Bejelentkezés

Időbeosztás a munkahelyen

Végtelen to-do listák a munkahelyünkön, újabb és újabb elvárások másoktól, túltervezett lapok a naptárunkban. A legtöbb ember minél jobb eredményeket szeretne elérni, minél kevesebb energia befektetésével. Hogyan használhatjuk ki legjobban az időnket? Jó kérdés, de tudnunk kell azonban, hogy a nagyobb időráfordítás nem jelent egyben hatékonyabb időkihasználást is.

Csipog a laptopunk, mert e-mailünk jött, csörög a telefonunk, pittyen a Viberünk, megszólít minket a kollégánk, mert kérdezni szeretne valamit. Számtalan csatornán ömlik be hozzánk az információ, ami még tovább bonyolítja a helyzetet. Nekünk pedig ebben a szövevényes hálóban kell megtanulnunk jól kiismerni magunkat, és megpróbálnunk kordában tartani azt.
Gyakran halljuk, hogy keljünk fel korán, hiszen a sikeres emberek korán kelnek, vagy ütemezzük be precízen a napunkat még előző nap, de ezek önmagukban még biztosan nem lesznek elegendők. 

Időmenedzsment 1.: Egyszerre csak egy feladat

Gyakori hiba az, hogy túl sok mindent akarunk egy nap megcsinálni. Fogadjuk el, hogy egy nap mindenkinek csak huszonnégy órából áll, így ebből kell gazdálkodnunk. Érdemes tehát előre kijelölni azt, hogy mivel szeretnénk foglalkozni az adott napon. Limitáljuk le ezeknek a számát nagyjából öt-hat teendőre, ugyanis ennél több fontos dolgot biztosan nem fogunk tudni ellátni, és csak feleslegesen ér bennünket csalódás. 

Ha pedig esetleg valamelyiket nem tudtuk a megadott napon befejezni, akkor csúsztassuk át a következő napra, és kezdjük azzal a másnapot.

Az elvégzendő feladatokat mindig priorizáljuk, és egyszerre csak egyre koncentráljunk közülük! 

A multitasking sokáig egy divatos szó volt – azaz mikor igyekszünk egyszerre több dolgot is csinálni – és ebben látták a hatékonyság egyik kulcsát. Mára már viszont tudjuk, hogy a feladatok közbeni váltogatás inkább lassítja az elvégzésüket, hiszen folyton „át kell kapcsolnunk”, ami időt és energiát vesz el tőlünk. Akkor kezdjünk csak bele a következő feladatba, ha az előzővel már végeztünk.
Ha több dolgot próbálunk egyszerre csinálni, akkor sokkal könnyebben is hibázunk, hiszen nem tudunk kellően koncentrálni az éppen végzett tevékenységre. Így hiába kecsegtet a hatékonyság illúziójával az, hogy épp három dolgot látunk el egy időben, az esetek legnagyobb százalékában ilyenkor csak hátráltatjuk magunkat.

Azt is fontos ugyanakkor megjegyezni, hogy felgyorsult világunkban nehezen kivitelezhető, hogy tényleg csak egy dologra koncentráljunk. Az egyik feladat elvégzése közben eszünkbe jut egy másik, majd felhívnak telefonon és hozzáadódik a listához még valami, amit azonnal el kell intéznünk. 
Ilyenkor két fontos teendőnk van: vezessük a félbehagyott és a megcsinálandó feladatokat – így ezek megjegyzése nem vesz el plusz energiát tőlünk –, és állítsunk fel közöttük fontossági sorrendet. Az agyunk így hatékonyabban tud a feladatra koncentrálni, hiszen nem köti le annyira az ellátandó feladatok és a szükséges lépések megjegyzése.

Időmenedzsment 2.: Mindent a maga idejében

Mi az, ami segíthet minket abban, hogy a feladatunkra tudjunk koncentrálni? Az első és legfontosabb, hogy próbáljuk meg a feladaton tartani a fókuszunkat, arra koncentrálni és nem belevágni valami másba (amennyiben ez lehetséges). Nagyon könnyű ezt kimondani, megvalósítani már annál nehezebb. Olyan praktikák segíthetnek benne, mint hogy nem tartunk magunk közelében olyan tárgyakat, amelyek elterelik a gondolatainkat, illetve felmentjük magunkat az állandó készenlét alól, azaz nem nyitjuk meg addig a bejövő e-maileket (sőt, ha megtehetjük, akkor még a telefonunkat sem vesszük fel).
Az emberi testnek szüksége van a regenerálódásra, ugyanis nem tud folyamatosan száz százalékosan teljesíteni. Így ne féljünk beiktatni kisebb szüneteket. Ezek ugyan elsőre úgy tűnhet, hogy időt vesznek el tőlünk, ugyanakkor a produktivitásunk szempontjából gyorsan megtérülnek, és az általános közérzetünkön is sokat tudnak javítani. Fontos viszont, hogy szabjunk határokat a szünetek terén, ne legyen több, mint a produktív idő tíz százaléka. Így elkerülhetjük a felesleges lazsálást.
A sport, a mozgás, mint olyan sok más területen is, itt is a segítségünkre lehet. A testi fittségünk hatással van a szellemi fittségünkre is, így ezen ne próbáljunk meg időt spórolni. Az az ember tud jól teljesíteni, aki jól érzi magát a bőrében, így azok a tevékenységek, melyektől kellemesen érezzük magunkat, elősegítik a hatékony működésünket.

A feladatok kijelölését követően nagyon fontos, hogy megfelelően priorizáljuk is őket. Ilyenkor egy hármas csoportosítást érdemes elvégeznünk. Az első kategóriába tartoznak azok a feladatok, amelyeket mindenféleképpen el kell végeznünk még aznap. Ilyenek a sürgős vagy aznapi határidejű munkák, vagy azok, amelyek a legfontosabb tételek a listánkon.
A második kategóriába azok a feladataink tartoznak, amelyeket jó lenne minél hamarabb elvégezni, de ha véletlen ez nem sikerül, akkor sem történik semmi gond. A harmadik kategóriába pedig azokat írjuk, amelyeknek az elvégzése nyugodtan megtehető később is. Az előre összeállított feladatlistánkat előzetesen soroljuk be a három típusba, így tudjuk, hogy mi az, amit biztosan el kell végeznünk aznap, és melyek azok a tételek, amelyek helye rugalmasan változtatható a listánkon.

Még egy fontos tényezőt érdemes megemlítenünk, mégpedig az ismétlődő feladatok mókuskerekét.

Ezek miatt gyakran érezhetjük úgy, hogy hiába végezzük lelkiismeretesen a dolgunkat, mégsem jutunk a végére. Hiszen mind a munkánkban, mind a magánéletünkben vannak olyan teendők, amelyeket bármennyire is jól csinálnunk, újra és újra el kell látnunk. Ilyen lehet például az e-mailek megválaszolása vagy a mosogatás, a mosás. Bármennyi e-mailt válaszolunk meg egy nap, ugyanúgy jönni fognak később is, bármennyi ruhát is mosunk ki, ugyanúgy össze fognak koszolódni másnap is.
Így érdemes különválasztani ezeket az elemeket egymástól, hiszen a rendszeres feladatokra előbb-utóbb újra igény lesz, függetlenül attól, hogy már korábban elláttuk őket. Azokat a feladatokat tudjuk tehát csak kipipálni a listánkon, amelyek egyszeriek. Ha olyan listát írunk, melyeken csak ezek a tételek szerepelnek, azzal nagyban javíthatjuk a saját hatékonyság érzetünket, és nem fog elkapni minket az „ ennek úgysem lesz soha vége” érzés.

Egyik szem a célon: az Eisenhower-mátrix

Egy másik eredményes technika az Eisenhower-mátrix használata, amelynek neve az Amerikai Egyesült Államok harmincnegyedik elnökéhez kötődik. A táblázat célja, hogy segítsen bennünket a feladataink elvégzési sorrendjének meghatározásában. Ennek első lépése, hogy listázzuk az elvégendő feladatainkat. Következő lépésben meghatározzuk, hogy ezek mennyire fontosak a saját vagy a munkánkkal kapcsolatos céljaink szempontjából. Ha ezek alapján beosztottuk őket, akkor pedig nézzük meg azt is, hogy mennyire sürgős az elvégzésük.
Így könnyedén létrehoztunk négy kategóriát, mely megmutatja számunkra, hogy mely feladatokra érdemes minél hamarabb időt szentelnünk, és melyek azok, amelyek még várhatnak. Először értelemszerűen a fontos-sürgős kategóriával érdemes kezdeni. A mátrixot fel is tudjuk rajzolni magunknak, így folyamatosan nyomon tudjuk követni a feladataink alakulását.

Egyértelmű, hogy az említett négy kategória nem egyenlő fontossággal bír. Érdemes lehet átgondolni, hogy azok a tevékenységek, amelyek sürgősek, de nem fontosak, elvégeztethetők-e esetleg mással. A se nem sürgős, se nem fontos kategória esetén pedig azt gondoljuk át, hogy egyáltalán miért akarjuk elvégezni ezt a tevékenységet. Amennyiben ez nem visz közelebb a céljaink eléréséhez, nem is biztos, hogy érdemes ezzel időt töltenünk.
Gyakran fordul elő az is, hogy elveszünk a feladatok tengerében. Ez nem csoda, hiszen nehéz pontosan megítélni azt, hogy mi az, ami számunkra valóban fontos. Ha viszont valóban szeretnénk a hatékonyságunkon javítani, akkor hangsúlyt kell fektetnünk arra is, hogy döntsünk: mi az, ami közelebb visz minket a céljaink eléréséhez és mi az, ami nem. 
Ennek a lépésnek természetesen alapfeltétele az, hogy meghatározzuk, egyáltalán mik is a céljaink. Ez a lépés azért is fontos, mert sokkal szívesebben végzünk egy tevékenységet, ha tudjuk, hogy mi az, amit elérünk általa, hogyan segít ez abban, hogy fejlődjünk, jobbak legyünk valamiben. Ez által ugyanis nő a motivációnk, és szívesebben kezdünk neki.

Gyakran hisszük azt, hogy minél több feladatot hajtottunk végre egy nap, annál eredményesek vagyunk. Ez viszont nem feltétlenül helytálló.

Lehet, hogy egyetlen tevékenységünk is közelebb vitt minket a fejlődéshez, mind tíz másik. Épp ezért fontos, hogy a minőségi tevékenységek elvégzésében igyekezzünk mérni a hatékonyságunkat. 
 

Danka Bianka (2020-09-14)