Iratkezelési szabályzat (2018)

Miért van szükség iratkezelési szabályzatra?
 
Az iratkezelési szabályzat a minőségi iratkezelés alapjait rögzíti, valamint magában foglalja a törvény által előírt követelményeket is
Iratkezelési szabályzatunk azzal nyújt Önnek segítséget, hogy meghatározza az iratkezelési folyamatok lépéseit és az egyes dokumentumok kezelésére, tárolására, selejtezésére, valamint a megsemmisítésére vonatkozó szabályokat.

Az iratkezelési szabályzat részei
- az iratok, küldemények beérkezésével kapcsolatos feladatok
- az irattárazási terv
- az iratok selejtezésével kapcsolatos teendők
 
Az iratok beérkezése 
Az iratok, küldemények beérkezésével kapcsolatban az átvételi jogosultságokat, az átvevő feladatait, hatásköreit, az átvétel igazolásával kapcsolatos teendőket, a sürgős jelzésű küldeményekkel kapcsolatos teendőket, a tértivevényes küldeménnyel kapcsolatos szabályokat, az esetleges jogosulatlan átvételnél megvalósítandó feladatokat kell szabályozni. 
Itt kapnak helyet az iratok nyilvántartásáról szóló rész, az iratok felbontásával, az átadókönyvbe való bevezetéssel, a fel nem bontható küldeménnyel, a küldemény felbontásával kapcsolatos szabályok.
Az iratok iktatásáról szóló résznek tartalmaznia kell az iktatás menetéről, az iktatókönyvről, a gépi iktatásról szóló részeket és az iktatással kapcsolatos tilalmakat. 

Irattározási terv
Az irattározási tervben az irattári tételszámokhoz tartozó iratokról, valamint azok megőrzési idejéről kell rendelkezni. Emellett a tételek csoportosításáról, irattárba helyezéséről, nyilvántartásáról, az iratok kiadásáról is nyilatkoznunk kell.

Selejtezés
A selejtezésről szóló résznek tartalmaznia kell a selejtezéshez való kiválasztásról szóló leírást, az iratok megsemmisítését szabályzó részt, az elektronikus adathordozón tárolt iratokkal kapcsolatos teendőket, valamint az illetékes levéltárnak átadandó iratokról szóló részt.

Kapcsolódó jogszabályok (3)

2000. évi C. törvény

• 169. §

2017. évi CL. törvény

• 78. §

2006. évi V. törvény

• 18. §