Maradj otthon, munkában: a home office

A home office – közvetlen fordításban: otthoni iroda – kötetlen, szabad, otthonról végzett sajtátos munkavégzést jelent. A szigorú időbeosztást, a törzsidőt és a kötött munkaidőt a kötetlen, szabad, önálló munkavégzés váltja fel.

Általában olyan tevékenység esetében alkalmazható, ahol a munkatárs teljes önállósággal és pontosan lehatárolt felelősségi körökkel bír, továbbá a sikeres munkavégzés mérési kritériumai nagyon pontosan definiáltak, a mérőszámok adottak és megfelelően tükrözik a munkatárs teljesítményét.

Mikor működik jól home office?

Nyilvánvalóan a home office intézményéhez szükség van hard és soft feltételekre. Hard feltételek alatt a műszaki, technikai hátteret értjük. Nem csak az egyre több otthonban meglevő szélessávú internetre gondolok, hanem a vállalat által rendelkezésre bocsátott számítógépre, illetve a vállalati rendszerekhez való hozzáférésre is. Nyilvánvaló, hogy a biztonság, az adatvédelem feladata alapvető fontosságú a cég számára. Ezek nélkül a home office csak korlátozottan működtethető.
Szükség van természetesen egy olyan feladatkörre, munkakörre is, mely távmunkában végezhető. Mit sem segít abban az esetben, ha a munkakör személyes kapcsolaton alapszik, és a munkavállaló jelenléte elkerülhetetlen a munkavégzéshez. Fordítás, levelezés, nagyobb lélegzetű tanulmányok vagy táblázatok, összefoglalók, jelentések készítése, koncentrált odafigyelést és nyugalmat igénylő feladatok elvégzése indokolttá teszi az otthoni munkavégzést.
Nyilvánvaló, hogy nem működtethető a home office munkarend olyan esetben, amikor fizikai terméket kell létrehozni, vagy az egyes munkafolyamatok eredménye a másik munkatárs számára inputot, fizikai bemenetet jelent. Kifejezetten jó példát jelentenek a gyártási folyamatok.

A munkaadói oldalon szükség van soft skillekre, feltételekre is. Elsősorban a bizalmat és a felhatalmazó vezetést említem. Bizalom nélkül a munkáltató nem ad engedélyt munkatársának, hogy távol, az ellenőrizhető, vagy legalábbis az ellenőrzés illúzióját nyújtó iroda helyett otthoni irodájából vagy távmunkában dolgozzon. A bizalom természetesen kölcsönös alapon működik. Az önálló munkavégzésre való alkalmassággal a munkavállalónak kell rendelkeznie.
Mindenesetre a munkáltatók megnyugtatására csak annyit mondok, hogy aki a home office-ban lazsál, az bizony a munkahelyén is azt teszi – csupán nagyobb erőfeszítést kell tennie, hogy ez ne legyen észrevehető.

Mikor nem működik jól a home office?

Az előnyök – elsősorban az utazással töltött idő megtakarítása és a kevesebb stressz – mellett természetesen vannak a home office-nak hátrányai is mind a munkavállaló, mind a munkaadó számára.

Nézzük a munkavállalót!
Ha a munkatársat nem készítik fel pszichológiailag a távmunkára, vagy nem tudatosan áll hozzá, akkor a munkaidő gyorsan lehet nyolc óra helyett akár tíz vagy tizenkettő is. A túlórát pedig – blokkolás hiányában – senki sem fogja kifizetni… Az időgazdálkodás és a rutin felborulása a teljes munkanapot vagy munkavégzést rémálommá teheti.

Másik veszély, hogy a családtagok és a barátok azt gondolják, hogy szabadságon van a kolléga, és elvonják a figyelmét. A női munkavállalók esetében a háztartási munkák elvégzése plusz terhelést jelenthet. Mindez persze bűntudathoz vezethet, ami könnyedén rányomja a bélyegét a munka minőségére, vagy éjszakába nyúló munkavégzést jelent.
Sokak számára vonzónak tűnik a home office, otthonról, kényelmesen, utazás nélkül, akár pizsamában is végezhető munka. Amire azonban senki sem gondol, hogy a monotonitás és az egyedüllét megterhelő is lehet. Szakmai dilemmák, kérdések esetében nincs ott a közelben egy kolléga, akinek könnyedén ki lehet kérni a véleményét. Ráadásul ugyanannál az asztalnál kell ülni egész nap – kimarad a jó kollégákkal való találkozás öröme, a csevegés és a szakmai kapcsolatépítés is. Vannak azonban olyan személyiségtípusok, akik a nyugalmat és monotonitást, csendet többre értékelik a nyüzsgő egyterű iroda hangzavaránál.
A munkavállaló tudatossága, érettsége és felelős viselkedése nagyban hozzájárul ahhoz, hogy a munkaadó bizalma kialakuljon, megerősödjön és fenntartható maradjon.

Most vegyük számba a munkaadót!

A munkaadó számára a legnagyobb veszély az, ha a munkafolyamatot a home office-ban dolgozó kolléga – nem érezve a kontrollt – nem végzi el.

Így a munkaadó számára reális veszélyt jelent az, hogy a dolgozója számára úgy fizet bért, hogy az nem látja el a feladatát.
Az ellenőrzés, azaz a kontroll igénye nem teljesül, és ez frusztrációt jelenthet a vállalat vezetése számára. Megváltozott vezetői viselkedést és hozzáállást igényel. Ennek hiányában a szervezetben a feszültség szintje nő, mely növekedő stresszt és csökkenő teljesítményt eredményez. Egy gondolatnyi ugrás, és a vállalat teljesítménye, nyereségessége is veszélybe kerülhet.

Meglapő lehet, de a home office esetében a vállalattal, a vezetővel vagy a munkatársakkal történő kommunikáció csak kicsit különbözik az irodai kommunikációtól.
A korszerű munkahelyi kommunikáció csatornái között alapvető fontosságú az elektronikus levelezés és a telefonálás, de számos más lehetőség is rendelkezésre áll. Skype, csoportos chat-beszélgetések támogatják a munkavégzést.
Az egyetlen, ami a home office esetében hiányzik, a személyes kommunikáció, a közös munkahelyi ebédek és kávézások nyújtotta networking-lehetőségek. A home office-ban dolgozó kollégák kimaradnak a másodlagos információs hálózat – azaz a folyosói pletyka híreiből is.