetve használatában lévő személygépkocsi üzemeltetésére, a magánhasználat kizárásával vagy engedélyezésével.Ugyancsak lényeges eleme a magántulajdonban álló személygépkocsi vállalkozás érdekében történő használata (kiküldetés) és a saját személygépkocsival történő munkába járás kérdései.

Fontosabb mellékletek és csatolmányok:
- Nyilatkozat személygépkocsi használatának átvételéről
- Nyilatkozat személygépkocsi visszaszolgáltatásáról
- Jegyzőkönyv személygépkocsi állapotáról
- Kérelem a saját tulajdonban, illetve használatban álló személygépkocsi hivatali, üzleti célú igénybevételéhez
- Személygépkocsi használati engedély
- Saját személygépkocsival történő munkábajárási utazási költségtérítés elszámolása
- Üzemanyag elszámolás
- Belföldi kiküldetési utasítás és költségelszámolás
- Kiküldetési rendelvény

A kiküldetés és a hivatali, üzleti utazás kapcsolata
A kiküldetés és a hivatali, üzleti utazás értelmező rendelkezésének [Szja-tv. 3. § 10-11. pont] együttes alkalmazásából megállapítható, hogy a kiküldetés egyben hivatali, üzleti utazásnak is minősül, illetve a hivatali, üzleti utazás körébe tartozik a kiküldetésen kívül minden olyan utazás, amely a munkáltató tevékenységével összefüggő feladat ellátása érdekében szükséges. Ennek megfelelően megállapítható, hogy az üzleti partnerek rendszeres látogatása (amely egyébként nem minősül kiküldetésnek) hivatali, üzleti utazásnak minősül.

A hivatali, üzleti utazás költségtérítése
A Munka Törvénykönyvének rendelkezése alapján a munkáltató köteles a munkavállalónak megtéríteni azt a költséget, amely a munkával kapcsolatos kötelezettségek teljesítése során a munkavállalónál szükségesen merül fel.

A hivatali, üzleti utazás költségtérítésének adókötelezettsége
A hivatali, üzleti utazás költségtérítésének adókötelezettsége attól függ, hogy a költségtérítés kifizetése milyen bizonylaton alapul.
Ha a költségtérítés kifizetése kiküldetési rendelvényen alapul, akkor a külön jogszabályban meghatározott, igazolás nélkül elszámolható mértéket meg nem haladó utazási költségtérítés nem minősül bevételnek a jövedelem kiszámításánál, tehát adómentes. [Szja-tv. 7. § (1) bek. r) pont]. Ha a költségtérítés kifizetéséhez nem kapcsolódik kiküldetési rendelvény, akkor a költségtérítés összegéből a munkáltató a kifizetéskor adóelőleget és járulékot köteles levonni. 
Fentiekre tekintettel szükséges a hivatali, üzleti utazás költségtérítésének elszámolásához a kiküldetési rendelvény.

A kiküldetési rendelvény
Az Szja-tv. értelmező rendelkezése szerint [Szja-tv. 3. § 83. pont] a kiküldetési rendelvény olyan, a kifizető által kiállított bizonylat, amely tartalmazza:
- a magánszemély nevét, adóazonosító jelét,
- a gépjármű gyártmányát, típusát, forgalmi rendszámát.
- a hivatali, üzleti utazás(ok) célját, időtartamát, útvonalát, 
- a futásteljesítményt, 
- az utazás költségtérítését, valamint
- ezen költségtérítés kiszámításához szükséges adatokat (üzemanyag-fogyasztási norma, üzemanyagár stb.).  

A kiküldetési rendelvényt két példányban kell kiállítani. A papír alapon kiállított kiküldetési rendelvény eredeti példányát a kifizető, másolatát a magánszemély a bizonylatmegőrzésre vonatkozó rendelkezések betartásával megőrzi. Az Szja-tv. módosítása alapján 2015. január 1-jétől kiküldetési rendelvénynek minősül az említett adatokat tartalmazó, a digitális archiválás szabályairól szóló jogszabály rendelkezéseit is figyelembe véve zárt rendszerben kezelt és tárolt, elektronikus úton előállított bizonylat is. 

Kapcsolódó jogszabály