*Reprezentációs szabályzat civil szervezetek részére (2025)

A Reprezentációs szabályzat a civil szervezetek reprezentációs kiadásainak szabályozását tartalmazza, amely meghatározza a reprezentációs és üzleti ajándékozási kiadások kezelését, elszámolását és adminisztrációját. A szabályzat célja, hogy biztosítsa a civil szervezetek reprezentációs kiadásainak átláthatóságát és jogszabályoknak való megfelelését.

Főbb tartalmi elemek

Az Általános rendelkezések keretén belül kerül kijelölésre a szabályzat célja, valamint a reprezentációs és üzleti ajándékozási kiadások jogszabályoknak megfelelő lebonyolítása és adóelszámolása. A szabályzat személyi és tárgyi hatálya kiterjed az ezekben részt vevő személyekre és az egyesület forrásaiból finanszírozott kiadásokra.
Itt kapnak helyet az egyes fogalom-meghatározások is (pl. reprezentáció, üzleti ajándék, rendezvényszervezés).

Reprezentációs és üzleti ajándékozási kiadások kezelésén belül helyezkedik el a reprezentációs költségek meghatározása és adózási vonatkozásai., az üzleti ajándékok jellemzői, engedélyezése és adókötelezettségei, valamint a reprezentációs és üzleti ajándékozásra fordítható kiadások kerete és elszámolási módja.

A reprezentációs keret felhasználása fejezeten belül kapnak helyet a kiadások engedélyezésének és elszámolásának szabályai, a pénzügyi ellenőrzési és bizonylati követelmények és a költségek megfelelő dokumentációjának szabályai.

Kiadások nyilvántartása és ellenőrzése. A reprezentációs és üzleti ajándékok kiadásainak nyilvántartása és ellenőrzése a Gazdasági vezető felelőssége. A nyilvántartás biztosítja az adókötelezettségek teljesítését és az esetleges hatósági ellenőrzéseket.

Záró rendelkezések. Itt kerülnek rendezésre a szabályzat hatálybalépése, a korábbi szabályzatok hatályon kívül helyezése, valamint a szabályzat megismertetésének kötelezettsége az egyesület érintett munkatársaival.

A szabályzathoz számos melléklet tartozhat. Ilyenek lehetnek:

• Kérelem reprezentációs kiadás engedélyezéséhez,
• Teljesítés igazolás a reprezentációs kiadások elszámolásához,
• Megismerési nyilatkozat, amelyet az érintett személyek kötelesek aláírni.