Az online számlaadat-szolgáltatás leggyakoribb hibái

1. Tesztrendszer használata
Egyes adózók a https://onlineszamla-test.nav.gov.hu weboldalon elérhető tesztrendszert tévesen az adatszolgáltatási kötelezettség teljesítésére próbálják használni, azonban azon keresztül nem teljesíthető az adatszolgáltatás. A tesztrendszer ugyanis nem az adózói adatszolgáltatásra szolgál, hanem a számlázó programok fejlesztőinek készült az általuk kialakított informatikai rendszerek tesztelésére.

Javaslat: Győződjenek meg arról, hogy a https://onlineszamla.nav.gov.hu weboldalon elérhető Online Számla rendszert használják az adatszolgáltatásra!

2. Hibás aláírókulcs
A számlázó programmal kiállított számlák adatainak emberi beavatkozás nélküli – gép-gép kapcsolat (interfész) – beküldéséhez szükség van egy úgynevezett technikai felhasználó regisztrálására is az Online Számla rendszerben. Ezzel automatikusan létrejön egy Felhasználónév, ezt követően pedig egy XML aláírókulcs és egy XML cserekulcs generálható, amikre az adózó számlázó programja és a NAV szervere közötti kommunikációhoz van szükség. Voltak adózók, akik hibásan adták meg a generált kódokat, így nem valósult meg a számlázó programjuk adatszolgáltatása.

Javaslat: Számlázó programmal történő adatszolgáltatáskor ellenőrizzék, hogy a technikai felhasználó regisztrációjánál generált egyedi azonosítókat helyesen adták-e meg!

3. Programozási hiányosságok
A számlázó programmal történő adatszolgáltatás akkor teljesített, ha a sikeres feldolgozást a NAV szervere visszaigazolta.2 Ha a NAV visszaigazolása alapján az adatszolgáltatás nem dolgozható fel, azt meg kell ismételni.3 A NAV szervere a feldolgozás eredményéről szóló visszajelzésben a beküldött számlaadatok egyes szabálytalanságaira is figyelmeztet, így a visszaigazolás kérése elengedhetetlen. Egyes számlázó programok azonban a feldolgozás eredményére nem kérdeztek rá, így a működésük nem felelt meg a vonatkozó jogszabályi előírásnak.

Javaslat: Tájékozódjanak a számlázó programjuk megfelelőségéről!

4. A NAV-szerver visszajelzéseinek figyelmen kívül hagyása
A vizsgálati tapasztalatok szerint egyes adózók akkor sem javították ki a hibás adatszolgáltatásukat, ha a számlázó programjuk a NAV-szerver visszajelzéseire rákérdezett. Ennek oka az volt, hogy nem is értesültek az adatszolgáltatásuk hibáiról, mert vagy a programjuk nem tette elérhetővé számukra a visszajelzéseket vagy nem ismerték a visszajelzések megjelenítésének módját.

Javaslat: Számlázó program alkalmazása esetén alaposan ismerjék meg annak működését, tájékozódjanak részletekbe menően a programokba épített funkciókról! Számlázó programmal történt hibás adatszolgáltatás esetén a NAV szerverének visszajelzéseit javasolt jelezni a hibák kijavítása céljából a program fejlesztőjének.

5. A kiállított számla adataitól eltérő adatok rögzítése
Az online számlaadat-szolgáltatási kötelezettség a számlatömböt (kézi számlát) használókra is vonatkozik, akiknek a papíralapú számlán található adatokat az Online Számla rendszer számlaadat-rögzítő felületén kell manuálisan rögzíteniük. Ugyanott kell manuálisan rögzíteni a gépi számlák adatait is akkor, ha az adózói számlázó programok a jogszabályban rögzített okokból4 nem képesek a gép-gép kapcsolat (interfész) útján történő azonnali adatszolgáltatásra. Előfordult azonban, hogy az Online Számla rendszer „kézi rögzítő felületén” nem a kiállított számlák adataival egyezően történt meg az adatbevitel. A számlák sorszámában, keltében, összegében, a teljesítés időpontjában, de még a vevők adószámában is előfordultak a kiállított számlák adataitól eltérő adatrögzítések. Fontos hangsúlyozni, hogy a „kézi rögzítő felület” a kibocsátott számlák adatainak pontos rögzítésére szolgál, az nem használható a kibocsátott számlák adataiban észlelt hibák közvetlen javítására.

Javaslat: Az adatszolgáltatásuk kontrollálására használják az Online Számla rendszer lekérdezési lehetőségét! Az online számlaadat-szolgáltatással kapcsolatosan a NAV szervere azonnali visszajelzést ad, amiről az Online Számla rendszer folyamatosan hibanaplót vezet, így a Szolgáltatások → Használati statisztika elérési útvonalon megismerhetik az adatszolgáltatásukkal kapcsolatos visszajelzéseket.

A Használati statisztika elérhetőségéről, legfőbb információiról, különösen azok hasznosíthatóságáról egy kisfilm is tájékoztat, amely a https://onlineszamla.nav.gov.hu weboldalnak A rendszerről elnevezésű főmenüjében közvetlenül elérhető. A Használati statisztika fontos információkat tartalmaz az adatszolgáltatás feldolgozási arányairól, minőségéről, tipikus hibáiról, és rámutat azokra a technikai problémákra is, amelyek fejlesztést igénylő feladatként jelentkeznek az adózók oldalán. Az előzőek miatt különösen ajánlott a Használati statisztika rendszeres áttekintése!

A vizsgálatok tapasztalatai alapján javasoljuk egy saját belső kontroll folyamat kiépítését az online számlaadat-szolgáltatásukkal kapcsolatosan! Ezzel megelőzhető, hogy a revizorok az ellenőrzések során tárják fel a hibás adatokat, ami szankciókkal járhat.

Az online számlaadat-szolgáltatással kapcsolatos aktuális információkért kövessék figyelemmel a https://onlineszamla.nav.gov.hu weboldalt!

(NAV)