Cafetéria szabályzat (2017)

Mire figyeljünk a Cafetéria szabályzat kialakításakor?

Amennyiben egy munkáltató a cafetéria rendszer bevezetése mellett dönt, mérlegelnie kell a legfontosabb jogi és vezetői szempontokat is. Melyek ezek?

– A cafeteria rendszer kialakításáról előzetes gazdaságossági számítások alapján döntsünk.
– A cafeteria rendszer bevezetése előtt alaposan tájékozódjunk minden olyan juttatás adójogi szabályozásáról, amelyet a cafeteria rendszerbe be kívánunk építeni.
– A cafeteria rendszerbe beépítendő juttatási elemek körének meghatározása előtt egyeztessünk a munkavállalókkal. Sikeresebb és elfogadottabb lesz a cafeteria rendszer, ha a munkavállalók is részesei a rendszer kialakításának.
– A cafeteria rendszer működésének szabályairól ún. cafeteria szabályzatot kell készíteni, amely  az adott munkáltatóra vonatkozóan tartalmazza a rendszer működésének alapelveit és szabályait, a jogosultságokat, a munkavállalókat megillető keretösszeget, a cafeteria elemeket, az elemek választásának szabályait, az adminisztrációs kötelezettségeket.
– A jogosultságok rögzítése során szabályozzuk a munkaviszony létesítésekor és megszüntetésekor alkalmazandó speciális szabályokat, térjünk ki azoknak a munkavállalóknak a jogaira is, akik év közben passzív állományba kerülnek, vagy onnan visszatérve ismét munkába állnak.
– A munkavállalóra irányadó éves juttatási keretösszeget többféle módon állapíthatjuk meg:
- minden munkavállalóra azonos mértékben, 
- munkavállalói csoportonként különböző mértékben,
- az alapbér százalékában kifejezve egységesen vagy pl. munkakörtől függően eltérően.

– A cafeteria szabályzatban rögzíteni kell, hogy a munkavállalók mikor jogosultak a keretösszegük terhére a juttatásokról dönteni. Ha a munkáltató nem kíván túl sok adminisztrációt felvállalni, akkor előírhatja, hogy a keretösszeg elköltésére kizárólag az adóévet megelőzően van lehetőség, és év közbeni változtatásra csak kivételes esetben biztosít lehetőséget. Ha a munkáltató vállalja, akkor célszerű a rendszer rugalmasságának megfelelően az adóéven belül legalább egyszer lehetővé tenni a változtatást. Erre azért is szükség lehet, mert év közben változhat a munkavállaló élethelyzete, amelynek következtében már más juttatásokat preferál, mint korábban.

– A cafeteria rendszer beindításának ütemezése során gondoljunk arra, hogy a munkavállalókkal meg kell ismertetni a rendszer működését, és megfelelő idő szükséges, hogy a munkavállalók nyilatkozzanak az általuk választott juttatásokról. A rendszer beindításakor kellő idő szükséges továbbá az egyéb adminisztrációs kötelezettségek teljesítéséhez, pl. az önkéntes biztosító pénztárakkal történő szerződéskötésekhez, a belépések ügyintézéséhez, az utalványok megrendeléséhez.

– A rendszer gördülékeny működtetéséhez – főként a munkavállalók létszáma, a rendszerbe bevont elemek, a rendszer rugalmassága alapján – érdemes felmérni, hogy mennyi többletköltséggel jár egy olyan szoftver beszerzése, amelyben adminisztrálhatóak a juttatások.